Über- und Unterlast erkennen, bevor sie zum Problem wird.
Eine organisationsweite Auslastungsmatrix zeigt für jede Person und jede Maschine, wer in den nächsten Wochen überbucht ist – und wo noch Kapazität frei ist. Projektübergreifend, ohne Tabellen-Puzzle.
Auslastung in % · KW = Kalenderwoche
Kapazität merkt man meist erst, wenn sie fehlt.
Solange die Auslastung projektweise in getrennten Tabellen steckt, sieht niemand das Gesamtbild. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Überlastung fällt zu spät auf
Erst wenn jemand ausfällt oder kündigt, wird klar, dass die Person seit Wochen über der Belastungsgrenze lief.
Auslastung nur projektweise
Jedes Projekt plant seine Leute für sich – die Summe über alle Projekte hinweg sieht niemand.
„Wer hat nächsten Monat Zeit?“
Die Frage kostet jedes Mal Rückfragen, Excel-Exporte und am Ende ein ungutes Bauchgefühl.
Skills bleiben im Kopf
Wer kann diese Aufgabe eigentlich übernehmen? Ohne gepflegte Fähigkeiten wird die Besetzung zum Ratespiel.
In vier Schritten zur organisationsweiten Ressourcensicht
Ressourcenmanagement in WORKSPACE.PM baut aufeinander auf – von den Fähigkeiten bis zur gesteuerten Auslastung.
Fähigkeiten erfassen
Skills, Rollen und Eigenschaften als Taxonomie – für Personen und Maschinen.
Kapazität definieren
Tageskapazität je Person und Maschine, Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten inklusive.
Buchungen fließen ein
Ressourcenzuweisungen aus der Projektplanung landen automatisch in der Matrix.
Auslastung steuern
Über- und Unterlast erkennen, per Drilldown die Ursachen finden und gegensteuern.
Organisationsweite Auslastungsmatrix
Die ganze Organisation in einer Matrix – nach Wochen oder Monaten
Zeilen je Person und Maschine, Spalten je Zeitraum. Jede Zelle zeigt die gebuchten Stunden gegen die effektive Kapazität – Abwesenheiten schon abgezogen. Filtern Sie in Sekunden auf Ihr Team, ein Skill oder nur die Engpässe.
- Granularität wählen: Wochen oder Monate über den gewünschten Horizont
- Zellwert umschalten: Auslastung in %, gebuchte Stunden oder freie Stunden
- Filtern nach Abteilung, Fähigkeit, Name oder „nur Überbuchte“
- Nach Abteilung gruppiert mit Sammelzeile – bleibt auch bei hunderten Mitarbeitern übersichtlich
12 weitere ausgeblendet
ERP-Migration
Datenmigration
Werk Nord – Ausbau
Rohbau Halle 2
Anderes Projekt
kein Zugriff
Drilldown & Governance
Ein Klick auf die Zelle zeigt, woher die Überbuchung kommt
Hinter jeder überlasteten Zelle stecken konkrete Buchungen. Der Drilldown listet sie einzeln auf – mit Projekt, Container und Stunden. Buchungen aus Projekten, die Sie nicht sehen dürfen, erscheinen als „Anderes Projekt“, statt Interna preiszugeben.
- Einzelbuchungen je Ressource und Zeitraum auf einen Blick
- Fremde Projekte werden maskiert, nicht versteckt – die Stunden zählen trotzdem mit
- Direkter Sprung in die Projekt-Ressourcenansicht, wo Sie Zugriff haben
- Nachvollziehbar, warum jemand über der Kapazität liegt
Menschen und Maschinen
Nicht nur Menschen haben Kapazität – Anlagen auch
Presse, Plotter oder Prüfstand: Erfassen Sie nicht-menschliche Kapazitätsträger mit eigener Tageskapazität und Eigenschaften. Sie planen in derselben Matrix wie Personen – und nehmen eine Anlage bei Wartung mit einem Klick aus der Planung.
- Maschinen mit Tageskapazität (h/Tag) als planbare Ressource
- Eigenschaften zuordnen – so tauchen Maschinen in der Skill-Suche auf
- Bei Wartung oder Stilllegung deaktivieren, ohne den Datensatz zu verlieren
- Inaktive Anlagen fallen automatisch aus Kapazität und Matrix heraus
S. Merz
Senior DeveloperT. Klein
ProjektleitungPresse 1
UmformungPlotter A0
GroßformatPrüfstand
QualitätssicherungIm Profil selbst pflegbar
oder zentral durch die Administration
Skills, Rollen & Tagessätze
Ihre eigene Fähigkeiten-Taxonomie – bis zum Tagessatz
Definieren Sie Kategorien und Attribute frei: Fähigkeiten, Rollen, Standorte, Interessen. Jedem Attribut lässt sich ein Tagessatz hinterlegen, sodass Kosten direkt an Skills hängen. Mitarbeitende pflegen ihr Profil selbst – oder die Administration zentral.
- Frei definierbare Kategorien und Unterattribute statt fester Taxonomie
- Optionaler Tagessatz (EUR/PT) je Attribut für die Kostenkalkulation
- Self-Service im Profil oder zentrale Pflege durch die Administration
- Fähigkeiten werden zum Filter in der Auslastungsmatrix
Damit die Planung sich nicht selbst plant
WORKSPACE.PM nimmt die Datenpflege ab, statt eine zweite Excel-Welt zu schaffen – an genau den Stellen, an denen andere Tools zur Last werden.
Auslastung entsteht von selbst
Die Buchungen kommen aus der Projektplanung. Sie pflegen die Zuweisung einmal – die Matrix rollt sie organisationsweit zusammen.
Startklar ab Tag 1
Eine Standard-Taxonomie aus Fähigkeiten, Organisatorischem und Interessen ist vorbefüllt. Kein leeres Blatt nach der Anmeldung.
Übersichtlich bei jeder Größe
Abteilungsgruppen klappen bei vielen Zeilen automatisch ein, die Suche öffnet die passenden Gruppen von selbst.
Auslastung ist die Kehrseite der Projektplanung
Jede Ressourcenzuweisung, die Sie im Projektplan vornehmen, wird organisationsweit sichtbar – ohne dass jemand Zahlen zusammenkopiert. Die Matrix ist der Rollup Ihrer gesamten Projektlandschaft.
Häufige Fragen
Was PMOs und Ressourcenverantwortliche vor dem Umstieg wissen wollen.
Aus den Ressourcenzuweisungen Ihrer Projekte. Sobald jemand in einem Projekt eingeplant ist, fließen die Stunden automatisch in die organisationsweite Matrix – ein separates Pflegen entfällt.
Ja. Die Matrix gruppiert nach Abteilung mit einklappbaren Sammelzeilen und startet bei vielen Zeilen kollabiert. Eine Suche öffnet automatisch die Gruppen mit Treffern.
Nein. Die Auslastungssicht erfordert entsprechende Rechte. Buchungen aus Projekten, die ein Betrachter nicht sehen darf, werden als „Anderes Projekt“ maskiert – die Kapazitätswirkung bleibt sichtbar, die Projektinterna nicht.
Ja. Nicht-menschliche Kapazitätsträger werden mit eigener Tageskapazität und Eigenschaften erfasst und in derselben Matrix wie Personen geplant. Bei Wartung lassen sie sich vorübergehend deaktivieren.
Ja. Ressourcen- und Auslastungsdaten sind über die REST-API unter /v1/ erreichbar – etwa für BI-Auswertungen oder die Lohnabrechnung.
Schluss mit dem Auslastungs-Blindflug.
Testen Sie WORKSPACE.PM 14 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte. Sehen Sie Ihre Teamauslastung projektübergreifend an einem Ort.