Digitalisierung, Bauprojekte, Drittmittel - ein Portfolio für Ihre Hochschule
Ob Prozessdigitalisierung, IT-Systemwechsel oder das nächste Bauprojekt: WORKSPACE.PM bringt die Vorhaben Ihrer Hochschule in ein gemeinsames Portfolio, verbindet sie mit Ihrer Digitalisierungsstrategie und liefert dem Rektorat einen Bericht, der nicht erst freitagnachmittags aus sechs E-Mails zusammengetragen werden muss.
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Hochschulentwicklungsplan
Digitalisierungsstrategie 2030
Verwaltungsprozesse durchgängig digitalisieren
Forschungsinfrastruktur ausbauen
Vorhaben ohne Zielbezug fallen auf, statt einfach mitzulaufen.
Der Alltag zwischen Digitalisierungsstrategie, Bauamt und Rektorat
Vier Herausforderungen, die in praktisch jeder Hochschulverwaltung wiederkehren - unabhängig von Größe oder Organisationsstruktur.
Niemand weiß so genau, wie viele Digitalisierungsprojekte gerade laufen
In der Verwaltung läuft die Umstellung auf ein neues Campus-Management-System, im Rechenzentrum ein IT-Projekt, in drei Fakultäten eigene Digitalisierungsinitiativen - eine Liste, die das zusammenbringt, gibt es meistens nicht.
Bauprojekte und Großgeräte laufen über Jahre und über mehrere Fakultäten
Ein Neubau oder eine Sanierung zieht sich über Legislaturperioden, betrifft Bauamt, Kämmerei und die nutzende Fakultät gleichzeitig - koordiniert wird das trotzdem oft über getrennte Excel-Listen.
Die Digitalisierungsstrategie ist beschlossen, aber kaum ein Projekt lässt sich wirklich darauf zurückführen
Der Hochschulentwicklungsplan nennt klare Ziele. Welches der laufenden Projekte tatsächlich darauf einzahlt und welches nur mitläuft, weiß am Ende selten jemand genau.
Der Bericht ans Rektorat entsteht freitagnachmittags aus sechs E-Mails
Jede Fakultät liefert ihren Stand anders - die eine als Tabelle, die andere als Fließtext, eine dritte gar nicht rechtzeitig. Am Ende tippt jemand alles von Hand zusammen.
Digitalisierung, die tatsächlich vorankommt
Prozesse, die sich sofort automatisieren lassen, und Projekte, die nachweislich auf Ihre Strategie einzahlen.
Bau, IT und Drittmittel in einem Portfolio
Große Vorhaben laufen über verschiedene Finanzierungsquellen und Fakultäten - hier laufen sie in einer Struktur zusammen.
Verdichtete Gesamtsicht
Die Zahl oben pflegt niemand
Budget und Fortschritt jeder Ebene entstehen aus den Vorhaben darunter. Damit stimmt die Sicht des Rektorats mit der Sicht der Fakultät überein, ohne dass jemand beides abgleichen muss.
Gesamtportfolio
Summe aller Bereiche, aus den Vorhaben berechnet
Verwaltung & IT
0 €Bau & Infrastruktur
0 €Campus-Management
0 €E-Akte
0 €Laborgebäude
0 €Hörsaal-Technik
0 €Oben steht keine Zahl, die jemand eingetragen hat, sondern eine, die sich aus den Vorhaben darunter ergibt.
- Bauvorhaben, IT-Projekte und Drittmittel liegen in derselben Hierarchie.
- Jede Ebene lässt sich bis zum einzelnen Vorhaben aufklappen.
- Ändert sich unten etwas, ändert sich oben mit - ohne Zulieferung per Tabelle.
Ihr Betriebsmodell, Ihre Datenschutzanforderungen
SaaS, dediziertes Managed Hosting oder vollständig On-Premises im eigenen Rechenzentrum der Hochschule - mit Daten in Deutschland.
SaaS
Gehosteter Service, sofort startklar.
Managed Hosting
Ihr eigener, dedizierter Server - von uns betrieben.
On-Premises
Komplett im Rechenzentrum Ihrer Hochschule, volle Souveränität.
Landeshochschulgesetze und Datenschutzrecht unterscheiden sich je nach Bundesland - die nötigen Nachweise für die Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten und die IT-Sicherheit stellen wir bereit.
Mehr zu Sicherheit & ComplianceFür alle, die Digitalisierung und Großprojekte an der Hochschule steuern
Drei Perspektiven auf dieselbe Datenbasis - jede mit ihrem eigenen Blick.
Damit nicht der Preis entscheidet, wer mitmacht
Der häufigste Grund für Insellösungen an Hochschulen ist selten ein fachlicher - es ist die Lizenzfrage. Sobald jede zusätzliche Person Geld kostet, wird zuerst gespart und dann improvisiert: Ein Dezernat bekommt Zugänge, alle anderen bekommen Excel-Exporte. Damit ist die Gesamtsicht verloren, bevor das erste Projekt angelegt ist.
Deshalb rechnen wir für Hochschulen anders - als Campuslizenz: ein Festpreis für Ihre gesamte Hochschule, mit einem Lizenzrahmen, der Ihre komplette Hochschule abdeckt, statt einer Staffel, bei der jeder weitere Kopf neu verhandelt werden muss.
Lizenzen für alle an Ihrer Hochschule
Der Lizenzrahmen wird an Ihrer Hochschule bemessen und großzügig darüber angesetzt. Er ist so gedacht, dass er im Alltag nicht auffällt: Wer mitarbeiten soll, bekommt einen Zugang.
Festpreis mit Preisgarantie
Ein Betrag, den Sie unverändert in die Haushaltsplanung übernehmen können - und der auch dann noch gilt, wenn im nächsten Semester mehr Menschen mitarbeiten als gedacht.
Planbarkeit, keine Bindung
Festpreis heißt bei uns nicht Lock-in: Das Betriebsmodell bleibt Ihre Wahl bis hin zu On-Premises im eigenen Rechenzentrum, und über die offene REST-Schnittstelle kommen Sie jederzeit an Ihre Daten.
Berechtigt sind alle Körperschaften und Teilkörperschaften Ihrer Hochschule
Die Studierendenschaft ist an den meisten Hochschulen eine eigene Teilkörperschaft mit eigenem Haushalt - und mit erstaunlich ähnlichen Aufgaben wie die Verwaltung: Sitzungen, Beschlüsse, Haushaltsposten und Projekte, deren Wissen mit jedem Wechsel der Amtsperiode verschwindet. AStA, Studierendenparlament, Fachschaften und studentische Initiativen können deshalb auf Wunsch mit hinein, ohne dass daraus ein zweites Beschaffungsverfahren wird. Der Lizenzrahmen ist genau darauf zugeschnitten: Er umfasst, wer zu Ihrer Hochschule gehört.
Fragen von Hochschulen
Die häufigsten Punkte aus Gesprächen mit Digitalisierung, Bauamt und IT - klar beantwortet.
Ja. Über die OKR-Kaskade brechen Sie Ziele aus dem Hochschulentwicklungsplan oder der Digitalisierungsstrategie auf einzelne Projekte herunter. Jedes Projekt trägt einen sichtbaren Beitrag zu einem Ziel - Vorhaben ohne echten Strategiebezug fallen auf, statt einfach mitzulaufen.
Ja, genau dafür ist das Portfolio gedacht. Bauprojekte, Sanierungen und Großgeräte-Beschaffungen laufen mit eigenen Meilensteinen, Budgets und Risiken im Gantt - neben Ihren IT- und Digitalisierungsprojekten, in derselben Struktur.
Jede Fakultät oder jeder Bereich bekommt einen eigenen Arbeitsbereich mit eigenen Rollen. Auf Leitungsebene laufen die Zahlen trotzdem in einer Portfolio-Hierarchie mit Budget-Roll-up zusammen - Sie zwingen niemandem eine neue Arbeitsweise auf und behalten trotzdem die Gesamtsicht.
Die Verarbeitung läuft nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag, wahlweise als SaaS, dediziertes Managed Hosting oder vollständig On-Premises im eigenen Rechenzentrum. Für die Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragten stellen wir die nötigen Nachweise bereit, bevor irgendetwas produktiv geht.
Komplette Pläne aus MS Project, Primavera P6 oder Asta Powerproject lassen sich importieren, ebenso Boards aus Trello oder Listen per CSV. Bei der Einführung begleiten wir Analyse, Migration und Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Die Campuslizenz ist unser Sonderkonditionsmodell für Hochschulen: ein Festpreis für Ihre gesamte Hochschule mit Preisgarantie, statt einer Staffelung nach Accounts. Der Lizenzrahmen wird an Ihrer Hochschule bemessen und großzügig darüber angesetzt, sodass er im Alltag nicht auffällt. Berechtigt sind alle Körperschaften und Teilkörperschaften Ihrer Hochschule, auf Wunsch also auch die studentische Selbstverwaltung mit AStA, Studierendenparlament und Fachschaften sowie studentische Initiativen. Sprechen Sie uns an, dann rechnen wir den Rahmen für Ihre Hochschule konkret durch.
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Wir zeigen Ihnen WORKSPACE.PM an einem Beispiel aus Ihrer Digitalisierungsstrategie oder einem laufenden Großprojekt - konkret, nicht als Standard-Demo.