Projektsteckbrief - Bürgerservice-Portal (BSP-2026)
- Auftraggeber
- Erster Stadtrat, Beschluss des Stadtrats vom 12.03.2026
- Projektleitung
- Dr. Anke Berger, Leitung Organisationsentwicklung
- Laufzeit
- 01.05.2026 - 30.06.2027 (14 Monate)
- Budget
- 480.000 € (Haushaltsstelle 1.1110.935100)
- Status (Stand)
- In Umsetzung, Ampel gelb (Stand 31.12.2026)
- Ausgangssituation1
- Anträge auf Meldebescheinigungen, Wohngeld und Anwohnerparkausweise werden heute in Papierform gestellt. Im Bürgerbüro entstehen dadurch rund 9.000 manuelle Erfassungen im Jahr und Wartezeiten von bis zu drei Wochen.
- Projektziel2
- Bis zum 30.06.2027 sind die zwölf am häufigsten beantragten Leistungen der Fachbereiche Bürgerservice, Ordnung und Soziales online beantragbar; mindestens 40 Prozent dieser Anträge gehen im ersten Betriebsjahr digital ein.
- Nutzen3
- Bürgerinnen und Bürger stellen Anträge ohne Termin und ohne Papier; das Bürgerbüro gewinnt geschätzt 1,5 Vollzeitstellen für Beratung zurück; die Stadt erfüllt für diese Leistungen das Onlinezugangsgesetz.
- Abgrenzung4
- Nicht Teil des Projekts: die Ablösung des Fachverfahrens im Einwohnermeldewesen, die E-Akte im Bauamt und die Anbindung der städtischen Eigenbetriebe.
- Ergebnisse5
- Portal im Produktivbetrieb mit zwölf Online-Diensten · Anbindung an das Servicekonto des Landes · Schulungsunterlagen für 35 Sachbearbeitende · Betriebshandbuch
- Meilensteine6
- Fachkonzept freigegeben 31.07.2026 · Zuschlag erteilt 30.09.2026 · Pilotbetrieb mit drei Diensten 30.11.2026 · Alle zwölf Dienste online 30.04.2027 · Übergabe in den Regelbetrieb 30.06.2027
- Beteiligte7
- Fachbereich Bürgerservice (fachliche Leitung) · Fachbereiche Ordnung und Soziales (Fachexperten) · IT-Koordination (Betrieb, Schnittstellen) · Personalrat (Mitbestimmung) · Dienstleister Portalsoftware (nach Zuschlag)
- Risiken8
- Schnittstelle zum Fachverfahren Meldewesen nicht rechtzeitig verfügbar · Personalrat lehnt Prozessänderung ab (Dienstvereinbarung bis Oktober 2026) · Nachforderungen der Fachbereiche nach dem Fachkonzept
Hinweise zu den Feldern
- 1Ausgangssituation: Zwei Sätze, die jemand ohne Vorwissen versteht. Eine Zahl, die das Problem greifbar macht.
- 2Projektziel: Dasselbe Ziel wie im Projektauftrag, wörtlich. Wenn der Steckbrief ein anderes Ziel nennt als der Auftrag, glaubt man keinem.
- 3Nutzen: Nutzen ist nicht Ziel. Das Ziel ist, was das Projekt liefert; der Nutzen ist, was die Organisation davon hat - für Bürger, für die Verwaltung, rechtlich.
- 4Abgrenzung: Kurzfassung der Nicht-Ziele aus dem Projektauftrag. Gerade auf einer Seite wird das gern gestrichen - und dann gefragt.
- 5Ergebnisse: Vier bis sechs Stichpunkte, jeder ein abnehmbares Ergebnis.
- 6Meilensteine: Die fünf wichtigsten, mit Datum. Der Steckbrief zeigt eine Auswahl, der Projektplan alle.
- 7Beteiligte: Organisationseinheiten und Rollen, keine Namen außer Projektleitung und Auftraggeber - der Steckbrief soll über Personalwechsel hinweg gelten.
- 8Risiken: Die drei größten, ohne Bewertung und Maßnahmen - die stehen im Risikoregister.
Was ein Projektsteckbrief ist und wer ihn liest
Der Projektsteckbrief ist die Kurzbeschreibung eines Projekts auf einer Seite: Ziel, Nutzen, Abgrenzung, Ergebnisse, Meilensteine, Budget, Beteiligte, Risiken. Er heißt je nach Haus auch Projektprofil, Projektblatt, Projektübersicht, Factsheet oder - aus dem Englischen - Projekt-Onepager. Gemeint ist immer dasselbe Blatt.
Gelesen wird er von Leuten, die das Projekt nicht steuern, aber Bescheid wissen müssen: die Geschäftsführung oder der Bürgermeister vor einer Sitzung, ein neues Teammitglied in der ersten Woche, das PMO für die Portfolioübersicht, die Fachbereichsleitung, die gefragt wird, warum ihre Leute Personentage abgeben. Für die alle ist der Projektauftrag zu lang und der Statusbericht zu speziell.
Der Unterschied zum Projektauftrag: Der Auftrag ist die Vereinbarung mit Unterschrift, der Steckbrief die Zusammenfassung daraus. Der Unterschied zum Statusbericht: Der Statusbericht ändert sich monatlich, der Steckbrief nur, wenn sich das Projekt selbst ändert - neues Budget, neuer Endtermin, neue Abgrenzung.
Die Vorlage gibt es als Word-Dokument (eine Seite) und als PowerPoint-Folie mit derselben Struktur für Präsentationen und Projektübersichten, dazu als PDF. Das ausgefüllte Muster oben stammt aus dem fiktiven Projekt „Bürgerservice-Portal“ der Stadt Lindenau - demselben Projekt wie in den übrigen Vorlagen dieser Sammlung.
So füllen Sie die Steckbrief-Vorlage aus
Am einfachsten geht es, wenn der Projektauftrag schon existiert: Dann ist der Steckbrief eine Kürzung. Ziel wörtlich übernehmen, Nicht-Ziele auf einen Satz eindampfen, aus den Meilensteinen die fünf wichtigsten wählen, Budget und Laufzeit abschreiben. Wenn der Steckbrief vor dem Auftrag entsteht - etwa für einen Projektantrag -, schreiben Sie ihn so, dass er später wörtlich in den Auftrag übernommen werden kann.
Der Abschnitt, an dem die meisten hängen, ist der Nutzen. Das Ziel ist, was das Projekt liefert (zwölf Dienste online); der Nutzen ist, was die Organisation davon hat (keine Termine mehr nötig, 1,5 Stellen für Beratung, Onlinezugangsgesetz erfüllt). Wer beides in ein Feld schreibt, bekommt entweder ein unmessbares Ziel oder einen Nutzen, den niemand versteht.
Bei den Beteiligten stehen Organisationseinheiten und Rollen, keine Namen - bis auf Projektleitung und Auftraggeber. Der Steckbrief soll auch nach einem Personalwechsel stimmen. Bei den Risiken nur die Überschriften der drei größten; Bewertung und Maßnahmen gehören ins Risikoregister. Unter „Status (Stand)“ stehen nur Phase und Ampel zum Stichtag, etwa „In Umsetzung, Ampel gelb (Stand 31.12.2026)“; Begründung und Details stehen im Statusbericht.
Ein Steckbrief ist eine Seite. Wenn er länger wird, kürzen Sie, statt die Schrift zu verkleinern. Die nummerierten Hinweise am Blatt oben gehen die Felder einzeln durch.
Typische Fehler im Projektsteckbrief
- Der Steckbrief sagt etwas anderes als der Projektauftrag
- Das Ziel wurde für den Steckbrief „griffiger“ umformuliert, und jetzt gibt es zwei Ziele. Übernehmen Sie das Ziel wörtlich. Griffig darf die Ausgangssituation sein, nicht das Ziel.
- Nutzen und Ziel vermischt
- „Ziel: den Bürgerservice verbessern und Wartezeiten senken“ - das ist ein Nutzen, kein Ziel. Ohne messbares Ziel weiß am Ende niemand, ob das Projekt fertig ist.
- Zwei Seiten
- Auf Seite zwei liest niemand mehr. Wer den Steckbrief nicht auf eine Seite bekommt, hat entweder zu viele Meilensteine drin oder beschreibt schon die Lösung.
- Namen statt Rollen
- „Herr Müller, Frau Schulz, Herr Kaminski“ - nach dem ersten Wechsel ist das Blatt falsch. Rollen und Organisationseinheiten bleiben.
- Der Steckbrief wird zum Statusbericht
- Jemand trägt monatlich den Fortschritt ein, und der Steckbrief hat jetzt Versionen. Fortschritt, Begründungen und Maßnahmen gehören in den Statusbericht; im Steckbrief steht unter „Status (Stand)“ nur Phase und Ampel zum Stichtag. Sonst ändert er sich nur, wenn sich das Projekt ändert.
Ab wann die Word-Vorlage nicht mehr reicht
Für ein einzelnes Projekt ist die Datei genau richtig. Das Problem beginnt, wenn ein PMO fünfzehn Steckbriefe pflegt: Jeder liegt in einem anderen Ordner, das Budget im Steckbrief stimmt nicht mehr mit dem Kostenplan überein, und die Meilensteine wurden zuletzt im Frühjahr aktualisiert. Für die Portfolioübersicht werden die fünfzehn Blätter dann per Hand in eine Tabelle übertragen.
In WORKSPACE.PM ist der Steckbrief der Onepager des Projekts, und seine Kacheln zeigen die Projektdaten, die ohnehin gepflegt werden:
| In der Datei | WORKSPACE.PM |
|---|---|
| Laufzeit, Budget und Status werden im Steckbrief abgetippt und veralten still. | Die Rahmenbedingungen-Kachel stellt Plan- und Ist-Termine, Budget und Status gegenüber, mit verbleibenden oder überfälligen Tagen. |
| Die drei Risiken im Steckbrief sind die von vor vier Monaten. | Die Risiken-Kachel zeigt die wichtigsten offenen Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Risikowert und Maßnahmen, mit Absprung ins Register. |
| Beteiligte stehen als Text; wer aktuell im Team ist, weiß nur die Projektleitung. | Die Team-Kachel führt die Mitglieder mit Kennzeichnung von Projektleitung, Stellvertretung und Vorhabensverantwortung, auch Externe ohne Konto. |
| Für die Gremiensitzung wird der Steckbrief noch einmal in eine Folie übertragen. | Der Onepager wird mit der sichtbaren Kachelanordnung als PDF exportiert, für Lenkungsausschüsse oder Empfänger ohne Systemzugang. |
Diese Vorlage gibt es in WORKSPACE.PM als Projekt-Onepager
Jedes Projekt in WORKSPACE.PM hat einen Onepager: eine einseitige Zusammenfassung aus vordefinierten Kacheln für Übersicht, Kurzbeschreibung, Team, Rahmenbedingungen, Kennzahlen, Deliverables, Risiken und Finanzen. Die Kopfkachel trägt einen aus kritischen Risiken und überfälligen Arbeitspaketen berechneten Gesundheits-Score; die Deliverables-Kachel listet Container und Meilensteine mit Termin, Fortschritt und Status. Kurzbeschreibung, Ausgangssituation, Nutzen und Motivation werden auf der Projekt-Startseite als Widgets gepflegt. Der Onepager lässt sich als PDF exportieren.
Projekt-Onepager in WORKSPACE.PM ansehenDieselbe Vorlage mit Platzhaltern - zum Hochladen in WORKSPACE.PM
Die Word-Fassung gibt es zusätzlich mit Platzhaltern in doppelten geschweiften Klammern (etwa projekt.name) in den Feldern. Sie laden sie in WORKSPACE.PM unter Administration als Dokumentvorlage hoch; danach erzeugen Sie aus jeder Projektakte über „Aus Dokumentenvorlage“ einen Steckbrief, dessen Felder aus den aktuellen Projektdaten befüllt sind: Auftraggeber, Projektleitung, Laufzeit und Budget, Ausgangssituation, Ziel, Nutzen, Hauptrisiken, Deliverables, Meilensteine sowie Phase und Ampel aus dem letzten Statusbericht. „Beteiligte“ und „Abgrenzung“ haben keine Entsprechung in den Projektdaten; diese Platzhalter zeigt der Assistent beim Generieren an und lässt sie von Hand befüllen.
Häufige Fragen zur Steckbrief-Vorlage
01Was kostet die Vorlage, und muss ich mich anmelden?
Nichts, und nein. Die Dateien liegen direkt hinter den Links, ohne Formular und ohne E-Mail-Adresse.
02Was ist der Unterschied zwischen Projektsteckbrief und Projektauftrag?
Der Projektauftrag ist die Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleitung, ein bis drei Seiten, mit Unterschrift. Der Steckbrief ist die Zusammenfassung daraus auf einer Seite, ohne Unterschrift, für alle, die das Projekt kennen sollen. Beides gibt es hier als Vorlage mit demselben Beispielprojekt.
03Projektsteckbrief oder Projekt-Onepager - ist das dasselbe?
Ja. Onepager ist der englische Begriff, Steckbrief der deutsche; Projektprofil, Projektblatt und Factsheet meinen ebenfalls dasselbe Blatt. In WORKSPACE.PM heißt die Funktion Onepager.
04Wann nehme ich Word, wann PowerPoint?
Word für die Ablage und den Versand als Dokument, PowerPoint für Präsentationen und für Projektübersichten, in denen mehrere Steckbriefe als Folien hintereinanderliegen. Die Felder sind in beiden Fassungen gleich.
05Wie oft wird der Steckbrief aktualisiert?
Nur wenn sich das Projekt ändert - Budget, Endtermin, Abgrenzung, Projektleitung. Der monatliche Stand gehört in den Statusbericht, nicht in den Steckbrief.
06Läuft die Vorlage in LibreOffice?
Die Dateien enthalten keine Makros und nutzen nur Standardfunktionen von Word und PowerPoint. Die Schrift Calibri ersetzt LibreOffice durch das gleich breite Carlito, Zeilen- und Seitenumbrüche bleiben dadurch erhalten. Geprüft haben wir die Vorlage mit Microsoft Office.
07Darf ich die Vorlage anpassen und im Unternehmen einsetzen?
Ja, auch gewerblich, in beliebig vielen Projekten, mit eigenem Logo und eigenen Feldern. Nur Weiterverkauf und Veröffentlichung als eigene Vorlage sind ausgeschlossen.
Den Steckbrief aus den Projektdaten erzeugen statt ihn zu pflegen
Die Sandbox öffnet eine WORKSPACE.PM-Instanz mit Demoprojekten, ohne Registrierung. Öffnen Sie dort den Onepager eines Projekts und exportieren Sie ihn als PDF.
In fünf Minuten startklar, ohne Kreditkarte.