Schluss mit Meetings, die im Nichts verlaufen.
Agenda, Protokoll, Beschlüsse und Aufgaben – in einem System, direkt am Projekt. Was im Termin entschieden wird, ist danach nachvollziehbar dokumentiert und landet als Aufgabe auf dem Board.
Jour fixe · Team Nord · Heute 14:00
3
Beschlüsse
5
Aufgaben
7/8
Anwesend
Zusatzbudget freigeben
FreigegebenLiefertermin bestätigen
Zur FreigabeAnbieter auswählen
Zur FreigabeDas Meeting war gut – nur was danach passiert, verliert sich.
Zwischen verstreuten Protokollen, mündlichen Zusagen und vergessenen To-dos geht das Ergebnis eines Termins zu oft verloren. Kennen Sie das?
Protokolle liegen überall
Mal im Word-Dokument, mal in der E-Mail, mal im Kopf – und beim nächsten Mal sucht jeder woanders.
Beschlüsse ohne Verbindlichkeit
Wer hat was zugesagt? Ohne festen Verantwortlichen und Freigabe verpufft die Entscheidung.
Aufgaben aus dem Termin versanden
Die To-dos werden genannt, aber nirgends nachgehalten – bis sie im nächsten Meeting wieder aufkommen.
Der Jour fixe verliert den Faden
Was war letztes Mal offen, was wurde entschieden? Ohne roten Faden über die Serie beginnt jedes Mal die Rekonstruktion.
Vom Termin zum Ergebnis – in einem durchgängigen Ablauf
WORKSPACE.PM begleitet jedes Meeting von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung – ohne Medienbruch.
Vorbereiten
Agenda, Teilnehmer und Vorlage stehen vor dem Termin – wiederkehrende Meetings als Serie.
Durchführen
Im Fokus-Modus live mitschreiben, Agenda abhaken, Karten und Personen direkt verlinken.
Beschließen
Entscheidungen mit Verantwortlichem festhalten und formal freigeben.
Nachverfolgen
Offene Aufgaben und Beschlüsse bleiben über die ganze Serie sichtbar.
Termine & Serien
Wiederkehrende Termine, die sich selbst fortschreiben
Legen Sie Meetings mit vollem fachlichem Kontext an – nicht als losen Kalendereintrag, sondern verknüpft mit Projekt und Team. Wiederkehrende Formate wie Jour fixe oder Lenkungsausschuss richten Sie einmal als Serie ein; die Folgetermine entstehen automatisch nach Ihrer Wiederholungsregel.
- Termine mit Projekt- und Team-Kontext statt loser Kalendereinträge
- Terminserien mit Wiederholungsregel – Folgetermine entstehen automatisch
- Folgetermine direkt aus einem Meeting vereinbaren, ohne den Kontext zu verlassen
- Vorlagen bringen Standard-Agenden fertig mit, kein Start bei null
- Absagen ohne Datenverlust – Protokoll und Beschlüsse bleiben erhalten
Lenkungsausschuss
Alle 2 Wochen · Di 10:00
Agenda
Protokoll
Vorgehen abgestimmt. Verantwortlich: A. Kaya Verknüpft mit Karte: Datenmigration
@ erwähnt Personen · # verlinkt Karten
Agenda & Live-Protokoll
Mitschreiben im Termin – ohne Ablenkung, ohne Copy-and-paste
Die Tagesordnung strukturiert den Termin und wird während des Meetings sichtbar abgehakt. Im Fokus-Modus schreiben Sie das Protokoll ablenkungsfrei im Vollbild mit und verlinken Beschlüsse, Aufgaben und Personen direkt im Text – ganz ohne den Editor zu verlassen.
- Agenda per Drag & Drop ordnen und live abhaken
- Fokus-Modus: ablenkungsfreies Vollbild für die Live-Mitschrift
- Karten und Personen direkt im Protokoll verlinken (@-Erwähnung)
- Rich-Text-Protokoll in den Händen der zuständigen Rolle
Beschlüsse & Freigaben
Entscheidungen, die verbindlich dokumentiert sind
Jeder Beschluss bekommt einen Titel und einen Verantwortlichen und durchläuft eine klare Freigabe: offen, freigegeben, mit Auflagen freigegeben oder abgelehnt. Der Zuständige kann direkt aus der Benachrichtigung freigeben oder ablehnen – ohne erst ins Meeting zu navigieren.
- Beschlüsse mit Titel und benanntem Verantwortlichen
- Formaler Status: offen, freigegeben, mit Auflagen, abgelehnt
- Freigeben oder ablehnen direkt aus der Benachrichtigung
- Lückenlos nachvollziehbar, wer wann was entschieden hat
Zusatzbudget Werk Nord
FreigegebenLiefertermin verschieben
Zur FreigabeAnbieter B beauftragen
Mit Auflagen5
Offene Aufgaben
12
Beschlüsse
6
Termine
Offene Aufgaben aus der Serie
Testkonzept finalisieren
Jour fixe · 09. Apr
Freigabe Fachbereich einholen
Lenkungsausschuss · 26. Mrz
Rollout-Plan abstimmen
Jour fixe · 23. Apr
Serien-Cockpit
Über die ganze Serie behalten Sie den roten Faden
Was in den einzelnen Terminen entsteht, bündelt das Cockpit: alle offenen Aufgaben und alle gefassten Beschlüsse – über die komplette Serie und projektweit über alle Meetings hinweg. Der Jour-fixe-Verlauf ist als Ganzes nachvollziehbar, ohne dass jemand Protokolle zusammensucht.
- Offene Aufgaben aus allen Terminen der Serie an einem Ort
- Alle Beschlüsse serien- und projektweit gebündelt
- Der Jour-fixe-Verlauf über alle Termine hinweg nachvollziehbar
- Keine Rekonstruktion mehr aus einzelnen Protokollen
Teilnehmer & Rollen
Klar geregelt, wer leitet, protokolliert und teilnimmt
Jeder Teilnehmer hat eine Rolle – Organisator, Protokollant oder Teilnehmer – und damit klare Rechte, etwa wer das Protokoll bearbeiten darf. Die Anwesenheit halten Sie je Person fest: anwesend, entschuldigt oder abwesend, auch nachträglich für die Dokumentation.
- Rollen: Organisator, Protokollant und Teilnehmer
- Protokoll-Recht folgt der Rolle – mit Admin-Notlösung
- Anwesenheit je Person: anwesend, entschuldigt, abwesend
- Nachträglich dokumentierbar für saubere Nachweise
Teilnehmer
S. Merz
OrganisatorA. Kaya
ProtokollantT. Klein
TeilnehmerM. Berg
TeilnehmerProtokoll exportieren
Meine Meetings & Export
Ihr Terminkalender – und Protokolle für alle, die keinen Zugang haben
„Meine Meetings“ zeigt ausschließlich Ihre eigenen Termine, wahlweise als Kalender oder als Liste – ohne durch alle Meetings des Systems zu filtern. Für Verteiler ohne Systemzugang oder zur Archivierung exportieren Sie das Protokoll mit einem Klick als PDF oder Markdown.
- „Meine Meetings“ als Kalender- oder Listenansicht
- Klick auf einen Tag legt einen Termin mit vorausgefülltem Datum an
- Protokoll als PDF oder Markdown exportieren
- Für Verteiler ohne Systemzugang und zur Archivierung
Damit das Meeting-Tool nicht selbst zur Last wird
WORKSPACE.PM nimmt Arbeit ab, statt neue zu schaffen – an genau den Stellen, an denen Meetings sonst nachhängen.
Die Serie plant sich selbst
Einmal eingerichtet, erzeugt die Terminserie ihre Folgetermine automatisch – kein manuelles Duplizieren Woche für Woche.
Freigeben ohne Umweg
Beschlüsse genehmigen Sie direkt aus der Benachrichtigung heraus – ohne erst ins Meeting zu navigieren.
Vorlagen statt leeres Blatt
Wiederkehrende Meeting-Formate starten mit vorausgefüllter Agenda – Sie beginnen nie bei null.
Aus jedem To-do im Meeting wird eine Karte auf dem Board
Meetings enden nicht mit dem Protokoll, sondern mit umgesetzten Aufgaben. Was Sie im Termin festhalten, wird zur Kanban-Karte mit Meeting-Bezug – und taucht im Serien-Cockpit als offene Aufgabe auf, bis sie erledigt ist.
Häufige Fragen
Was Projektverantwortliche und PMOs vor dem Umstieg zu Meetings wissen wollen.
Neue Protokolle entstehen direkt im System und lassen sich jederzeit als PDF oder Markdown exportieren. Bestehende Protokolle pflegen Sie beim ersten Termin einer Serie ein – ab dann bleibt der Verlauf lückenlos an einem Ort, statt in verstreuten Dateien.
Gerade dann. Ein Daily oder ein kurzer Jour fixe braucht keine schwere Vorbereitung – Vorlage wählen, Agenda abhaken, Beschlüsse festhalten. Der Aufwand bleibt klein, aber nichts geht mehr verloren.
Das Protokoll liegt in der Hand der dafür vorgesehenen Rolle – Organisator oder Protokollant. Für den Fall, dass die zuständige Person nicht verfügbar ist, gibt es eine Admin-Notlösung. Beschlüsse gibt der jeweils benannte Verantwortliche frei.
Ja. Wiederkehrende Formate richten Sie als Terminserie mit Wiederholungsregel ein; Folgetermine entstehen automatisch. Über das Serien-Cockpit verfolgen Sie offene Aufgaben und Beschlüsse über alle Sitzungen hinweg.
Ja. Das Protokoll lässt sich als PDF oder Markdown exportieren und so an Verteiler ohne Systemzugang weitergeben oder außerhalb des Systems archivieren.
Machen Sie aus Meetings verbindliche Ergebnisse.
Testen Sie WORKSPACE.PM 14 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte. Halten Sie Ihr erstes Meeting mit Agenda, Protokoll und Beschlüssen in Minuten.