Stakeholderanalyse Vorlage (Excel, PowerPoint) - kostenlos herunterladen

Was eine Stakeholderanalyse ist und warum sie vor dem Projektplan kommt

Stakeholder sind alle, die ein Projekt beeinflussen können oder von ihm betroffen sind - Auftraggeber, Fachbereiche, Personalrat, Dienstleister, Behörden, Bürger, Presse. Die Stakeholderanalyse (im Deutschen auch Umfeldanalyse, Projektumfeldanalyse oder Interessengruppenanalyse; im Englischen Stakeholder Mapping) beantwortet für jeden von ihnen drei Fragen: Wie viel Einfluss hat er? Wie sehr kollidieren seine Interessen mit dem Projekt? Und wie steht er heute dazu? Aus den Antworten folgt, wen Sie einbinden, mit wem Sie den Dialog suchen, wen Sie nur informieren und wen Sie im Auge behalten.

Das Werkzeug dafür sind drei Ansichten derselben Liste: das Stakeholder-Register als Tabelle, das Umfeldanalyse-Raster (intern/extern gegen sachlich/sozial) und die Stakeholder-Matrix, in der Einfluss gegen Konfliktpotenzial aufgetragen wird - manche nennen sie Stakeholder-Portfolio, Kraftfeldanalyse oder Macht-Interesse-Matrix. Die vier Felder der Matrix ergeben die Strategie: partizipativ, diskursiv, restriktiv, repressiv.

Die Analyse gehört an den Projektstart, vor den Projektplan. Wer im Lindenau-Beispiel erst nach dem Zuschlag merkt, dass der Fachbereich Ordnung zwei Stellen verliert und der Personalrat eine Dienstvereinbarung will, plant um. Und sie ist nicht einmalig: Haltungen ändern sich, deshalb steht in der Vorlage ein Datum je Zeile und ein Termin für die nächste Durchsicht.

Die Vorlage gibt es als Excel-Tabelle mit Register, Umfeldraster und Matrix (Raster und Matrix füllen sich aus dem Register), als PowerPoint-Folie für die Präsentation im Lenkungsausschuss und als PDF, dazu das ausgefüllte Muster oben.

So füllen Sie die Stakeholderanalyse-Vorlage aus

Zuerst sammeln, dann bewerten. Schreiben Sie in einer halben Stunde mit zwei, drei Leuten aus dem Team alle auf, die betroffen sind oder mitreden - auch die, die unangenehm sind. Zwanzig Zeilen sind normal, fünf sind zu wenig. Erst wenn die Liste steht, kommen die Bewertungen.

Einfluss und Konfliktpotenzial bewerten Sie auf einer Skala von 1 bis 5, aber getrennt: Der Erste Stadtrat hat maximalen Einfluss und fast kein Konfliktpotenzial, der Fachbereich Ordnung hat beides. Verwechseln Sie Konfliktpotenzial nicht mit Haltung - jemand kann heute freundlich sein und trotzdem viel zu verlieren haben. Die Haltung ist eine Momentaufnahme mit Datum.

Die wichtigste Spalte ist „Erwartungen und Befürchtungen“. Schreiben Sie sie aus Sicht des Stakeholders, möglichst in seinen Worten - „fürchtet Rufbereitschaft ohne Stellenzuwachs“ sagt mehr als „skeptisch“. Aus dieser Spalte folgt die Maßnahme. Die Strategie ergibt sich aus Einfluss und Konfliktpotenzial, nach derselben Regel wie in WORKSPACE.PM: Einfluss 3 bis 5 und Konfliktpotenzial 1 bis 2 heißt partizipativ, also aktiv einbinden; Einfluss 3 bis 5 und Konfliktpotenzial 3 bis 5 heißt diskursiv, also den Dialog suchen; Einfluss 1 bis 2 heißt restriktiv, also informieren, und bei Konfliktpotenzial 4 bis 5 repressiv, also beobachten.

Jede Maßnahme hat einen Verantwortlichen und einen Termin. Und die ganze Liste hat einen Termin für die nächste Durchsicht - im Beispiel vor dem Lenkungsausschuss. Die nummerierten Hinweise am Blatt oben gehen die Spalten einzeln durch.

Typische Fehler in der Stakeholderanalyse

Nur die Freundlichen stehen drin

Die Liste enthält Auftraggeber, Team und den Dienstleister - nicht die Oppositionsfraktion, nicht den Fachbereich, der Stellen verliert. Die Analyse ist für die unangenehmen Stakeholder da; die angenehmen brauchen keine.

Haltung statt Konfliktpotenzial bewertet

Der Fachbereich war im Gespräch nett, also Konflikt 1. Zwei Monate später blockiert er die Terminvergabe, weil seine zwei Stellen nie geklärt wurden. Konfliktpotenzial misst, was jemand zu verlieren hat, nicht wie er sich benimmt.

Maßnahme ohne Termin

„Regelmäßig informieren“ ist keine Maßnahme. „Gespräch mit der Fachbereichsleitung bis 28.03., Ergebnis in den Projektauftrag“ ist eine.

Einmal gemacht, nie wieder angesehen

Die Analyse vom Projektstart liegt im Ordner, der Personalrat hat inzwischen seine Haltung geändert, und niemand weiß es. Ein Datum je Zeile und eine Durchsicht vor jedem Lenkungsausschuss - das ist der ganze Aufwand.

Die Analyse steht im Verteiler

Das Register mit „Oppositionsfraktion: ablehnend, beobachten“ landet in der Anlage zum Statusbericht. Die Stakeholderanalyse ist ein Arbeitsdokument der Projektleitung, kein Bericht.

Ab wann die Excel-Vorlage nicht mehr reicht

Für ein Projekt und eine Projektleitung ist die Tabelle das richtige Werkzeug. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute daran arbeiten: Dann gibt es nach der dritten Durchsicht vier Fassungen der Datei, die Matrix auf der PowerPoint-Folie zeigt den Stand von vor zwei Monaten, und wer die Einzelheiten zu einem Stakeholder nachlesen will, scrollt durch eine Zelle mit 400 Zeichen.

In WORKSPACE.PM ist die Stakeholderanalyse eine Seite im Projekt, neben Risiken und Team: