Alle Vorhaben Ihrer Verwaltung an einer Stelle
In Bau, Digitalisierung, Bildung und Sozialem laufen Vorhaben nebeneinander her. Jedes Amt führt seine eigene Liste, die Gesamtsicht entsteht erst, wenn der Rat danach fragt - und dann per Rundmail. WORKSPACE.PM führt Ihre Vorhaben in einem Register zusammen: mit Sachstand, Budget, Fristen und dem Beschluss, auf dem sie beruhen.
Oder das Produkt zuerst selbst ansehen: 30 Tage kostenlos testen →
Ein Stand, den Sie vorlegen können - nicht einer, den Sie zur Sitzung erst erzeugen.
Woran die Steuerung in der Praxis scheitert
Vier Punkte, die in fast jeder Verwaltung wiederkehren - unabhängig von Größe und Ämterzuschnitt.
Niemand kennt die Gesamtzahl der laufenden Vorhaben
Was als Projekt gilt, definiert jeder Fachbereich für sich. Wer die Vorhaben der Verwaltung zusammenzählen will, fragt herum und bekommt vier Listen in vier Formaten zurück.
Sachstände sind so aktuell wie die letzte Nachfrage
Der Bericht an den Rat entsteht kurz vor der Sitzung aus Zulieferungen. Zwischen zwei Sitzungen weiß niemand verlässlich, wo ein Vorhaben gerade steht.
Beschluss und Umsetzung liegen in getrennten Welten
Der Beschluss steht im Ratsinformationssystem, die Arbeit passiert im Fachbereich. Die Frage, wie weit die Umsetzung ist, lässt sich nur durch Nachfragen beantworten.
Fördermittelfristen tauchen nirgends gebündelt auf
Mittelabruf und Verwendungsnachweis hängen an einzelnen Personen und deren Kalendern. Fällt jemand aus, fällt die Frist mit aus.
Erstens: ein Register, das den Stand kennt
Ein Sachstand, den Sie jederzeit vorlegen können, statt ihn zum Sitzungstermin erst zu erzeugen.
Zweitens: priorisieren, ohne den Fachbereich zu brüskieren
Jede Amtsleitung hat gute Gründe für ihr Vorhaben. Ein nachvollziehbares Verfahren ersetzt das Ringen um Aufmerksamkeit.
Bewertungsverfahren
Eine Reihenfolge, die Sie erklären können
Fachbereiche melden ihre Vorhaben an, mehrere Stellen bewerten unabhängig voneinander, und am Ende steht eine Rangfolge mit Begründung - statt einer Entscheidung, die nach Kassenlage aussieht.
Bewertet wird nach festgelegten Kriterien durch mehrere Fachbereiche. Die Reihenfolge ergibt sich daraus - nicht aus dem Eingangsdatum.
- Jedes Vorhaben durchläuft dieselben Kriterien, unabhängig davon, wer es eingereicht hat.
- Die Bewertungen mehrerer Fachbereiche stehen nebeneinander und bleiben nachvollziehbar.
- Zurückgestellt ist nicht abgelehnt: Die Begründung bleibt am Vorhaben und lässt sich später aufrufen.
Drittens: nachhalten, was beschlossen wurde
Eine Wahlperiode dauert fünf Jahre. Ein Schulneubau länger.
Umsetzungsregister
Was aus dem Beschluss geworden ist
Aus dem Beschluss werden Maßnahmen mit Zuständigkeit und Frist. Der Umsetzungsstand ergibt sich daraus - und steht auch dann bereit, wenn zwischen zwei Sitzungen jemand nachfragt.
Erweiterung der Grundschule Nord
Vergabe der Planungsleistungen
Bauamtbis 31.03.
Förderantrag Schulbau einreichen
Kämmereibis 30.04.
Baubeschluss vorbereiten
Bauamtbis 15.06.
Umsetzungsstand
Ergibt sich aus den Maßnahmen, statt vor der Sitzung abgefragt zu werden.
- Jede Maßnahme trägt eine zuständige Stelle und eine Frist, nicht nur eine Zeile in der Niederschrift.
- Der Stand wird aus den Maßnahmen berechnet, statt ihn vor der Sitzung zusammenzutragen.
- Die Historie bleibt am Beschluss - auch über den Wechsel der Wahlperiode hinaus.
Ihr Betriebsmodell, Ihr Vergabeverfahren
SaaS, dediziertes Managed Hosting oder vollständig im eigenen Rechenzentrum - mit Daten in Deutschland.
SaaS
Gehosteter Service, sofort startklar.
Managed Hosting
Ihr eigener, dedizierter Server - von uns betrieben.
On-Premises
Komplett im eigenen Rechenzentrum, volle Souveränität.
Für Ihr Vergabeverfahren stellen wir die nötigen Unterlagen bereit - vom Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bis zu den Angaben zum Rechenzentrumsstandort, die Ihre IT-Sicherheit für die Freigabe braucht.
Mehr zu Sicherheit & ComplianceFür alle, die kommunale Vorhaben steuern
Drei Perspektiven auf dieselben Daten - jede mit ihrem eigenen Blick.
Damit die Lizenzfrage nicht die Zuständigkeit ersetzt
Wer nach Zugängen lizenziert, entscheidet unfreiwillig mit, welches Amt mitarbeiten darf. Dann bekommt die zentrale Steuerung Zugänge und die Fachbereiche liefern weiter Tabellen zu - und genau die Gesamtsicht, um die es ging, entsteht wieder nicht.
Deshalb rechnen wir für Kommunen anders - als Kommunallizenz: ein Festpreis für Ihre gesamte Verwaltung, mit einem Lizenzrahmen, der Ihre Verwaltung abdeckt, statt einer Staffel nach Zugängen.
Lizenzen für Ihre gesamte Verwaltung
Der Lizenzrahmen wird an Ihrer Verwaltung bemessen und großzügig darüber angesetzt. Wer an einem Vorhaben mitarbeitet, bekommt einen Zugang.
Festpreis mit Preisgarantie
Ein Betrag, den Sie unverändert in die Haushaltsplanung übernehmen können - und der auch dann noch gilt, wenn ein weiteres Amt hinzukommt.
Planbarkeit, keine Bindung
Festpreis heißt nicht Lock-in: Das Betriebsmodell bleibt Ihre Wahl bis hin zum eigenen Rechenzentrum, und über die offene Schnittstelle kommen Sie jederzeit an Ihre Daten.
Berechtigt sind Ihre Verwaltung und die mit ihr verbundenen Einheiten
Kommunale Vorhaben enden selten an der Grenze der Kernverwaltung: Der Bauhof ist ein Eigenbetrieb, die Wasserversorgung ein Zweckverband, die Entwicklungsgesellschaft eine eigene Gesellschaft - und alle arbeiten an denselben Vorhaben mit. Sie können deshalb auf Wunsch mit hinein, ohne dass daraus ein zweites Vergabeverfahren wird. Der Lizenzrahmen ist genau darauf zugeschnitten: Er umfasst, wer zu Ihrer Verwaltung gehört.
Fragen aus Kommunen
Die häufigsten Punkte aus Gesprächen mit zentraler Steuerung, Kämmerei und IT - klar beantwortet.
Ihr Ratsinformationssystem bildet den politischen Willensbildungsprozess ab: Vorlagen, Tagesordnungen, Beschlüsse. WORKSPACE.PM setzt danach an und steuert die Umsetzung - wer bis wann was macht, was ein Vorhaben kostet, wo es steht und welche Fristen daran hängen. Beide Systeme ersetzen einander nicht; das eine dokumentiert die Entscheidung, das andere trägt sie durch die Verwaltung.
Fachbereiche melden ihre Vorhaben strukturiert an, mehrere Stellen bewerten sie unabhängig nach festgelegten Kriterien, und jede Entscheidung wird mit Begründung dokumentiert. Zusätzlich lassen sich Haushaltsvarianten nebeneinander durchspielen, bevor der Rat entscheidet. Das Ergebnis ist eine Reihenfolge, die Sie einem Fachbereich sachlich erklären können - nicht nur mit der Kassenlage.
Die Vorhaben laufen weiter, die Historie bleibt. Jeder Beschluss trägt seinen Umsetzungsstand, jede Entscheidung ihre Begründung, und das Vorgangswissen liegt dokumentiert vor statt nur im Kopf einzelner Mitarbeitender. Ein neuer Rat oder eine neue Dezernentin sieht damit den tatsächlichen Stand, statt sich ihn erklären zu lassen.
Ja. Zugriff und Zuständigkeit regeln Sie je Amt, Fachbereich oder einzelnem Vorhaben. Die zentrale Steuerung und die Kämmerei behalten dabei die verdichtete Sicht über alle Vorhaben, ohne dass jedes Amt die Details der anderen einsehen muss.
Die Verarbeitung läuft nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Betrieben wird wahlweise als SaaS, als dediziertes Managed Hosting oder vollständig in Ihrem eigenen Rechenzentrum, mit Daten in Deutschland. Für Ihr Verfahren stellen wir die üblichen Unterlagen bereit, darunter Referenzen und die Angaben zum Rechenzentrumsstandort.
Die Kommunallizenz ist unser Sonderkonditionsmodell für Kommunen: ein Festpreis für Ihre gesamte Verwaltung mit Preisgarantie, statt einer Staffelung nach Zugängen. Der Lizenzrahmen wird an Ihrer Verwaltung bemessen und großzügig darüber angesetzt. Berechtigt sind Ihre Verwaltung und die mit ihr verbundenen Einheiten, auf Wunsch also auch Eigenbetriebe, Zweckverbände und kommunale Gesellschaften. Sprechen Sie uns an, dann rechnen wir den Rahmen für Ihre Verwaltung konkret durch.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Verwaltung
Wir zeigen Ihnen WORKSPACE.PM an einem Vorhaben aus Ihrem Haus - konkret, nicht als Standard-Demo.