Projektauftrag Vorlage (Word) - kostenlos herunterladen

Was ein Projektauftrag ist und wozu Sie ihn brauchen

Der Projektauftrag ist die Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung, mit der ein Projekt offiziell beginnt. Er hält fest, warum das Projekt gemacht wird, was am Ende da sein soll, was ausdrücklich nicht dazugehört, wie viel Geld und Zeit es gibt und wer entscheidet. Im Englischen heißt das Dokument Project Charter; in deutschen Verwaltungen und Unternehmen kursieren daneben Projektantrag, Projektvereinbarung, Projektdefinition und Projektbeschreibung - die Begriffe überschneiden sich, das Blatt ist im Kern dasselbe.

Ein kleiner Unterschied ist trotzdem sinnvoll: Der Projektantrag ist die Fassung vor der Entscheidung, mit der jemand um Freigabe bittet. Der Projektauftrag ist die Fassung nach der Entscheidung, mit Unterschrift. Diese Vorlage funktioniert für beides - der Antrag ist der Auftrag ohne das Freigabefeld.

Der Projektauftrag ist ein bis drei Seiten lang. Länger wird er nur, wenn Anhänge hineinrutschen, die woanders hingehören: der Projektplan, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, das Lastenheft. Darauf verweist der Auftrag, er enthält sie nicht.

Die Vorlage gibt es als Word-Datei und als PDF, dazu das ausgefüllte Muster aus dem fiktiven Projekt „Bürgerservice-Portal“ der Stadt Lindenau, das oben steht - dasselbe Projekt, das auch im Projektsteckbrief, im Statusbericht und in der Stakeholderanalyse dieser Sammlung vorkommt.

So füllen Sie die Projektauftrag-Vorlage aus

Der Reihe nach von oben, aber mit einer Ausnahme: Schreiben Sie die Nicht-Ziele, bevor Sie die Ziele ausformulieren. Wer zuerst aufschreibt, was nicht kommt, formuliert das Ziel danach schärfer. Im Lindenau-Beispiel ist das Portal ohne Ablösung des Meldeverfahrens ein anderes Projekt als mit - und das muss der Auftraggeber wissen, bevor er unterschreibt.

Die Ausgangslage braucht Zahlen: wie viele Anträge, welche Wartezeit, welcher Beschluss. Das Projektziel braucht ein Datum und eine Messgröße. Bei den Lieferergebnissen fragen Sie sich zu jeder Zeile, ob man sie abnehmen kann - ein Handbuch ja, „Akzeptanz schaffen“ nein. Meilensteine sind Ergebnisse mit Datum, nicht Phasen; „Konzeptphase“ ist kein Meilenstein, „Fachkonzept freigegeben am 31.07.“ schon.

Beim Budget trennen Sie externes Geld und interne Personentage. Das externe Geld steht im Haushalt oder im Kostenplan und wird kontrolliert; die Personentage sind das, was die Fachbereiche später als „hatten wir nicht abgesprochen“ zurückweisen, wenn sie nicht im Auftrag stehen. Risiken: die drei größten, jeweils mit Gegenmaßnahme. Annahmen: das, worauf Termin und Budget beruhen - fällt eine Annahme, gilt der Auftrag nicht mehr so.

Zuletzt die Freigabe mit Datum und Version. Wird der Auftrag später geändert, gibt es eine Version 1.1 mit neuer Unterschrift, keine stille Überschreibung. Die nummerierten Hinweise am Blatt oben gehen die Felder einzeln durch.

Typische Fehler im Projektauftrag

Das Ziel ist ein Wunsch

„Den Bürgerservice moderner machen“ - das unterschreibt jeder, und niemand kann später sagen, ob es erreicht wurde. Ein Ziel hat eine Messgröße und ein Datum. Wenn Sie beides nicht angeben können, ist das Projekt noch nicht reif für einen Auftrag.

Keine Nicht-Ziele

Das Feld bleibt leer, weil es unangenehm ist, dem Fachbereich zu sagen, dass seine E-Akte nicht dazugehört. Sechs Monate später kommt genau diese Erwartung als Änderungsantrag zurück, und dann ist sie teurer.

Meilensteine sind Phasen

„Konzeptphase, Umsetzungsphase, Einführungsphase“ - das sind Zeiträume, keine Ergebnisse. Ein Meilenstein ist erreicht oder nicht; eine Phase ist immer irgendwie „zu 80 Prozent“.

Interne Personentage fehlen

Das Budget nennt die 480.000 € für den Dienstleister, aber nicht die 260 Personentage aus den Fachbereichen. Die tauchen dann im dritten Monat als Kapazitätskonflikt auf, den niemand vereinbart hat.

Der Auftrag wird nie aktualisiert

Nach der ersten Änderung (neues Budget, neuer Termin) gilt die Version 1.0 weiter, weil niemand die Unterschriften noch einmal einholen will. Ab da beruft sich jeder auf ein anderes Dokument.

Ab wann die Word-Vorlage nicht mehr reicht

Für ein Projekt im Jahr ist die Datei völlig in Ordnung. Schwierig wird es, wenn ein PMO oder eine Verwaltung zwanzig Projektanträge im Jahr bekommt und entscheiden muss, welche davon laufen: Dann liegen zwanzig Word-Dateien in zwanzig Postfächern, keine ist vergleichbar, und die Frage „wie viele Anträge sind gerade offen“ beantwortet niemand aus dem Stand.

In WORKSPACE.PM ist der Projektantrag ein Datensatz mit Bearbeitungsstatus, der nach der Genehmigung zum Projekt wird: