Vertrauliche Vorhaben führen wie jedes andere Projekt
Personalabbau, Rechtsstreit, Zukauf: Wer solche Vorhaben aus dem Projektsystem heraushält, verliert Termine, Aufwände und Historie - und macht die Arbeit zweimal. In WORKSPACE.PM führen Sie sie mit allem, was zu einem Projekt gehört. Hineinsehen kann nur der Kreis, den die Projektleitung selbst bestimmt.
Der Weg eines vertraulichen Vorhabens
Sie legen fest, wer dazugehört: Ihr Team, Ihre externen Berater, ganze Abteilungen. Ändert sich die Abteilung, ändert sich der Kreis von selbst.
Warum das brisanteste Vorhaben meist gar nicht im Projektsystem steht
Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Wahl bisher hieß: alle sehen es oder niemand pflegt es.
Das Vorhaben läuft nebenher
Zukauf, Restrukturierung, Kündigungsschutzklage: Wo zu viele mitlesen könnten, entsteht eine Nebenablage aus Tabellen und lokalen Ordnern. Termine rutschen, Aufwände tauchen nirgends auf, und wenn die verantwortliche Person geht, geht das Wissen mit.
Über den Kreis entscheidet ein Ticket
Wer hineinsehen darf, klärt die Administration - Tage später. Bis dahin ist das Vorhaben entweder ungeschützt oder es steht still. Beides kann sich niemand leisten.
Ausgeblendet ist nicht geschützt
Ein Filter nimmt das Vorhaben aus der Liste. Über die Suche, eine Auswertung oder den Datenexport taucht es trotzdem auf - meist vor jemandem, vor dem es niemand zeigen wollte.
Die Zusage lässt sich nicht belegen
„Das sehen nur wir" ist schnell gesagt. Fragen Betriebsrat, Datenschutz oder Wirtschaftsprüfer nach, fehlt der Nachweis - und Vertrauen ersetzt ihn nicht.
Vom ersten Beteiligten bis zum belastbaren Nachweis
So begleitet WORKSPACE.PM das Projekt „Kompass" - den Zukauf eines Wettbewerbers, geführt von acht Personen plus beauftragter Kanzlei. Fünf Stationen, ein Projekt, kein zweites Werkzeug.
Sie bestimmen den Kreis - und er pflegt sich selbst
Wer bei „Kompass" dabei ist, entscheiden Sie: Ihre acht Projektbeteiligten, die beiden Anwältinnen der beauftragten Kanzlei, die dafür keinen Zugang zum System brauchen, und die Bereichsleitung Finanzen als Ganzes. Wer neu in die Bereichsleitung kommt, ist im Projekt; wer sie verlässt, ist draußen. Sie müssen an keiner Stelle nachpflegen - und genau so entsteht die typische Lücke erst gar nicht, durch die später jemand mitliest, der längst nicht mehr zuständig ist.
Wer die Abteilung verlässt, verlässt das Projekt - ohne dass jemand daran denken muss.
Die Entscheidung trifft, wer das Vorhaben verantwortet
Vertraulichkeit ist keine IT-Einstellung, sondern eine Führungsentscheidung. Deshalb schaltet die Projektleitung sie selbst um: kein Ticket, keine Wartezeit und keine dritte Person, die vom Vorhaben erfahren muss, bevor es überhaupt geschützt ist. Und weil eine solche Entscheidung nicht beiläufig zurückgenommen werden darf, kann auch nur die Projektleitung oder ihre Stellvertretung sie wieder aufheben - nicht jede Person mit Bearbeitungsrecht.
Reiter „Vertraulichkeit"
Bedienbar nur durch Projektleitung und Stellvertretung
Leitung und Stellvertretung wurden automatisch in den Kreis aufgenommen
Ein eigener Schritt mit Rückfrage, damit der Schutz nicht im Vorbeigehen wieder fällt.
Ihre Zusage hält auf jedem Weg zu den Daten
Wenn Sie dem Betriebsrat, der Gegenseite oder dem Vorstand zusagen, dass nur ein bestimmter Kreis Einblick hat, muss das auch dann gelten, wenn jemand nicht über die Projektliste kommt, sondern über die Suche, einen Bericht oder den Datenexport. Genau dafür ist die Schranke da: Für alle anderen taucht „Kompass" nirgends auf, auch nicht in Portfolio-Auswertungen, Programmen oder Szenarien - und auch nicht für Controlling und Geschäftsführung, die sonst jedes Projekt lesen dürfen. Damit kann nicht einmal eine Zahl in einer Auswertung das Vorhaben verraten.
Zugangswege für Nicht-Berechtigte
Nicht ausgeblendet, sondern nicht vorhanden - auf jedem dieser Wege.
Im Notfall handlungsfähig, ohne das Vertrauen zu brechen
Wenn die Revision anklopft oder die Projektleitung dauerhaft ausfällt, darf ein geschütztes Vorhaben Ihr Haus nicht blockieren. Die Systemadministration kommt heran - aber sie muss das Vorhaben schon kennen, sie muss begründen, warum, und die Projektleitung erfährt es im selben Moment. Aus dem stillen Vollzugriff, den Administratoren sonst überall haben, wird ein Vorgang, den jemand verantwortet.
Projektnummer
Begründung
mindestens 20 Zeichen
Auch der erfolglose Versuch hinterlässt eine Spur. Durchprobieren lohnt sich nicht.
Vertraulichkeit, die Sie belegen können
In einer Prüfung zählt nicht, ob ein Vorhaben geschützt war, sondern ob Sie es nachweisen können. Im Projekt steht für alle Berechtigten, wer sich Zugriff genommen hat, wann und mit welcher Begründung - und ob er noch besteht. Beenden kann ihn die Projektleitung, die Stellvertretung oder die betroffene Person selbst. Damit kein Zugriff still offen bleibt, erinnert das System die Projektleitung monatlich an alles, was noch aussteht.
Zugriffe auf dieses Projekt
Ihr Team sieht selbst, wer von außen hineinsieht - ganz ohne Nachfrage bei der IT.
Rundherum arbeitet das Vorhaben ganz normal weiter: Aufgaben, Termine, Zeiten, Dateien und Berichte hängen daran wie in jedem anderen Projekt. Ihr Team merkt vom Schutz nichts - außer daran, wer im Projekt auftaucht. Und wo ohne Projektrahmen gearbeitet wird, gilt dasselbe für Teams: Ein Arbeitsbereich ist ein geschlossener Raum, den nur seine Mitglieder betreten.
Was Ihr Team hinter der Schranke behält
Vertraulichkeit kostet keine einzige Funktion. Das Vorhaben behält alles, was ein Projekt in WORKSPACE.PM ausmacht.
Administration & Rechte
Portfolio & Auswertung
Plattform & Sicherheit
Ein Projekt statt eines Schattenvorgangs
Kein zweites Werkzeug, keine Nebenablage, kein Wissen, das mit einer Person das Haus verlässt. Anders ist nur der Kreis, der hineinsieht.
Drei Fragen, die vor der Einführung kommen
Vertraulichkeit ist eine Vertrauensfrage. Deshalb ist sie hier nachprüfbar - und nicht nur zugesagt.
Sie warten auf niemanden
Den Kreis bestimmt die Projektleitung, nicht die IT. Der Schutz entsteht in dem Moment, in dem Sie ihn brauchen - und nicht, wenn ein Ticket abgearbeitet ist.
Es hält die Zusage, nicht nur die Ansicht
Suche, Auswertungen, Portfolio-Zahlen und der Datenexport lassen ein vertrauliches Vorhaben gleichermaßen aus. Auch das mandantenweite Leserecht von Controlling und Geschäftsführung kommt nicht daran vorbei.
Handlungsfähig bleiben Sie trotzdem
Ein Vorhaben mit ausgefallener Leitung blockiert nichts. Die Administration kommt heran - begründet, begrenzt und für die Projektleitung im selben Moment sichtbar.
Verwandte Anwendungsfälle
Wo dieselbe Frage nach Kreis, Sichtbarkeit und Nachweis wiederkehrt.
Häufige Fragen
Vertrauliche Projekte
Die Vertraulichkeit gilt für das gesamte Vorhaben, nicht für einzelne Dateien oder Karten. Das ist bewusst so: Eine Ausnahme pro Objekt erzeugt genau die Lücken, die man vermeiden wollte, und niemand kann am Ende noch sagen, was nun geschützt ist und was nicht. Alles, was am Projekt hängt, liegt hinter derselben Schranke. Für Arbeitsbereiche ohne Projektrahmen gibt es dasselbe Prinzip auf Team-Ebene.
Nicht ohne Weiteres - und nie unbemerkt. Ein vertrauliches Vorhaben fehlt auch in der Administration, ein Verzeichnis solcher Projekte gibt es dort nicht. Wer Zugriff braucht, muss das Vorhaben bereits kennen, seinen Grund angeben und akzeptieren, dass Projektleitung und Stellvertretung sofort davon erfahren. Damit ist der Notzugriff kein Freibrief, sondern ein Vorgang mit Namen daran.
Bewusst nicht - eine Frist, die im Hintergrund verstreicht, wiegt in falscher Sicherheit. Ein Zugriff endet, wenn ihn jemand beendet: die Projektleitung, die Stellvertretung oder die betroffene Person selbst. Damit trotzdem nichts in Vergessenheit gerät, meldet das System der Projektleitung monatlich, welche Zugriffe noch offen sind. Beendet wird nichts gelöscht, sondern der Vorgang bleibt vollständig nachlesbar.
Für Berechtigte rechnet sich alles wie gewohnt - Sie verlieren keine Auswertung. Für alle anderen ist das Vorhaben in keiner einzigen Zahl enthalten: nicht in Berichten, nicht im Portfolio-Graph, nicht in Programmen oder Szenarien und nicht im Vollexport. So kann auch keine Summe und keine Kurve verraten, dass es das Vorhaben überhaupt gibt.
Nein, und das sagen wir bewusst klar: Vertraulichkeit ist eine Zugriffsschranke innerhalb der Anwendung, keine gesonderte Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel. Für Ihren Anwendungsfall zählt, dass sie auf jedem Weg wirkt, den die Anwendung zu den Daten kennt - Listen, Suche, Auswertungen, Export. Eine Zusatzlizenz brauchen Sie dafür nicht, die Funktion gehört zum Projektmodul.
Holen Sie das Vorhaben zurück, das heute neben dem System läuft
Testen Sie WORKSPACE.PM 30 Tage kostenlos - mit einem Kreis, den Sie selbst bestimmen, und einem Nachweis, den Sie jederzeit vorlegen können.