KI-Compliance in WORKSPACE.PM

Diese Seite fasst zusammen, wie WORKSPACE.PM künstliche Intelligenz einsetzt. Sie richtet sich an alle, die den Einsatz prüfen oder freigeben: Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, Betriebsrat, Innenrevision und Auditoren. Die ausführliche Fassung mit allen Einzelheiten, Vorlagen und Anhängen steht oben als PDF bereit.

Wir nennen dabei auch, was WORKSPACE.PM heute nicht kann. Für Ihre Bewertung ist das genauso wichtig wie die Kontrollen, die es gibt.

WORKSPACE.PM enthält keinen voreingestellten KI-Anbieter und keinen mitgelieferten Zugangsschlüssel. Ohne ausdrückliche Einrichtung durch Ihre Administration findet keine KI-Verarbeitung statt, und WORKSPACE.PM gibt keine Daten an ein Modell.

Die MCP-Schnittstelle, über die externe KI-Anwendungen angebunden werden, hat einen eigenen Schalter. Sie ruft selbst kein Modell auf und setzt keine KI-Konfiguration voraus. In neuen Mandanten ist sie ausgeschaltet; in Mandanten, die vor Einführung dieser Voreinstellung bestanden, wurde sie eingeschaltet übernommen. Dort lohnt ein Blick auf den Schalter.

WORKSPACE.PM ist ohne KI voll nutzbar. Es gibt keinen Arbeitsschritt, der ohne KI nicht durchführbar wäre.

Mit Ausnahme der MCP-Schnittstelle setzen alle Funktionen eine eingerichtete KI-Konfiguration voraus und sind über die Berechtigung generativeAi gesteuert. Sie laufen im Rahmen der Rechte der angemeldeten Person und auf deren Anstoß; einzige Ausnahme ist die Projekt-Zusammenfassung. Einen Schalter je Funktion gibt es nicht, die Funktionen in Microsoft Teams sind ab Werk ausgeschaltet.

Keine KI-Funktion: Suche, Berichte, Auswertungen, Dashboards, Workflows und Benachrichtigungen arbeiten regelbasiert auf den gespeicherten Daten, ohne Sprachmodell. Auch die Dokumentgenerierung ruft kein Modell auf.

Bei eigenem Anbieter wählen Sie den KI-Anbieter selbst und schließen mit ihm eine eigene Vereinbarung. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag deckt diese Übermittlung nicht ab; der KI-Anbieter ist kein Unterauftragnehmer der AMNAU GmbH. Liegt der Anbieter außerhalb der EU, ist das eine Drittlandübermittlung, deren Absicherung bei Ihnen liegt. Bei Anthropic, OpenAI und Mistral legen Sie die Verarbeitungsregion fest; die Schnittstelle von DeepSeek wird in China betrieben.

Mit einem lokal betriebenen Modell stellen sich die Fragen nach Auftragsverarbeitung, Drittland und Training beim Anbieter nicht. Für die Werkzeuge des Assistenten braucht das Modell zuverlässige Funktionsaufrufe; andernfalls arbeitet der Assistent als reiner Chat ohne Werkzeuge.

WORKSPACE.PM selbst trainiert keine Modelle und gibt keine Kundendaten zu diesem Zweck weiter. Ob ein gewählter Anbieter übermittelte Inhalte für eigenes Training nutzt, richtet sich nach dessen Bedingungen und Ihrem Tarif.

Wer ist datenschutzrechtlich wofür verantwortlich

Die KI arbeitet immer im Namen der angemeldeten Person und sieht höchstens, was diese Person auch in der Oberfläche sehen dürfte. Jeder Werkzeugaufruf, im Assistenten wie über MCP, läuft durch dieselbe Mandantentrennung und Rechteprüfung wie ein Klick in der Oberfläche. Die Mandantentrennung wird auf Datenbankebene erzwungen.

Für Ihre Bewertung heißt das: Maßgeblich ist der Rechteumfang der Personen, die KI nutzen dürfen. Wer breite Rechte hat, gibt der KI breiten Zugriff. Binden Sie deshalb keine Konten mit Administrationsrechten an den Assistenten oder an MCP an.

Was an das Modell geht

• Die Eingaben der Person, im Chat zusätzlich der bisherige Verlauf der Unterhaltung
• Im Chat Vorname, Name und Rolle der Person sowie die Antwortsprache; E-Mail-Adresse, Personalnummer und Vorgesetzte nicht
• Ergebnisse der Werkzeugaufrufe, begrenzt durch die Rechte der Person
• Bei der Projekterstellung aus einem PDF nur dessen Text, höchstens 120.000 Zeichen; die Datei selbst verlässt den Browser nicht
• Bei der Auswertung von Besprechungsprotokollen deren Text, der regelmäßig Namen von Beschäftigten enthält

Was nicht an das Modell geht

• Hochgeladene Dateien selbst, nur der im Browser gelesene Text
• Zugangsdaten, Kennwörter und Sitzungsschlüssel
• Daten anderer Mandanten und Daten außerhalb der Rechte der Person
• Verbrauchsdaten und das Prüfprotokoll als solches; die Projekt-Zusammenfassung erhält nur die Status- und Phasenwechsel der letzten 14 Tage

Über den offenen Standard MCP (Model Context Protocol) verbinden Ihre Mitarbeitenden externe KI-Anwendungen wie Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot mit WORKSPACE.PM. Jede Person meldet sich selbst an, statt über ein Sammelkonto; es gelten ihre Rechte und zusätzlich eine eigene Rechtestufe für MCP. Die Administration sieht alle Verbindungen und kann den Zugang einzelner Personen jederzeit widerrufen.

Zwei Einstellungen, die Sie bewusst treffen sollten

1. 1MCP auf lesenden Zugriff stellen. Mit der Rechtestufe integrationMcp: view wird jeder Schreibversuch abgewiesen, auch bei Personen, die in der Oberfläche alles ändern dürfen. In neuen Mandanten lesen die Rollen PMO und Team nur, die Rolle Admin darf schreiben; in älteren Mandanten haben alle mitgelieferten Rollen Schreibzugriff. Schreibende Aktionen über MCP bestätigt nicht WORKSPACE.PM, sondern je nach Einstellung die externe Anwendung.
2. 2Keine Konten mit Administrationsrechten verbinden. Bei solchen Konten wäre die Obergrenze „alles“, und die Schutzwirkung des Rechtemodells wäre praktisch aufgehoben.

Was die externe Anwendung mit abgerufenen Daten tut, liegt außerhalb von WORKSPACE.PM; dafür gilt Ihre Vereinbarung mit deren Anbieter. Welche Anwendungen zugelassen sind, regeln Sie organisatorisch, eine technische Positivliste gibt es derzeit nicht.

Mehr zur Anbindung über den MCP-Server

1. 1Anbieter oder lokales Modell? Bei hohem Schutzbedarf: lokal. Bei Anthropic, OpenAI und Mistral legen Sie zusätzlich die Verarbeitungsregion fest.
2. 2Wer darf KI nutzen? Eine eigene Rolle mit engem Rechteschnitt statt breiter Bestandsrollen.
3. 3Lesen oder auch schreiben? Unsere Empfehlung: mit lesendem Zugriff beginnen.
4. 4Welche externen KI-Anwendungen sind zugelassen? Das regeln Sie organisatorisch. Bis die Soll-Konfiguration steht, bleibt MCP am besten ausgeschaltet.
5. 5Wie lange werden Chat-Verläufe und Verbrauchsdaten aufbewahrt? Für Verbrauchsdaten stellen Sie die Frist ein, für Chat-Verläufe legen Sie sie derzeit organisatorisch fest.
6. 6Beschäftigtenbezogene Auswertungen ausdrücklich ausschließen.
7. 7Den Betriebsrat vor der Freigabe beteiligen. Wir gehen von einer Mitbestimmungspflicht aus.

Empfohlene Grundeinstellung für stark regulierte Umgebungen

Die Prüf- und Freigabeliste in der Dokumentation führt diese Punkte zum Abhaken auf, die Muster-Richtlinie enthält passende Formulierungen.

Was ein Prüfer in WORKSPACE.PM konkret erheben kann, ohne auf Zusicherungen angewiesen zu sein:

Die Dokumentation liefert vorformulierte Bausteine für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung: Beschreibung der Verarbeitung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit sowie Risiken mit Maßnahmen. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzzwecks können nur Sie vornehmen.

Anhaltspunkte für die Verhältnismäßigkeit: Die Funktionen sind optional und abschaltbar, der Datenumfang ist durch die Rechte der Person begrenzt, und ein Betrieb ohne Übermittlung an Dritte ist mit einem lokalen Modell möglich. Eingriffsärmere Alternativen sind die Beschränkung auf lesenden Zugriff und ein enger Nutzerkreis.

Nach Umsetzung der empfohlenen Grundeinstellung und der organisatorischen Regelungen halten wir das verbleibende Risiko für beherrschbar. Ausdrücklich entscheiden müssen Sie über drei Punkte: die Aufbewahrung der Unterhaltungen, den Ausschluss beschäftigtenbezogener Auswertungen und den Umgang mit externen KI-Anwendungen über MCP.

Was Sie ergänzen

• Einsatzzweck und betroffene Bereiche
• Kreis der Personen mit KI-Berechtigung
• Gewählter KI-Anbieter samt Rechtsgrundlage der Übermittlung
• Aufbewahrungsregel
• Zusammenspiel mit anderen Systemen
• Ergebnis der Beteiligung des Betriebsrats

Die folgenden Punkte beschreiben Grenzen des heutigen Stands. Berücksichtigen Sie sie bei Ihrer Bewertung und bei den organisatorischen Maßnahmen. Wir führen sie in der Dokumentation als offene Punkte und weisen jede Änderung aus.

Nach unserer Einschätzung, ohne Rechtsberatung: WORKSPACE.PM ist mit seinen KI-Funktionen ein KI-System, die AMNAU GmbH dessen Anbieter, Ihr Unternehmen im Regelfall Betreiber. Die Modelle stammen von Dritten oder werden von Ihnen selbst betrieben.

• Kein Hochrisiko-System: WORKSPACE.PM ist nicht für Entscheidungen über Beschäftigte oder die Bewertung von Leistung und Verhalten bestimmt und enthält keine solche Funktion.
• Keine verbotenen Praktiken: keine Emotionserkennung, keine biometrische Kategorisierung, keine soziale Bewertung.
• Art. 50 Abs. 1: Der Assistent ist als KI gekennzeichnet, laufende KI-Vorgänge werden als solche angezeigt.
• Art. 50 Abs. 2: Eine maschinenlesbare Kennzeichnung erzeugter Inhalte erfolgt nicht; wir nehmen die Ausnahme der Kommissions-Leitlinien für interne Geschäftsanwendungen in Anspruch. Geben Sie KI-Inhalte nach außen weiter, empfehlen wir, sie zu kennzeichnen.
• Art. 4 KI-Kompetenz: Die Schulung Ihrer Nutzer liegt bei Ihnen als Betreiber; die Muster-Richtlinie deckt die Kernpunkte ab.
• Keine automatisierten Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO: Vorschläge übernimmt ein Mensch.

Einstufung je Funktion

Weil die verfügbaren Werkzeuge objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung auszuwerten, gehen wir von einer Mitbestimmungspflicht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus. Für die Unterrichtung nach § 80 Abs. 2 BetrVG liegt eine Vorlage bei, für die Regelung eine Muster-Betriebsvereinbarung.

Für Kunden mit einem Managementsystem nach ISO/IEC 42001 oder ISO/IEC 27001 ordnet die Dokumentation die KI-Funktionen den Normabschnitten zu. Ausgewiesen ist, welche Produkteigenschaft zu einer Maßnahme beiträgt; erfüllt wird eine Maßnahme nie durch das Produkt allein, sondern in Ihrem Managementsystem. Eine Zertifizierung des Produkts oder der AMNAU GmbH wird damit nicht behauptet.

ISO/IEC 42001 (KI-Managementsystem)

ISO/IEC 27001, Anhang A

Die vollständige Zuordnung, auch zu den Artikeln der DSGVO, der EU-KI-Verordnung und des Betriebsverfassungsgesetzes, steht in Anhang H der Dokumentation.

Die Dokumentation ist als Arbeitsgrundlage für Ihre Prüfung gebaut: für Audits, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Sicherheitsfragebögen und die Beteiligung des Betriebsrats. Die Vorlagen gibt es zusätzlich als bearbeitbare Word-Datei.

Die Antworten aus Anhang G der Dokumentation, für die Übernahme in Sicherheitsfragebögen und Lieferantenbewertungen. In der PDF steht zu jeder Antwort der Verweis auf die Fundstelle.

Version

1.0

Stand

05.10.2026

Produktstand

WORKSPACE.PM 2.0.10

Herausgeber

AMNAU GmbH, Kronenstraße 13, 30161 Hannover

Rückfragen und Hinweise auf Fehler

info@amnau.de

Wir prüfen die Dokumentation mit jedem Release; Werkzeugkatalog und Systemtexte werden dabei aus dem Quellcode neu erzeugt. Mindestens einmal im Jahr wird sie vollständig durchgesehen. Änderungen, die auf Ihrer Seite eine erneute Prüfung erfordern, etwa neue KI-Funktionen oder geänderte Voreinstellungen, sind im Änderungsverzeichnis als prüfrelevant gekennzeichnet.

In der SaaS-Edition steht eine neue KI-Funktion nach einem Update sofort allen mit der Berechtigung generativeAi zur Verfügung; in der selbst betriebenen Edition bestimmen Sie den Zeitpunkt der Aktualisierung.

Weiterführend

• Sicherheit & Compliance
• KI-Assistent Ace
• KI-Assistenten per MCP verbinden