Rechenschaft ist keine Fleißarbeit. Sie ist eingebaut.
Protokollierte Gate-Entscheidungen, Sachstandsberichte mit eingefrorenen Werten, Beschluss-Register und lückenloser Audit-Trail - Ihre Vorhaben bleiben nachvollziehbar, vom Beschluss bis zur Übergabe.
- Anhörung Personalrat vorbereitenerledigt
- Testbetrieb Bürgerbüro planenerledigt
- Sachstandsbericht Q3 entwerfenoffen
Kennen Sie das aus Ihrer Verwaltung?
Vier Muster, die öffentliche Vorhaben ausbremsen - lange bevor der nächste Prüfbericht kommt.
Jede Anfrage wird zur Aktensuche
Rat, Presse oder Rechnungsprüfung fragen nach - und der Sachstand verteilt sich auf Ordner, Postfächer und Tabellen dreier Ämter.
Beschlüsse versanden zwischen den Sitzungen
Der Ausschuss tagt alle acht Wochen. Was beschlossen wurde, steht im Protokoll-Anhang - was daraus wurde, weiß niemand verbindlich.
Fristen setzt jemand anderes
Förderfristen, Ratstermine, gesetzliche Stichtage: Termine von außen bestimmen den Takt, doch im Plan stehen sie als Notiz statt als Anker.
Viele Beteiligte, unklare Zuständigkeiten
Ämter, externe Dienstleister, beratende Stellen: Alle wirken mit - aber wer entscheidet und wer liefert, klärt sich oft erst im Konflikt.
Ein öffentliches Vorhaben in WORKSPACE.PM - vom Beschluss bis zur Übergabe
Begleiten Sie das Beispielvorhaben „Serviceportal Landkreis“ durch fünf Phasen - und sehen Sie, welches Modul an jeder Station die Arbeit trägt.
Aus der Vorlage wird eine protokollierte Entscheidung
Das Vorhaben startet als Projektantrag mit Kategorie, Tier und Kosten-Nutzen-Schätzung. Die Gate-Entscheidung - Go, Hold oder Recycle - wird formal protokolliert und schaltet die Stufe automatisch weiter. Nichts hängt in der Schwebe.
Projektanträge mit Gate-Entscheidung führenZuständigkeiten stehen fest, bevor die Arbeit beginnt
Die Projektstruktur entsteht aus Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen; Rollen und Rechte werden vierstufig je Bereich vergeben - bis auf Feld-Ebene. Externe Dienstleister und beratende Stellen stehen ohne eigenes Konto im Roster.
Projektstruktur mit Rollen und Rechten aufsetzen- Amt 10 - HauptamtProjektleitung
- BürgerbüroFachbereich
- Datenschutz (extern)ohne Konto
Der Lenkungsausschuss beginnt nie wieder bei null
Die Sitzung läuft als Terminserie mit Live-Protokoll und Anwesenheit - anwesend, abwesend, entschuldigt. Offene Punkte und Beschlüsse bündelt die Serie über alle Termine; das Protokoll geht als PDF an die Mitglieder.
Gremiensitzungen mit Serien-Gedächtnis führenLenkungsausschuss · 14.10.
7 anwesend · 1 entschuldigt
Der Bericht hält, was er berichtet
Der Sachstandsbericht befüllt sich aus dem Projektstand vor und durchläuft einen Freigabeschritt für das Vier-Augen-Prinzip. Ab Freigabe sind die Werte eingefroren - der Stand zum Stichtag bleibt belegbar, auch wenn sich das Projekt weiterdreht.
Sachstandsberichte mit Ampel und FreigabeVerfahrenswissen bleibt im Haus
Verfahrensdoku und Vorlagen - von der Entscheidungsseite bis zur Besprechungsnotiz - leben im Wiki mit Verifiziert-Abzeichen und Prüfintervall. Das nächste Vorhaben startet mit geprüftem Wissen statt mit Ordnersuche.
Verwaltungswissen mit Prüfdatum sichern- Vorlage: Entscheidungsseite
- Vorlage: Besprechungsnotiz
Dazwischen greifen die übrigen Module: BPMN-artige Freigabeprozesse mit Fristen in Werktagen, Risiken mit festen Review-Zyklen, Auslastung über Ämter hinweg und Kennzahlen, die sich über alle Vorhaben verdichten.
Ihr Werkzeugkasten für öffentliche Vorhaben
Sechs Module, die in der Verwaltung täglich tragen - jede Karte führt zur Detailseite.
Verlässlich im Verfahren, pragmatisch in der Umsetzung
Öffentliche Vorhaben brauchen klare Phasen und Nachweise - und Beweglichkeit in der Umsetzung dazwischen.
Hier arbeiten die meisten öffentlichen Vorhaben
Im Container-Konzept trägt jede Ebene ihre Arbeitsweise: Das Verfahren läuft klassisch mit Phasen, Gates und Fixterminen, während Arbeitsgruppen ihre Umsetzung über Boards organisieren. HERMES- und PM²-typische Phasenmodelle bilden Sie direkt in der Projektstruktur ab.
So besonders jedes Vorhaben ist - dem Rat berichten alle einheitlich
Freigegebene Sachstandsberichte, Ampeln und Kennzahlen verdichten sich automatisch über alle Vorhaben. Verwaltungsspitze und Gremien vergleichen auf einen Blick - ohne Sammelaktion vor jeder Sitzung.
Öffentliche Häuser, die so arbeiten
Zwei Wege in dieselbe Struktur: der fokussierte Start im geförderten Projekt - und der flächendeckende Betrieb über alle Fachbereiche.
Kassenärztliche Vereinigung Thüringen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
- Gesundheitswesen
- Kunde seit 2025
- 50 Nutzer
Projekte entstanden aus den Anforderungen einzelner Fachbereiche und wurden mit Excel-Tabellen, Dokumentablagen und E-Mail-Abstimmungen organisiert. Eine zentrale Übersicht über laufende Vorhaben gab es nicht.
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts gelten vergaberechtliche Vorgaben, hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit und besondere Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten. Auslöser war ein extern gefördertes Innovationsfondsprojekt mit festem Zeitrahmen und Berichtspflichten gegenüber externen Stellen.
Eingeführt wurde bewusst schrittweise - zuerst in einem klar abgegrenzten Projektkontext, dann entlang von Interesse und konkretem Bedarf statt als hausweiter Rollout. Am häufigsten genutzt werden das Kanban-Board und die Zuteilung von Zuständigkeiten.
Gerade bei komplexen Projekten ist ein klarer Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und den aktuellen Projektstand entscheidend. WORKSPACE.PM unterstützt uns dabei, diese Transparenz zentral herzustellen.
Stadt Springe
Kommunalverwaltung
- Öffentliche Verwaltung
- Alle Fachbereiche
- Zentrale PPM-Lösung
Die Stadt Springe nutzt WORKSPACE.PM als zentrale Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement - für sämtliche Beschäftigten über alle Fachbereiche hinweg. Statt einzelner Projektinseln je Fachbereich liegt die Steuerung aller Vorhaben auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Die Angaben zur KVT stammen aus dem gemeinsamen Anwenderbericht. Dort ist die Nutzung derzeit auf ausgewählte Projekte konzentriert; die weitergehende Portfoliosteuerung befindet sich im Aufbau.
Ohne Zusatzaufwand für die Ämter
Die häufigsten Einwände aus Verwaltungen - und was WORKSPACE.PM ihnen entgegensetzt.
Die KI macht den Anfang
Aus der Beschlussvorlage im PDF entsteht der Projektsteckbrief, daraus die Struktur samt Meilensteinen, dazu Vorschläge für Risiken und Gegenmaßnahmen. Ihr Team prüft und passt an - statt beim leeren Projekt zu starten.
Ihre Ablage bleibt Ihre Ablage
Neue Dokumente aus Projektakte, Sitzungen und Wiki landen automatisch in Ihrem eigenen DMS - per CMIS-Standard (z. B. enaio, d.velop d.3), SharePoint oder S3. Die Governance bleibt beim Haus.
Datenschutz mit Beleg
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erzeugen Sie direkt im Produkt - mit unveränderlicher Versionshistorie. Betrieb wahlweise als SaaS, Managed Hosting oder On-Premises.
Häufige Fragen aus der öffentlichen Verwaltung
Antworten auf die wichtigsten Einwände vor dem Start.
Die Phasen- und Gate-Logik beider Methoden bilden Sie direkt in der Projektstruktur ab - mit Quality Gates, Meilensteinen und protokollierten Entscheidungen. Die Methodenseiten zu HERMES und PM² zeigen die Umsetzung im Detail.
Nein - und das behaupten wir auch nicht. WORKSPACE.PM führt Ihre Vorhaben; die Aktenführung bleibt in Ihrem DMS. Neue Datei-Uploads lassen sich per CMIS, SharePoint oder S3 automatisch dorthin umleiten - jeweils ein aktiver Anbieter, Bestandsdateien bleiben unverändert.
Gate-Entscheidungen werden formal protokolliert, Beschlüsse tragen Status und Verantwortliche, Berichtsfreigaben frieren die Werte ein - und der Audit-Trail zeigt lückenlos, wer wann was geändert hat.
Mitwirkende erhalten Konten mit vierstufigen Rechten je Bereich, bis auf Feld-Ebene steuerbar; projektspezifische Rollen wie „Gast“ oder „Reviewer“ sind möglich. Wer nur geführt werden soll - etwa beratende Stellen - steht ohne Konto im Roster.
Freigegebene Sachstandsberichte mit Ampeln, den Projektsteckbrief als PDF-Onepager für Lenkungsausschüsse und auf Wunsch Dokumente aus Ihren eigenen Word-Vorlagen - tagesaktuell aus denselben Daten.
Verwandte Projektarten
Machen Sie Ihr nächstes Vorhaben nachvollziehbar - von Anfang an
Starten Sie kostenlos und setzen Sie Ihr erstes Vorhaben in Minuten auf - mit protokollierten Entscheidungen, Fixterminen und Berichten, die halten.