Portfoliomanagement-Software für Organisationen mit vielen Projekten

Ein verlässlicher Indikator ist der Aufwand für den Statusbericht. Sobald mehrere Personen regelmäßig Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammentragen, damit die Geschäftsführung einen Überblick bekommt, übersteigt der Koordinationsaufwand den Nutzen der Einzelwerkzeuge. In der Praxis tritt das ab etwa fünfzehn bis zwanzig parallel laufenden Projekten ein, hängt aber stärker von der Verflechtung als von der reinen Anzahl ab: Zehn Projekte, die um dieselben Spezialisten konkurrieren, brauchen früher eine Portfoliosicht als fünfzig unabhängige Vorhaben.

Es handelt sich um dieselbe Kategorie. PPM steht für Project Portfolio Management, also Projektportfoliomanagement; im deutschsprachigen Raum wird häufiger von Portfoliomanagement-Software oder Multiprojektmanagement-Software gesprochen. Alle Begriffe meinen Software, die mehrere Projekte gemeinsam steuert statt jedes einzeln. Achten Sie weniger auf die Bezeichnung als darauf, ob Projekt- und Portfolioebene im Produkt tatsächlich verbunden sind oder ob es sich um zwei Module mit einer Schnittstelle dazwischen handelt.

Nein. Die Portfolio-Kennzahlen entstehen aus den Daten, die im Projekt ohnehin gepflegt werden: Terminplan, Aufgabenfortschritt, Budget und freigegebene Statusberichte. Eine zusätzliche Meldung an das PMO entfällt, weil die Verdichtung im System passiert. Der Aufwand verschiebt sich damit von der Berichterstattung zurück in die eigentliche Projektarbeit — was in der Einführung meist das stärkste Argument gegenüber den Projektleitungen ist.

Stufenweise. Bewährt hat sich, zunächst ein Teilportfolio mit wenigen Projekten aufzubauen und parallel zur Excel-Steuerung laufen zu lassen, bis die Kennzahlen übereinstimmen. Bestehende Projektpläne lassen sich aus MS Project, Excel und CSV importieren. Erst wenn das Teilportfolio trägt, kommen die übrigen Vorhaben dazu. Dieser Weg dauert länger als ein Stichtagswechsel, vermeidet aber den Zustand, in dem niemand mehr weiß, welcher Stand gilt.

Auf Portfolioebene stehen Budgetverbrauch, Termintreue, Fortschritt und Risikolage bereit, jeweils automatisch über die Hierarchie verdichtet. Je Projekt liefert die Earned-Value-Analyse die Kennzahlen CPI und SPI. Risiken lassen sich mit einer Monte-Carlo-Simulation bewerten, um die Bandbreite möglicher Auswirkungen abzuschätzen. Ergänzend zeigt die Kapazitätssicht, ob die eingeplanten Vorhaben mit dem verfügbaren Personal leistbar sind.

Ja, vollständig. Neben dem SaaS-Betrieb aus deutschen Rechenzentren und dem Managed Hosting steht eine On-Premises-Installation auf eigenen Linux- oder Windows-Servern zur Verfügung. Der Funktionsumfang ist identisch: Portfolio-Hierarchie, Szenarien, Freigabeprozesse, Reporting und alle Schnittstellen stehen auch self-hosted bereit. Für Organisationen, deren Portfoliodaten die eigene Infrastruktur nicht verlassen dürfen, ist das häufig das ausschlaggebende Kriterium.