Abläufe, die sich selbst erledigen
Modellieren Sie Freigaben, Statuswechsel und Benachrichtigungen einmal visuell - danach laufen sie automatisch ab, mit Fristen, Eskalation und lückenlosem Nachweis.
12
aktiv
4
offene Freigaben
98%
SLA-Quote
Rechnungsfreigabe
Immer dieselbe Handarbeit
Wiederkehrende Abläufe kosten jeden Tag Zeit - und verlieren sich zwischen Postfach, Zuruf und guter Absicht.
Freigaben per Zuruf
Genehmigungen wandern durch E-Mail-Postfächer und Flurgespräche. Niemand weiß, bei wem ein Vorgang gerade liegt.
Statuswechsel von Hand
Nach jedem Schritt klicken Sie dieselben Felder, verschicken dieselben Benachrichtigungen, erstellen dieselben Folgeaufgaben.
Fristen verfallen still
Eine Freigabe bleibt liegen, keiner erinnert, keiner eskaliert - bis das Projekt darauf wartet.
Kein Nachweis
Wer hat wann was entschieden? Bei der nächsten Prüfung fehlt die lückenlose Spur.
Ein Prozess, vier Phasen
Von der Zeichenfläche bis zur Auswertung - ein Kreislauf, den Sie einmal aufsetzen und danach nur noch verbessern.
Modellieren
Ziehen Sie den Ablauf visuell zusammen - oder starten Sie mit einer fertigen Vorlage.
Auslösen
Von Hand aus der Liste oder automatisch, sobald ein Ereignis eintritt.
Abarbeiten
Aufgaben und Freigaben landen bei den Richtigen, Systemschritte laufen von selbst.
Auswerten
Dashboard und Historie zeigen Durchlaufzeiten, Engpässe und jede Entscheidung.
Visueller Prozesseditor
Prozesse modellieren wie ein BPMN-Diagramm
Ziehen Sie Start, Aufgaben, Freigaben, Automatik-Schritte, Gateways und Timer auf die Zeichenfläche und verbinden Sie sie. Verständlich für Fachbereich und IT - ganz ohne Code.
- 12 Knotentypen: Start/Ende, Nutzeraufgabe, Genehmigung, Systemaufgabe, Gateway XOR & AND, Bedingung, Timer, Kommentar, Swimlane und Zone
- Undo/Redo und laufende Validierung mit Fehler-Panel - Hinweise blockieren das Speichern nie
- Immer editierbar und sofort startbar: kein Entwurfs-, Freigabe- oder Archiv-Status bremst Sie aus
- Jede Änderung als nummerierte Version mit Changelog festhalten - nachvollziehbar, wer wann was änderte
Knoten
läuft automatisch
Automatisierungsaktionen
Ein Systemschritt, sechs Automatiken
Ein Systemaufgaben-Knoten erledigt einen Schritt vollautomatisch - von der Benachrichtigung bis zur fertigen PDF, ohne dass jemand eingreifen muss.
- Benachrichtigung an Person oder Gruppe, mit Platzhaltern aus dem Prozesskontext
- Status ändern an Projekt, Risiko, Idee, Kanban-Karte oder Demand - je mit eigenem Statuswerteset
- Aufgabe erstellen, Feld aktualisieren oder Webhook an ein Fremdsystem auslösen
- PDF generieren - etwa ein Freigabedokument oder Protokoll am Ende des Prozesses
Aufgaben, Freigaben & Fristen
Entscheidungen mit Frist, Erinnerung und Eskalation
Jeder Aufgaben- und Genehmigungsschritt geht an die richtige Person, Gruppe oder Rolle - mit klarer Frist und einem definierten Weg, falls sie verstreicht.
- Frist in Werktagen, Kalendertagen oder Stunden - mit Erinnerung vor Ablauf
- Eskalation an eine andere Person nach Fristablauf statt stillem Verfall
- Eigene Formularfelder als echte Pflichtfelder beim Start oder bei der Entscheidung
- Kommentarpflicht bei Freigabe oder Ablehnung - serverseitig geprüft, wer entscheiden darf
Zugewiesen
Rolle · Teamleitung
Frist
Erinnerung in 4 Std.
Eskalation
→ N. Fischer
Ereignis
Bedingung
Schwere = hochWorkflow startet
Automatische Auslöser
Der Prozess startet, sobald etwas passiert
Verknüpfen Sie ein Ereignis aus WORKSPACE.PM mit einem Workflow - „Risiko eskaliert“, „Projekt archiviert“, „Idee eingereicht“ - und der passende Ablauf startet von selbst.
- Domain-Ereignisse als Auslöser: kein manueller Anstoß mehr nötig
- Bedingungsfilter (Feld / Operator / Wert) starten den Workflow nur, wenn es wirklich passt
- Lieber von Hand? Jeder Workflow lässt sich auch direkt aus der Liste starten
- Automatische Starts laufen unter einem System-Akteur - sauber getrennt von persönlichen Konten
Vorlagen-Galerie
Nicht bei Null anfangen
Häufige Prozesse - Genehmigungen, Eskalationen, Onboarding - starten Sie aus einer kategorisierten Galerie fertiger Vorlagen statt bei einer leeren Zeichenfläche.
- Mitgelieferte System-Vorlagen für die gängigen Abläufe
- Eigene Vorlagen per „Als Vorlage speichern“ aus jedem Workflow erzeugen
- „Verwenden“ legt einen neuen, sofort bearbeitbaren Workflow an und öffnet den Editor
- Vorlagen öffnen sich in einer schreibgeschützten Vorschau, bis Sie sie übernehmen
Rechnungsfreigabe
Urlaubsantrag
Risiko-Eskalation
Change-Freigabe
Mitarbeiter-Onboarding
Lieferanten-Freigabe
98%
SLA-Compliance
34
Aktive Workflows
7
Offene Genehmigungen
92%
Abschluss-Quote
Status-Verteilung
Engpässe · Ø Wartezeit
+ 6 weitere Widgets
Prozess-Dashboard
Prozessleistung auf einen Blick
Zehn konfigurierbare Widgets zeigen, wie Ihre Abläufe wirklich laufen - von der SLA-Einhaltung bis zum Engpass, ohne einzelne Vorgänge durchzuklicken.
- SLA-Compliance, Abschluss-Quote und offene Genehmigungen als Kennzahl
- Durchlaufzeiten, Engpässe und Eskalationen decken auf, wo es klemmt
- Status-Verteilung, Trend und Prozess-Heatmap für den Verlauf
- Widgets per Drag & Drop ein- und ausblenden; nach Zeitraum und Workflow-Typ filtern
Laufende Prozesse & Historie
Jeder Vorgang als nachvollziehbare Zeitleiste
Aktive und abgeschlossene Prozesse getrennt im Blick - die Instanz-Detailseite zeigt jeden Schritt als Timeline, nicht nur als Statuswert.
- Schritt-Timeline, Prozessdiagramm und Aktionsleiste für gerade entscheidbare Schritte
- Laufende Instanz abbrechen oder einen wartenden Schritt neu zuweisen
- Sichtbar für alle Beteiligten - Starter, Bearbeiter, zugewiesene Gruppen und Rollen
- „Prozess-Historie“ und „Aktive Prozesse“ mit sauberem Leerzustand statt endlosem Laden
Schritt-Verlauf
Start
Prüfung Eingang
Freigabe
Buchung
Ende
Automatisierung, die Sie entlastet - nicht belastet
Ein Workflow-System soll Arbeit abnehmen, nicht neue schaffen. Deshalb ist WORKSPACE.PM an den entscheidenden Stellen bewusst anspruchslos.
Kein leeres Blatt
Fertige Vorlagen für Standardprozesse. Sie passen an, statt bei Null zu beginnen.
Kein manueller Anstoß
Trigger starten den Ablauf selbst, sobald das Ereignis eintritt. Der Prozess denkt an sich - nicht Sie.
Nichts bleibt liegen
Erinnerung vor der Frist, Eskalation danach. Kein Vorgang versandet mehr unbemerkt.
Automatisierung endet nicht an Ihrer Systemgrenze
Der Webhook-Schritt ruft Fremdsysteme direkt aus dem Prozess auf - verbinden Sie Ihre Workflows mit den Tools, die Ihr Team ohnehin nutzt.
Häufige Fragen
Was PMOs und Prozessverantwortliche vor dem Start wissen wollen.
Nein. Sie ziehen Knoten auf eine Zeichenfläche und verbinden sie - verständlich für Fachbereich und IT. Die zwölf Knotentypen decken vom einfachen Freigabeschritt bis zur Parallel-Verzweigung alles ab, ganz ohne Code.
Nein. Ein Workflow ist ab dem Anlegen sofort startbar und bleibt jederzeit editierbar - es gibt keinen Entwurfs-, Freigabe- oder Archiv-Status, der Sie ausbremst. Jede Änderung können Sie optional als Version mit Changelog dokumentieren.
Ereignisse aus WORKSPACE.PM - etwa „Risiko eskaliert“ oder „Projekt archiviert“. Mit Bedingungsfiltern aus Feld, Operator und Wert starten Sie den Workflow nur, wenn er wirklich passen soll. Alternativ starten Sie jeden Prozess von Hand aus der Liste.
Ja. Das Dashboard bündelt SLA-Einhaltung, Engpässe und Eskalationen in zehn Widgets; „Aktive Prozesse“ und „Prozess-Historie“ zeigen jeden Vorgang, und die Instanz-Detailseite bildet jeden Schritt als Zeitleiste ab.
Vor Ablauf erinnert der Prozess automatisch; danach eskaliert er an eine hinterlegte Person. Ein wartender Schritt lässt sich außerdem jederzeit neu zuweisen oder der ganze Vorgang abbrechen - nichts bleibt unbemerkt liegen.
Machen Sie Schluss mit der immer gleichen Handarbeit
Modellieren Sie Ihren ersten Prozess in Minuten - und lassen Sie ihn ab dann für sich arbeiten.