Wissen, wer was kann - und wer wann Zeit hat.
Ein zentrales Profil pro Person: Skills, Verfügbarkeit, Rollen und Auslastung. Statt verstreuter Excel-Listen, auf die sich am Ende niemand verlässt.
12
Im Team
8
Verfügbar
2
Überbucht
Sandra Merz
Scrum MasterTobias Klein
BackendAylin Kaya
UX/UIJonas Vogt
DevOpsDie Frage ist selten, wer im Team ist - sondern wer jetzt Zeit hat.
Sobald mehrere Projekte um dieselben Leute konkurrieren, wird Ressourcenplanung zum Ratespiel. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Skills stecken in Köpfen
Wer kann eigentlich Kotlin, wer ist zertifiziert? Das weiß nur, wer lange genug dabei ist.
Auslastung ist Bauchgefühl
Der eine ertrinkt, der andere hat Leerlauf - aber schwarz auf weiß sieht das niemand.
Abwesenheiten überraschen
Der Urlaub fällt erst auf, wenn die Aufgabe längst vergeben ist.
Zuständigkeiten verstreut
Stammdaten im HR-Tool, Rollen im Projekt, Verfügbarkeit im Kalender - nichts spricht miteinander.
Ein Ort für alles, was Ihr Team ausmacht
WORKSPACE.PM führt Stammdaten, Kompetenzen, Verfügbarkeit und Auslastung zusammen - vom einzelnen Profil bis ins PMO-Cockpit.
Erfassen
Ein zentrales Profil pro Person: Stammdaten, Rolle, Tagessatz, Arbeitszeit.
Qualifizieren
Skills und Eigenschaften aus einer freien Taxonomie - gepflegt vom Team selbst.
Zuordnen
Rollen, Teams und Berechtigungen steuern, wer was sieht und darf.
Auslasten
Verfügbarkeit und Auslastung projektübergreifend im Blick behalten.
Zentrale Mitarbeiterakte
Ein Datensatz pro Person - statt fünf halbe in Excel
Stammdaten, Systemrolle, Kontakt, Sprache, Tagessatz und Arbeitszeitmodell an einem Ort. Jede administrative Änderung ist protokolliert - nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
- Alle Stammdaten in einem Formular - ohne Systembrüche
- Tagessatz und Arbeitszeitmodell direkt am Profil hinterlegt
- Aktivieren statt Löschen: Historie und Zuordnungen bleiben erhalten
- Vollständiges Aktivitätsprotokoll je Mitarbeiterkonto
Sandra Merz
Projektleiterin · Team Nord
Aylin Kaya
Frontend · React
Jonas Vogt
Fullstack · React
Sandra Merz
Scrum Master · React
Skills & Kompetenzen
Planen Sie nach Kompetenz, nicht nach Namen
Eine frei konfigurierbare Taxonomie aus Fähigkeiten, Rollen und Interessen - gepflegt vom Team selbst oder zentral. So finden Sie in Sekunden, wer React kann, zertifiziert ist oder am Standort Nord sitzt.
- Eigene Skill-, Rollen- und Eigenschafts-Kategorien frei definieren
- Selfservice: jede Person pflegt ihr eigenes Kompetenzprofil
- Nach Fähigkeit filtern - Menschen und Maschinen im selben Pool
- Optionaler Tagessatz je Skill für die Kostenkalkulation
Verfügbarkeit & Abwesenheiten
Nie wieder Aufgaben an Abwesende vergeben
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten pflegt jede Person selbst - oder die Administration. Die Kapazitätsplanung rechnet mit echten Abwesenheiten statt mit Bauchgefühl.
- Abwesenheiten mit Zeitraum und Grund - im Selfservice
- Verfügbarkeitsanzeige: aktuell abwesend und kommende Abwesenheiten
- Kapazität aus Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten berechnet
- Persönliche Auslastung direkt im eigenen Profil sichtbar
Verfügbarkeit · nächste 6 Wochen
Kapazität rechnet Abwesenheiten automatisch heraus
Abteilung Nord
Auslastung im PMO-Cockpit
Über- und Unterlast - projektübergreifend auf einen Blick
Die org-weite Auslastungsmatrix zeigt jede Person und Maschine über Wochen oder Monate: gebuchte Stunden, effektive Kapazität, Abwesenheiten. Ein Klick auf eine Zelle zeigt, woher eine Überbuchung kommt - ohne fremde Projektinterna offenzulegen.
- Auslastung, gebuchte oder freie Stunden - umschaltbar je Zelle
- Nach Abteilung, Fähigkeit oder „nur Überbuchte“ filtern
- Buchungs-Drilldown zeigt die Verursacher je Periode
- Skaliert auf hunderte Mitarbeiter, nach Abteilung gruppiert
Teams & Team-Explorer
Sehen Sie auf einen Blick, wer im Team woran arbeitet
Teams bündeln Menschen in eigenen Arbeitsbereichen - mit klaren Rollen von der Leitung bis zum Beobachter. Der Team-Explorer zeigt Mitglieder × Projekte in einer Matrix: ideal für Auslastungs- und Vertretungsfragen.
- Team-Arbeitsbereiche mit Kanban, Explorer, Wiki und Meetings
- Drei klare Teamrollen: Leitung, Mitglied, Beobachter
- Team-Explorer: Mitglieder × Projekte inklusive Rolle und Status
- Benutzergruppen für schnelle Massenzuordnungen
Team-Explorer · Team Nord
Mitglieder × Projekte
Rollen & Berechtigungen
Rollen & Berechtigungen
Jede Rolle bekommt genau die Rechte, die sie braucht
Eine Rollen-Berechtigungs-Matrix steuert bis auf Funktionsebene, wer was sehen und ändern darf - global im Mandanten und projektspezifisch. Geschützte Systemrollen verhindern, dass sich jemand versehentlich aussperrt.
- Feingranulare Stufen: keine, Anzeige, Editor, Administration
- Globale und projektspezifische Rollen getrennt steuerbar
- Maßgeschneiderte Rollen statt starrer Standardvorgaben
- Änderungsverlauf je Rolle - wer hat wann welches Recht geändert
Damit Ressourcenplanung nicht selbst zur Vollzeitstelle wird
WORKSPACE.PM hält die Daten aktuell, ohne dass jemand ständig hinterherpflegen muss.
Das Team pflegt sich selbst
Skills, Kontaktdaten und Abwesenheiten hält jede Person im eigenen Profil aktuell - das entlastet die Administration und senkt Tickets.
Die KI kennt Ihren Kontext
„Meine Aufgaben“, „für das Design-Team“, „weise es Anna zu“ - der KI-Assistent löst Personen, Teams und Selbstbezüge automatisch auf.
Nichts geht verloren
Wer ausscheidet, wird deaktiviert statt gelöscht: Historie, Auslastung und Zuordnungen bleiben nachvollziehbar erhalten.
Aus gepflegten Profilen wird Kapazitätsplanung fürs ganze Portfolio
Was am einzelnen Profil an Skills, Arbeitszeit und Abwesenheiten steht, rollt automatisch in die org-weite Ressourcenplanung hoch - projektübergreifend, ohne dass jemand Tabellen zusammenkopiert.
Häufige Fragen
Was Team- und Ressourcenverantwortliche vor dem Umstieg wissen wollen.
Nein. WORKSPACE.PM ist kein Lohn- oder HR-System, sondern die operative Sicht auf Team und Ressourcen: Skills, Verfügbarkeit, Rollen und Auslastung fürs Projektgeschäft. Stammdaten wie Tagessatz und Arbeitszeitmodell pflegen Sie dort, wo sie für die Planung gebraucht werden.
Aus einer frei konfigurierbaren Taxonomie. Ein neuer Mandant startet mit einer Beispiel-Struktur aus Fähigkeiten, Organisatorischem und Interessen; eigene Kategorien und Einträge ergänzen Sie jederzeit. Mitarbeitende pflegen ihr Profil selbst oder die Administration zentral.
Ja. Maschinen und Anlagen erfassen Sie als nicht-menschliche Kapazitätsträger mit eigener Tageskapazität; sie tauchen mit denselben Fähigkeits-Filtern in der Auslastungsmatrix auf. Externe Projektbeteiligte führen Sie als Teammitglied ohne eigenen Account.
Das steuert die Rollen-Berechtigungs-Matrix bis auf Funktionsebene - global und projektspezifisch. Im Auslastungs-Drilldown werden Buchungen aus Projekten, die jemand nicht sehen darf, als „Anderes Projekt“ maskiert statt offengelegt.
Ja. Die Auslastungsmatrix gruppiert nach Abteilung, klappt große Gruppen automatisch ein und filtert auf Wunsch nur überbuchte Ressourcen - performant über die gesamte Organisation.
Bringen Sie Klarheit in Skills, Verfügbarkeit und Auslastung.
Testen Sie WORKSPACE.PM 30 Tage kostenlos - ohne Kreditkarte. Legen Sie Ihr erstes Team in Minuten an.