AKV-Matrix Vorlage (Excel) - kostenlos herunterladen

Was eine AKV-Matrix ist und wie sie sich von RACI unterscheidet

Die AKV-Matrix legt für jedes Arbeitspaket eines Projekts fest, wer welche Rolle hat: A für Aufgaben (wer macht es), K für Kompetenzen (wer darf entscheiden) und V für Verantwortung (wer steht dafür gerade). Man nennt sie auch Verantwortlichkeitsmatrix, Zuständigkeitsmatrix, Rollenmatrix oder Funktionendiagramm; im englischen Sprachraum ist die RACI-Matrix verbreitet (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Der Gedanke ist derselbe: eine Tabelle, in der Zeilen Arbeitspakete und Spalten Rollen sind und in den Zellen steht, wer was tut.

Der Unterschied zu RACI liegt in den Markern. RACI kennt vier; die hier verwendete Variante der AKV-Matrix sechs: E Entscheiden, P Planen, A Ausführen, M Mitsprechen (wird konsultiert, bringt fachlichen Input ein), K Kontrollieren, I Informieren. Das ist für Verwaltungs- und Industrieprojekte praktischer, weil Planen und Ausführen dort oft bei verschiedenen Leuten liegen und weil die Mitbestimmung (Personalrat, Betriebsrat) einen eigenen Marker braucht.

Wofür braucht man das Blatt? Für die zwei Fragen, die in jedem Projekt irgendwann gestellt werden: „Wer hat das eigentlich entschieden?“ und „Warum hat mich niemand gefragt?“ Eine Matrix mit Prüfspalte beantwortet beide vorher: Jede Zeile hat genau einen Entscheider, und jeder, der betroffen ist, steht mit M oder I drin.

Die Vorlage gibt es als Excel-Tabelle mit Prüfspalte und als PDF, dazu das ausgefüllte Muster oben aus dem fiktiven Projekt „Bürgerservice-Portal“ der Stadt Lindenau - mit zwei absichtlich roten Zeilen.

So füllen Sie die AKV-Matrix aus

Zeilen zuerst: Übernehmen Sie die Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan mit ihrer PSP-Nummer. Nicht die einzelnen Aufgaben - dann wird die Matrix zweihundert Zeilen lang und ab der dritten Woche pflegt sie niemand mehr. Zwanzig bis vierzig Zeilen sind bei einem mittleren Projekt normal.

Dann die Spalten: eine je Rolle oder Person. Rollen („Fachbereich Ordnung“) überleben Personalwechsel, Namen („Dr. Berger“) sind eindeutiger; im Beispiel steht beides, weil in Verwaltungsprojekten die Fachbereiche als Einheit auftreten und die Projektleitung eine Person ist. Externe (Dienstleister) bekommen eine eigene Spalte, der Personalrat auch.

Jetzt die Zellen, und zwar Zeile für Zeile, mit dem E zuerst: Wer entscheidet über dieses Arbeitspaket? Genau einer. Dann P (wer plant), A (wer führt aus - dürfen mehrere sein), M (wer wird gehört), K (wer prüft das Ergebnis), I (wer erfährt es). Nicht jede Zelle muss gefüllt sein; ein Strich ist auch eine Aussage.

Zum Schluss die Prüfspalte lesen. Im Beispiel ist Zeile 3.2 rot, weil niemand über die Datenschutz-Folgenabschätzung entscheidet, und Zeile 4.3, weil Auftraggeber und IT-Koordination beide ein E haben. Genau diese beiden Zeilen sind der Grund, die Matrix zu machen - die Diskussion darüber dauert länger als das Ausfüllen, und sie findet jetzt statt und nicht im Regelbetrieb. Die nummerierten Hinweise am Blatt oben gehen die Spalten einzeln durch.

Typische Fehler in der AKV-Matrix

Zwei Entscheider in einer Zeile

Auftraggeber und IT-Koordination haben beide ein E bei der Übergabe in den Regelbetrieb. Das fühlt sich im Workshop harmonisch an und führt im Oktober dazu, dass keiner von beiden entscheidet. Ein E je Zeile, ohne Ausnahme.

Die Projektleitung entscheidet alles

E in jeder Zeile bei der Projektleitung, weil das am einfachsten ist. Dann entscheidet sie auch über die Schnittstelle, für deren Betrieb die IT-Koordination geradesteht - und die IT-Koordination hält sich später nicht daran.

Matrix auf Aufgabenebene

Zweihundert Zeilen, jede einzelne Aufgabe aus dem Plan. Nach drei Wochen stimmt sie nicht mehr, und niemand liest sie. Arbeitspakete, nicht Aufgaben.

Mitbestimmung fehlt

Der Personalrat hat keine Spalte, weil er „nicht im Projekt mitarbeitet“. Sechs Monate später stoppt er die Schulung, weil er nie gefragt wurde. M überall, wo Arbeitsplätze betroffen sind.

Einmal ausgefüllt, nie geändert

Nach dem Zuschlag kommt der Dienstleister ins Projekt, nach dem Fachkonzept ändern sich die Arbeitspakete - die Matrix zeigt noch den Stand vom Kick-off. Nach jeder Änderung am Projektstrukturplan einmal durchgehen.

Ab wann die Excel-Vorlage nicht mehr reicht

Für ein Projekt mit einer Projektleitung, die die Matrix allein pflegt, ist Excel das richtige Werkzeug. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute daran arbeiten sollen: Der Fachbereich trägt seine Zuordnungen in einer Kopie ein, die IT-Koordination in einer anderen, und nach der zweiten Umplanung gibt es drei Fassungen, von denen keine zum Projektstrukturplan passt.

In WORKSPACE.PM ist die AKV-Matrix eine Seite im Projekt, die alle Berechtigten gemeinsam pflegen: