Wiederkehrende Prozesse erledigen sich von selbst
Modellieren Sie Freigaben, Onboardings und Eskalationen einmal visuell - WORKSPACE.PM führt sie danach automatisch aus, erinnert an Fristen und zeigt Ihnen jederzeit, wo jeder Vorgang steht.
Trigger · Antrag eingereicht
Dieselben Handgriffe, jede Woche neu
Prozesse, die immer gleich ablaufen, kosten trotzdem jedes Mal manuelle Arbeit - und niemand sieht, wo es klemmt.
Immer dieselben Schritte von Hand
Jede Freigabe, jedes Onboarding, jede Statusmeldung läuft manuell - dieselben E-Mails, dieselben Erinnerungen, immer wieder neu.
Freigaben versanden im Postfach
Anfragen bleiben liegen, niemand weiß, wer als Nächstes dran ist, und ohne Nachhaken passiert schlicht nichts.
Prozesse leben in Köpfen und Excel
Wie ein Vorgang genau abläuft, weiß nur, wer ihn schon einmal gemacht hat - nicht nachvollziehbar, nicht übergabefähig.
Kein Überblick über Durchlaufzeiten
Wo es hakt, welcher Schritt bremst, wie lange etwas dauert - dazu gibt es keine Zahlen, nur Bauchgefühl.
Von der Idee zum laufenden Prozess
Vier Schritte - danach läuft der Prozess ohne Sie.
Modellieren
Prozess visuell zusammenziehen - per fertiger Vorlage oder auf leerer Leinwand.
Auslösen
Manuell mit einem Klick starten oder automatisch durch ein Ereignis.
Abarbeiten
Aufgaben, Genehmigungen und Systemaktionen laufen der Reihe nach ab.
Messen
Das Dashboard zeigt Durchlaufzeiten, SLA-Einhaltung und Engpässe.
Visueller Prozesseditor
Prozesse modellieren wie ein BPMN-Diagramm
Ziehen Sie Start, Aufgaben, Genehmigungen, Gateways und Systemaktionen per Drag & Drop auf die Leinwand und verbinden Sie sie zum Ablauf - verständlich für Fachbereich und IT gleichermaßen.
- 12 Knotentypen: Start/Ende, Nutzeraufgabe, Genehmigung, Systemaufgabe, Gateway XOR & AND, Bedingung, Timer, Kommentar, Swimlane und Zone
- Undo/Redo und eine Validierung, die Fehler anzeigt, ohne das Speichern zu blockieren
- Als Vorlage speichern - häufige Abläufe starten nicht bei einer leeren Leinwand
Palette
Zugewiesen
M. Berg · Genehmiger
Aufgaben & Genehmigungen
Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und eine Frist
Weisen Sie Aufgaben und Genehmigungen an Person, Gruppe oder Rolle zu, setzen Sie Fristen in Stunden oder Tagen und lassen Sie Entscheidungen strukturiert dokumentieren - statt formlosem Freitext im Postfach.
- Frist in Werktagen, Kalendertagen oder Stunden - mit Erinnerung vor Ablauf und Eskalation an eine andere Person danach
- Eigene Formularfelder als echte Pflichtfelder, Kommentarpflicht bei Ablehnung oder Freigabe
- Wer entscheiden darf, prüft das System serverseitig - inklusive Gruppen- und Rollenmitgliedschaft
Automatisierungsaktionen
Sechs Aktionen, die ganz ohne Zutun ablaufen
Eine Systemaufgabe erledigt einen Schritt vollautomatisch - von der Benachrichtigung bis zur fertigen PDF, ohne dass jemand eingreifen muss.
- Benachrichtigen, Status ändern, Aufgabe erstellen, Feld aktualisieren, Webhook auslösen oder PDF generieren
- Status ändern für Projekt, Risiko, Idee, Kanban-Karte oder Demand - je mit eigenem Statuswerteset
- Platzhalter aus dem Prozesskontext werden automatisch in Texte eingesetzt
Benachrichtigung
an Person oder Gruppe
Status ändern
Projekt · Risiko · Idee · Karte
Aufgabe erstellen
mit Zuweisung & Frist
Feld aktualisieren
Wert automatisch setzen
Webhook auslösen
Fremdsystem anstoßen
PDF generieren
Dokument aus Vorlage
Ereignis
Risiko eskaliert
Bedingung
Schweregrad = hoch
Eskalations-Workflow
Weitere Ereignisse
Ereignis-Trigger
Der Prozess startet, sobald etwas passiert
Verknüpfen Sie ein Ereignis wie „Risiko eskaliert“ oder „Projekt archiviert“ mit einem Workflow - er läuft automatisch an, ganz ohne manuellen Anstoß.
- Bedingungsfilter aus Feld, Operator und Wert starten den Workflow nur, wenn es wirklich passt
- Der automatische Start läuft unter einem System-Akteur - nachvollziehbar und unabhängig von der auslösenden Person
- Oder klassisch: den Prozess direkt aus der Workflow-Liste per Klick starten
Nachvollziehbar & steuerbar
Jeder Vorgang als Zeitleiste - nicht nur als Statuswert
Die Instanz-Detailseite zeigt jeden Schritt mit Verantwortlichem und Zeitpunkt. Beteiligte sehen den Verlauf, Administratoren behalten die Steuerung.
- Schritt-Timeline und Prozessdiagramm für jeden laufenden und abgeschlossenen Vorgang
- Laufende Prozesse abbrechen oder einen wartenden Schritt an jemand anderen neu zuweisen
- Versionshistorie mit Changelog - jede Prozessänderung bleibt dokumentiert
Gestartet
System·erledigt
Freigabe erteilt
M. Berg·erledigt
Konto angelegt
Systemaufgabe·erledigt
Willkommens-PDF
Systemaufgabe·läuft
Abschluss
-·offen
12
94%
7
2,4 T
Prozess-Status
Größter Engpass
Schritt „Rechtsprüfung“
Prozess-Cockpit
Prozessleistung auf einen Blick - für das ganze PMO
Das Workflow-Dashboard bündelt alle Prozesse: SLA-Einhaltung, Durchlaufzeiten, Engpässe und Eskalationen - ohne einzelne Instanzen durchzuklicken.
- Zehn Widgets: aktive Workflows, SLA-Compliance, offene Genehmigungen, Abschlussquote, Heatmap, Trend, Durchlaufzeiten, Engpässe, Eskalationen und Status-Verteilung
- Filter nach Zeitraum und Workflow-Typ
- Widgets per Drag & Drop ein- und ausblenden - jedes PMO sieht genau, was es braucht
Automatisierung, die nicht zur Last wird
Kein schwergewichtiges Freigabe-Ritual, kein leeres Blatt, kein stilles Verfallen.
Kein Freigabe-Gate
Ein Workflow ist ab der ersten Sekunde startbar und bleibt jederzeit editierbar. Kein Entwurfs-, Freigabe- oder Archivstatus blockiert Sie.
Vorlagen statt leerer Leinwand
Genehmigungen, Eskalationen und andere Klassiker starten mit einer fertigen System-Vorlage, die Sie nur anpassen.
Es erinnert und eskaliert von selbst
Fristen, Erinnerungen und Eskalationswege sind Teil des Prozesses - nichts verfällt still im Postfach.
Routine automatisieren, Denkarbeit dem KI-Assistenten überlassen
Workflows erledigen die wiederkehrenden Schritte deterministisch und nachvollziehbar. Wo es um Recherchieren, Zusammenfassen und Entscheiden geht, übernimmt der WORKSPACE-KI-Assistent mit echtem Werkzeugzugriff.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Was PMOs und Administratoren vor der Einführung wissen wollen.
Nein. Der Editor ist ein Drag-&-Drop-Werkzeug - Sie ziehen Knoten auf die Leinwand und verbinden sie. Für den Start gibt es fertige System-Vorlagen, die Sie nur anpassen. BPMN-Vorwissen hilft, ist aber keine Voraussetzung.
Sie bearbeiten den Workflow einfach weiter - es gibt kein Freigabe-Gate, das Sie ausbremst. Jede Änderung können Sie als nummerierte Version mit Changelog festhalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann was geändert hat.
Ja. Eine Systemaufgabe kann einen Webhook auslösen und so ein Fremdsystem anstoßen. Umgekehrt startet ein Workflow automatisch, sobald ein Ereignis in WORKSPACE.PM eintritt - etwa wenn ein Risiko eskaliert oder ein Projekt archiviert wird.
Das Anlegen und Bearbeiten liegt bei der Administration. Wer einen einzelnen Schritt entscheiden darf, berechnet das System serverseitig - inklusive Gruppen- und Rollenmitgliedschaft. Beteiligte sehen den Verlauf ihrer Vorgänge auch ohne Administrationsrechte.
Ja. Das Workflow-Dashboard zeigt SLA-Einhaltung, Durchlaufzeiten, Engpässe und Eskalationen über alle Prozesse hinweg - mit Filtern nach Zeitraum und Workflow-Typ.
Automatisieren Sie Ihren ersten Prozess noch heute
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