Was im Meeting beschlossen wird, wird auch erledigt
Aus jedem Diskussionspunkt wird eine Aufgabe mit Verantwortlichem, Frist und Platz auf dem Board - nachverfolgt bis zur Erledigung, über alle Termine hinweg.
Protokoll
Aufgaben
Der Beschluss war klar. Was daraus wurde, weiß niemand.
Aufgaben aus Besprechungen leben in Protokollen, auf Notizzetteln und in Köpfen - und genau dort versanden sie.
Im Protokoll begraben
Aktionspunkte stehen im Protokoll, aber niemand arbeitet ein Protokoll ab. Ohne Platz auf dem Board passiert nichts.
Keiner fühlt sich zuständig
Ohne klaren Verantwortlichen und Termin bleibt jede Aufgabe ein unverbindlicher Vorsatz.
Jedes Meeting beginnt von vorn
Die ersten zwanzig Minuten gehen dafür drauf, den Stand der letzten offenen Punkte zu rekonstruieren.
Keine Sicht über die Termine hinweg
Projektleitung und PMO sehen nicht, welche Zusagen aus welchem Jour fixe noch offen sind.
Vom gesprochenen Wort zur erledigten Aufgabe
Vier Schritte - ohne Werkzeugwechsel, ohne doppelte Pflege.
Festhalten
Während der Mitschrift wird ein Punkt zur Aufgabe - direkt aus dem Protokoll heraus.
Zuweisen
Verantwortlichen, Frist und Priorität setzen, solange alle am Tisch sitzen.
Verfolgen
Die Aufgabe landet auf dem Kanban-Board und bleibt mit dem Meeting verknüpft.
Auswerten
Offene Punkte und Beschlüsse rollen über die ganze Terminserie auf.
Aus dem Protokoll
Aufgaben entstehen beim Mitschreiben - nicht danach
Verlinken Sie Personen und Karten direkt im Protokolltext. Aus einem Satz in der Mitschrift wird eine echte Aufgabe, ohne den Editor zu verlassen.
- @-Erwähnung im Fließtext verknüpft Person oder Kanban-Karte
- Fokus-Modus für die ablenkungsfreie Live-Mitschrift
- Beschluss und Aufgabe hängen am selben Protokolleintrag
- Nichts geht zwischen Notiz und Umsetzung verloren
Beschluss: Angebote von zwei Lieferanten vergleichen.
Aufgabe: Angebot einholen - @L. Web
Angebot Lieferant B einholen
aus MeetingVerantwortung & Frist
Eine Aufgabe wird verbindlich, wenn Name und Termin dranstehen
Jede Meeting-Aufgabe trägt Verantwortlichen, Fälligkeit und Priorität. Die Erinnerung meldet sich von selbst, bevor die Frist reißt.
- Verantwortlicher und Mitarbeitende pro Aufgabe
- Fälligkeitsdatum, optional an einen Meilenstein gekoppelt
- Automatische Erinnerung mit einstellbarer Vorlaufzeit
- Priorität und Labels für die spätere Sortierung
Auf dem Board
Jede Zusage bekommt einen sichtbaren Platz
Meeting-Aufgaben laufen auf demselben Kanban-Board wie die übrige Projektarbeit - mit der Besprechung als Herkunft fest verknüpft.
- Aufgabe gehört gleichzeitig zu Projekt und Meeting
- Status per Drag & Drop von Offen bis Erledigt
- Herkunft „aus Meeting“ bleibt jederzeit sichtbar
- Board-, Listen- und Eisenhower-Ansicht je nach Bedarf
Angebot einholen
Layout-Freigabe senden
Testumgebung bereitstellen
Protokoll versenden
Neue Aufgabe für Sie
Angebot Lieferant B einholen · fällig Fr
Aktivität
L. Weber hat die Karte erstellt
@M. Koch erwähnt - als Mitarbeitend hinzugefügt
Status: Offen → In Arbeit
Erinnerung: fällig in 2 Tagen
M. Koch
Angebot ist angefragt, Rückmeldung bis Donnerstag.
Benachrichtigt & gemeinsam
Der Verantwortliche erfährt es sofort - nicht erst im Protokoll-Versand
Bei der Zuweisung geht eine Benachrichtigung raus. Rückfragen, Erwähnungen und jeder Statuswechsel bleiben an der Aufgabe dokumentiert.
- Benachrichtigung an Verantwortliche direkt bei der Zuweisung
- Wer im Kommentar erwähnt wird, ist automatisch beteiligt
- Aktivitätsverlauf zeigt jeden Statuswechsel mit Zeitstempel
- Zentraler Posteingang bündelt Aufgaben, Beschlüsse und Fristen
Über Termine hinweg
Offene Punkte wandern selbst auf die nächste Agenda
Was bis zum nächsten Termin nicht erledigt ist, markieren Sie einmal - und es steht automatisch auf der Tagesordnung des Folgetermins.
- „Auf nächste Agenda mitnehmen“ mit einem Klick
- Offene Aufgabe erscheint oben im nächsten Termin der Serie
- Bestehende Karten lassen sich jedem Meeting hinzufügen
- Kein Punkt fällt mehr zwischen zwei Terminen durch
Testumgebung bereitstellen
Agenda
4
Offen
12
Erledigt
5
Beschlüsse
Letzte Termine
Auch projektweit über alle Besprechungen
Serie & PMO
Der ganze Jour fixe auf einen Blick - offene Aufgaben und Beschlüsse
Über eine Terminserie oder ein ganzes Projekt hinweg sehen Sie gebündelt, welche Aufgaben noch offen sind und welche Entscheidungen bereits gefallen sind.
- Offene Aufgaben über alle Termine der Serie gebündelt
- Alle Beschlüsse der Serie an einem Ort
- Auch projektweit über sämtliche Besprechungen
- Die Übersicht, die Projektleitung und PMO für die Steuerung brauchen
Zusätzlicher Aufwand? Im Gegenteil.
Meeting-Aufgaben sollen Arbeit abnehmen, nicht neue schaffen.
Die KI macht den Anfang
Der Assistent entwirft die Aufgabe auf Zuruf und legt sie nach Ihrer Bestätigung an - Sie prüfen nur noch.
Es erinnert von selbst
Nahende Fristen melden sich automatisch. Sie müssen keine Liste im Kopf behalten.
Keine doppelte Pflege
Die Aufgabe existiert genau einmal - auf dem Board und im Meeting zugleich, ohne Abtippen in ein zweites Werkzeug.
Nicht nur Aufgaben - auch Beschlüsse werden nachvollziehbar
Jede Besprechung hält Entscheidungen mit Verantwortlichem und Freigabestatus fest. Aufgaben und Beschlüsse ergeben zusammen das lückenlose Protokoll.
Häufige Fragen
Alles, was Sie über Meeting-Aufgaben in WORKSPACE.PM wissen müssen.
Nein. Eine Meeting-Aufgabe ist dieselbe Kanban-Karte, die auch im Projekt läuft - nur zusätzlich mit dem Meeting verknüpft. Sie pflegen sie an einer Stelle und sehen sie an beiden.
Bei der Zuweisung geht eine eigene Benachrichtigung an die verantwortliche Person. Zusätzlich erinnert das System automatisch, bevor die Frist erreicht ist.
Ja. Terminserien haben eine eigene Auswertung: offene Aufgaben und Beschlüsse laufen über alle Termine der Serie zusammen, und offene Punkte lassen sich auf die nächste Agenda mitnehmen.
Die Sichtbarkeit folgt den Projekt- und Board-Rechten. Verantwortliche und Beteiligte sehen ihre Aufgaben in jeder Ansicht; Projektleitung und PMO sehen die Aufrollung über Serie und Projekt.
Protokolle inklusive Aufgaben und Beschlüsse lassen sich als PDF oder Markdown exportieren - für Verteiler ohne Systemzugang oder zur Archivierung.
Machen Sie aus dem nächsten Meeting Ergebnisse statt Notizen
Testen Sie WORKSPACE.PM 30 Tage kostenlos und verwandeln Sie Besprechungen in nachverfolgte Aufgaben - mit Ihren echten Terminen.