E-Mail-Versand einrichten
Übersicht
Für Einladungen, Benachrichtigungen und Zusammenfassungen braucht WORKSPACE.PM einen Versandweg. Zur Auswahl stehen ein Dienstanbieter oder ein eigener SMTP-Server. Die Konfiguration wird beim Speichern zwingend geprüft.
Voraussetzungen
- Administrationsrechte für den Mandanten
- Zugangsdaten des gewünschten Versandwegs
- Für eigene Absenderdomains: Zugriff auf die DNS-Verwaltung
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Versandweg wählen
- Administration, Integrationen, "E-Mail"
- Anbieter oder SMTP auswählen und die Zugangsdaten eintragen
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Speichern
- Beim Speichern läuft automatisch ein Verbindungstest
- Schlägt er fehl, wird nichts gespeichert
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Testnachricht senden
- Im Konfigurationsbereich die eigene Adresse eintragen und senden
- Die Rückmeldung zeigt, ob die Nachricht in die Warteschlange gelangt ist
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Eigene Absenderdomain hinterlegen
- Abschnitt "Absenderdomains" öffnen und die Domain hinzufügen
- Die angezeigten DNS-Einträge beim eigenen Anbieter setzen
- Über "Status prüfen" den Verifizierungsstand aktualisieren
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Versand überwachen
- Der Abschnitt "Sendeprotokoll" zeigt die jüngsten Sendungen
Häufige Fehler und Tipps
- Fehler: Nachrichten landen im Spam.
- Ohne verifizierte Absenderdomain ist das wahrscheinlich. Die DNS-Einträge sind der wirksamste Hebel.
- Tipp: Corporate Identity vorher pflegen.
- Logo und Farbe aus den Mandanteneinstellungen werden automatisch in das Mail-Layout übernommen.
- Tipp: Sendeprotokoll zuerst prüfen.
- Es unterscheidet zwischen "nicht erzeugt" und "nicht zugestellt" und spart damit die halbe Fehlersuche.