WORKSPACE.PM 2.0 ist da

Zwei Jahre Arbeit, ein neu gebautes Produkt: Version 2 von WORKSPACE.PM ist ab sofort verfügbar. Sie ist kein größeres Update der 1er-Reihe, sondern ein Neubau - neue Oberfläche, neue Datenhaltung, neue Schnittstellen. Was blieb, ist die Grundüberzeugung dahinter: Projektarbeit im deutschen Mittelstand, in Hochschulen und in kommunalen Betrieben braucht kein weiteres Aufgabenbrett, sondern ein Werkzeug, das Portfolio, Plan, Ressourcen, Risiken, Kosten und Berichte an einer Stelle zusammenhält - und das man wahlweise im eigenen Haus betreiben kann.

Der Umfang in einer Zahl: mehr als 660 einzelne Funktionen in rund 30 Fachbereichen, jede davon im Rahmen einer vollständigen Bestandsaufnahme belegt und nachgezählt. Was davon im Alltag zählt, steht in den nächsten Abschnitten.

Vom einzelnen Projekt bis zum Gesamtbild

WORKSPACE.PM 2.0 kennt drei Ebenen - Portfolio, Programm, Projekt - und hält sie sauber auseinander, statt alles in eine Projektliste zu pressen.

Portfolio-Übersicht mit sieben Auswertungsdiagrammen, einem frei zusammenstellbaren Kachel-Dashboard und einer Gantt-Ansicht über alle Vorhaben hinweg.
Projektübergreifende Abhängigkeiten: Wenn das Projekt B auf einen Meilenstein aus Projekt A wartet, wird das erfasst und ist im Gesamtbild sichtbar - nicht nur in einer E-Mail.
Szenarien: Was passiert, wenn ein Vorhaben um ein Quartal verschoben wird oder das Budget gekürzt wird? Szenarien lassen sich durchrechnen, nebeneinander vergleichen und - wenn die Entscheidung gefallen ist - auf die echten Daten anwenden.
Allokationsmatrix: Wie verteilt sich das Budget über Organisationseinheiten und Portfolios? Eine Tabelle statt einer Schätzung.
Lessons Learned portfolioweit auswertbar, inklusive wiederkehrender Themen und Quartalstrend - Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten sind sonst genau die Daten, die niemand je wieder liest.

Planen - klassisch, agil oder gemischt

Der Projektstrukturplan ist die tragende Struktur: Phasen, Arbeitspakete, Teilaufgaben und Meilensteine sind dieselbe Bauform, beliebig tief verschachtelbar, mit Kosten, Terminen, Zuweisungen und Berechtigungen je Knoten.

Netzplan mit kritischem Pfad und automatischer Erkennung von Ringschlüssen.
Gantt-Diagramm mit Basisplan-Vergleich - Soll gegen Ist, statt einer Erinnerung daran, wie der Plan im Januar mal aussah.
Agile Arbeitsweise gleichberechtigt daneben: Produkt-Backlog mit Ziehen und Ablegen, Sprint-Board, Sprint-Abschluss, wählbare Schätzeinheiten (Story Points, T-Shirt-Größen oder Zeit) und eine Metrikseite mit Burndown, Velocity, Cumulative Flow und Durchlaufzeiten.
Aufgabenbrett in drei Ansichten - Board, Liste oder Eisenhower-Matrix, mit Schwimmbahnen, frei gestaltbarem Kartenlayout, Mehrfachauswahl-Aktionen, Schnellerfassung per Tastenkürzel, wiederkehrenden Karten und einer persönlichen, projektübergreifenden Ansicht „Mein Kanban".
Projektpläne aus Microsoft Project lassen sich importieren; die XML-Datei wird dabei direkt im Browser gelesen und verlässt den Rechner nicht.

Ressourcen: planen, bevor die Namen feststehen

Der Punkt, an dem die meisten Werkzeuge dünn werden. WORKSPACE.PM 2.0 trennt den Bedarf von der Person:

Ein Bedarf kann zunächst als reine Fähigkeit gebucht werden („2 Personentage Frontend-Entwicklung"), ohne dass schon jemand benannt ist. Steht die Person später fest, schlägt das System nur noch diejenigen vor, deren hinterlegte Fähigkeiten tatsächlich passen.
Bei jeder Zuweisung wird die echte Verfügbarkeit berechnet: bestehende Buchungen über alle Projekte hinweg, Abwesenheiten und die Arbeitszeitvorgaben des Hauses. Buchungen aus fremden Projekten erscheinen dabei nur als Zeitfenster ohne Inhalt - die Auslastung ist sichtbar, das fremde Projekt nicht.
Die Auslastungsmatrix zeigt Wochen oder Monate, wahlweise als Auslastung in Prozent, gebuchte oder freie Stunden, filterbar nach Abteilung und Fähigkeit, mit einem Schalter „nur Überbuchte".
Maschinen und Anlagen sind derselbe Ressourcentyp wie Personen, mit eigener Tageskapazität.

Risiken: von der Liste zur Rechnung

Ein Risikoregister hat jedes Werkzeug. Version 2 geht zwei Schritte weiter:

Quantitative Risikoanalyse über alle offenen Risiken: Aus Drei-Punkt-Schätzungen (bester Fall, wahrscheinlich, schlechtester Fall) wird eine Simulation gerechnet, die Erwartungswert und die Sicherheitsniveaus P50, P80 und P90 als Summenkurve und Verteilung zeigt.
Der Risikopuffer folgt daraus, statt geschätzt zu werden: Der empfohlene Reservebetrag kommt direkt aus der Simulation und lässt sich als Kostenposition in den Plan übernehmen.
Bowtie-Darstellung: Ursachen links, Risiko in der Mitte, Auswirkungen rechts, vorbeugende und nachsorgende Maßnahmen als Barrieren an der jeweils richtigen Seite.
Frühwarnindikatoren mit Schwellenwert und Überschreitungsanzeige, periodische Risiko-Reviews mit Historie, und ein Führungs-Cockpit auf Portfolio-Ebene mit eskalierten Risiken und überfälligen Reviews.
Ein Risiko lässt sich in eine Aufgabe umwandeln - die Maßnahme landet dort, wo gearbeitet wird, und bleibt mit dem Risiko verbunden.

Chancen laufen als eigene Domäne mit derselben Systematik - Risikomanagement ohne Chancenmanagement ist nur die halbe Wahrheit.

Steuern und berichten

Statusberichte mit Freigabestatus, Earned-Value-Auswertung, Liefergegenstände, Änderungsanträge mit Verknüpfung zum auslösenden Risiko, und der Projekt-Onepager als eine Seite, die man einem Lenkungskreis vorlegen kann. Dazu ein persönlich zusammenstellbarer Projekt-Steckbrief als Startseite je Projekt, eine Phasen-Pipeline mit Quality Gates, die den Übergang sperren können, Zeiterfassung mit Zeitblättern und Genehmigungslauf sowie eine durchgängige Volltextsuche und ein lückenloses Änderungsprotokoll.

Zusammenarbeit, die Beschlüsse festhält

Besprechungen sind in Version 2 keine Kalendereinträge, sondern Vorgänge: Tagesordnung, Teilnehmende mit Anwesenheitsstatus, Beschlüsse mit Verantwortlichem und Freigabestatus, Folgeaufgaben, Serien mit offenen Punkten über alle Termine hinweg. Das Protokoll wird in einem ablenkungsfreien Vollbildmodus mitgeschrieben, kann Aufgaben und Personen direkt im Fließtext verlinken und als PDF oder Markdown exportiert werden. Eine Beschlussfreigabe lässt sich direkt aus der Benachrichtigung erteilen.

Dazu: ein Projekt-Wiki mit Vorlagen, ein Aktivitätsstrom je Vorhaben, Ideen- und Innovationsmanagement mit Kampagnen und Trichter-Auswertung sowie eine Strategieebene mit Zielen, Schlüsselergebnissen, Zielbaum, Strategie-Heatmap und Lückenanalyse - inklusive der Verbindung zwischen Strategiefeld und Projekt, damit „zahlt auf die Strategie ein" eine überprüfbare Aussage wird.

Automatisieren, ohne zu programmieren

Der visuelle Prozesseditor arbeitet mit zwölf Bausteinen - Start, Ende, Nutzeraufgabe, Genehmigung, Systemaufgabe, exklusive und parallele Verzweigung, Bedingung, Zeitgeber, Kommentar, Schwimmbahn und Zone. Jede Aufgabe kann an eine Person, eine Gruppe oder eine Rolle gehen, mit Frist in Werk- oder Kalendertagen, Erinnerung vor Ablauf und Eskalation danach. Systemaufgaben benachrichtigen, ändern Status, legen Aufgaben an, aktualisieren Felder, rufen fremde Systeme auf oder erzeugen ein PDF.

Ausgelöst wird das durch rund 85 Ereignisse aus dem laufenden Betrieb („Risiko eskaliert", „Bericht freigegeben", „Karte verschoben"). Dieselben Ereignisse stehen als Webhooks für andere Systeme bereit, inklusive Zustellprotokoll und Testversand. Fast der gesamte Funktionsumfang ist zusätzlich über eine dokumentierte Programmierschnittstelle erreichbar; eine Anbindung an Zapier und eine SharePoint-Anbindung für die Dokumentenablage gehören dazu.

Künstliche Intelligenz - als Assistent, nicht als Automat

Aus einem Projektantrag oder einer Ausschreibung als PDF entsteht ein Projektentwurf: Steckbrief, Beschreibung, Strukturplan, Meilensteine, Risiken, Chancen, Stakeholder. Jeder Vorschlag wird vor der Übernahme einzeln bestätigt.
Ein Assistent im Gespräch kann Daten abfragen und pflegen. Schreibende Aktionen werden ausnahmslos einzeln freigegeben - die Anfrage erscheint im Gespräch mit Freigeben- und Ablehnen-Schaltfläche. Es gibt keinen Weg, an dieser Bestätigung vorbei etwas zu verändern.
Der Assistent arbeitet mit dem eigenen Zugang des Kunden beim KI-Anbieter seiner Wahl. Wer keinen hinterlegt, hat schlicht keine KI-Funktionen - und keine Daten, die das Haus verlassen. Der Verbrauch ist je Person und Monat einsehbar.

Betrieb, Sicherheit, Sprachen

Zwei Betriebsarten: als Mietsoftware in Rechenzentren in Deutschland - oder vollständig im eigenen Haus, auf eigener Hardware, ohne Verbindung nach außen.
Anmeldung über die eigene Unternehmensanmeldung (OIDC und SAML), automatischer Nutzerabgleich über SCIM oder LDAP, Rollenzuordnung über Gruppen, Protokoll aller Abgleichläufe. Für die lokale Anmeldung: zweiter Faktor per Authenticator-App oder Passkey.
Feingranulare Rechte bis auf Projekt- und Strukturebene, ein vollständiges Änderungsprotokoll und strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene.
Acht Sprachen in der Oberfläche: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Rumänisch.

Warum aus Hannover und nicht aus Kalifornien

WORKSPACE.PM entsteht bei AMNAU in Hannover. Das hat zwei praktische Folgen: Der Support spricht Deutsch und sitzt in derselben Zeitzone, und die Fragen, die im deutschen Beschaffungsalltag gestellt werden - Auftragsverarbeitung, Betriebsort, Ausstiegsszenario, prüffähige Stundennachweise für Fördermittel - sind hier keine Sonderwünsche, sondern der Normalfall, für den gebaut wurde.

Der zweite Grund ist Erfahrung aus dem Bestand: Die 1er-Reihe läuft seit Jahren produktiv bei Verkehrsbetrieben, in der öffentlichen Verwaltung und in mittelständischen Unternehmen. Version 2 ist zu großen Teilen die Antwort auf das, was diese Häuser über Jahre gemeldet haben.

Für Umsteiger

Microsoft stellt Project Online zum 30. September 2026 ein. Wer davon betroffen ist, findet unter Project Online wird abgeschaltet alle Handlungswege herstellerneutral nebeneinander - auch die, die nicht zu uns führen - und unter Von Project Online zu WORKSPACE.PM migrieren den konkreten Ablauf samt ehrlicher Liste dessen, was ein Import nicht mitbringt.

Selbst ansehen

WORKSPACE.PM 2.0 lässt sich 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen - voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, kein automatisch startendes Abonnement.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Lieber erst zusehen? Wir zeigen das Produkt in einer halben Stunde an Ihren Fragen entlang: Vorführung vereinbaren.

WORKSPACE.PM 2.0 ist da