Projektstatusbericht Vorlage (Word, PowerPoint) - kostenlos herunterladen

Was ein Projektstatusbericht ist - und was er nicht ist

Der Projektstatusbericht (auch Statusreport, Projektbericht oder schlicht Statusbericht) ist das Dokument, mit dem die Projektleitung in festen Abständen den Stand des Projekts meldet - meist monatlich, in kritischen Phasen alle zwei Wochen. Empfänger sind der Auftraggeber, der Lenkungsausschuss und das PMO, in kleineren Häusern die Geschäftsführung. Der Bericht gehört zum Projektcontrolling; er ist der Punkt, an dem aus dem, was das Team weiß, eine offizielle Aussage wird.

Sein Kern ist die Ampel. Grün, Gelb, Rot für das Gesamtprojekt und einzeln für Termin, Kosten und Leistung - manche nennen es Ampelbericht oder RAG-Status, gemeint ist dasselbe. Dazu kommen Fortschritt und Meilensteine, die wichtigsten Risiken und Probleme, und der Teil, den viele Vorlagen vergessen: Was soll der Empfänger entscheiden? Ein Statusbericht ohne Entscheidungsbedarf ist ein Lagebericht. Den liest man und legt ihn weg.

Was der Statusbericht nicht ist: ein Tätigkeitsnachweis. Was das Team in den letzten vier Wochen alles gemacht hat, interessiert den Lenkungsausschuss nur, soweit es den Stand verändert. Und er ist auch kein Ersatz für das Risikoregister oder den Projektplan - er verweist darauf.

Die Vorlage hier gibt es als Word-Dokument (der klassische Bericht, ein bis zwei Seiten), als PowerPoint-Folie mit denselben Feldern für die Gremiensitzung und als PDF. Dazu das ausgefüllte Muster aus dem fiktiven Projekt „Bürgerservice-Portal“ der Stadt Lindenau, das Sie oben sehen.

So füllen Sie die Statusbericht-Vorlage aus

Fangen Sie mit dem Stichtag an, nicht mit der Ampel. Der Stichtag ist der Tag, für den die Zahlen gelten - nicht der Tag, an dem Sie schreiben. Das klingt banal, ist aber der häufigste Grund, warum zwei Berichte nicht zusammenpassen: Der eine wurde am 3. geschrieben, meint aber den 31. Nummerieren Sie die Berichte durch (Nr. 8 im Beispiel), dann findet man sie in der Ablage wieder.

Dann die Einzelampeln, und zwar jede mit einem Satz Begründung im selben Feld. Bei Termin heißt das: welcher Meilenstein, Plandatum, neues Datum, Ursache. Bei Kosten: Ist-Stand neben dem Planwert zum Stichtag. Bei Leistung: was abgenommen ist, was in Betrieb läuft, was fehlt. Zu jeder Ampel gehört der Trend gegenüber dem letzten Bericht: ↗ verbessert, → unverändert, ↘ verschlechtert. Erst danach die Gesamtampel - sie ist Ihre Bewertung, und sie darf vom schwächsten Einzelwert abweichen, wenn Sie das begründen.

Fortschritt geben Sie in Prozent an, aber nach Ergebnissen: Was ist abgenommen, welche Meilensteine sind erreicht. Verbrauchte Zeit ist kein Fortschritt. Bei Risiken nur das, was sich seit dem letzten Bericht geändert hat oder eine Entscheidung braucht; der Rest steht im Risikoregister. Danach die nächsten Schritte bis zum nächsten Bericht und zum Schluss, als eigener Abschnitt, der Entscheidungsbedarf mit Betrag und Frist - das ist die Zeile, wegen der der Lenkungsausschuss den Bericht überhaupt liest.

Die nummerierten Hinweise am Blatt oben gehen die Felder noch einmal einzeln durch.

Typische Fehler im Statusbericht

Ampel gelb, Text grün

Die Ampel steht auf Gelb, im Text steht, alles laufe nach Plan. Der Leser glaubt dann keinem von beiden. Wenn eine Ampel nicht grün ist, gehört in dasselbe Feld der Grund und die Gegenmaßnahme.

Kosten gegen das Gesamtbudget statt gegen den Plan

„39 Prozent verbraucht“ ist keine Aussage, solange nicht daneben steht, wie viel zum Stichtag verbraucht sein sollte. Im Lindenau-Beispiel sind 187.000 € nach acht Monaten unauffällig, weil der Plan 195.000 € vorsah. Ohne den Planwert sähe die Zahl nach Sparsamkeit aus - oder nach Stillstand.

Der Bericht als Tätigkeitsliste

Zwölf Zeilen darüber, welche Workshops stattgefunden haben, und keine darüber, ob der Endtermin noch steht. Der Lenkungsausschuss will den Stand, nicht die Arbeit. Tätigkeiten gehören ins Protokoll der Teamsitzung.

Kein Entscheidungsbedarf

Der Bericht endet mit „nächste Schritte“, aber nirgends steht, was das Gremium tun soll. Dann wird er zur Kenntnis genommen. Wenn es nichts zu entscheiden gibt, schreiben Sie das hin - „kein Entscheidungsbedarf“ ist auch eine Information.

Jeder Bericht eine neue Vorlage

Nach drei Monaten hat jedes Projekt seine eigene Fassung der Vorlage, mit anderen Feldern in anderer Reihenfolge. Wer die Berichte vergleichen soll, gibt auf. Die Vorlage einmal festlegen und nicht mehr anfassen - oder das Berichtswesen an einer Stelle führen.

Ab wann die Word-Vorlage nicht mehr reicht

Für ein Projekt, einen Auftraggeber und einen monatlichen Rhythmus funktioniert die Datei. Das Problem beginnt beim Sammeln. Ein PMO mit zwölf Projekten bekommt zwölf Dateien im Monat, 144 im Jahr, jede per E-Mail und in leicht abweichender Fassung. Bevor der Bericht an die Geschäftsführung fertig ist, hat jemand zwölfmal nachgefragt, ob das wirklich der letzte Stand ist. Und der Verlauf einer Ampel über sechs Monate liegt in sechs Postfächern.

Das ist der Punkt, an dem Statusberichte in ein Werkzeug gehören. In WORKSPACE.PM ist der Bericht ein Datensatz im Projekt, mit denselben Feldern wie in dieser Vorlage: