Am 30. September 2026 sind Ihre Projektdaten weg
Microsoft schaltet Project Online ab. Projektpläne, Stundenzettel, Ressourcenpool und alle Berichte darauf sind danach nicht mehr abrufbar. Was Sie bis dahin sichern müssen und welche vier Wege Ihnen bleiben.
Der Countdown läuft seit einem Jahr
- 5. September 2025Microsoft kündigt das Ende von Project Online an.
- 1. Oktober 2025Neue reine Project-Online-Lizenzen sind nicht mehr zu haben.
- 1. April 2026Neue Project-Web-App-Seiten lassen sich nicht mehr anlegen.
- 30. September 2026Zugriff endet. Kein Export mehr möglich, kein Rückweg.
Was genau verschwindet
Betroffen ist Project Online, die Cloud-Variante mit Project Web App. Nicht betroffen sind Project Professional auf dem Desktop und Project Server Subscription Edition im eigenen Rechenzentrum.
Was Sie bis zum Stichtag nicht exportiert haben, lässt sich danach nicht rekonstruieren. Auch nicht über den Support.
- Projektpläne, Vorgänge, Zuordnungen und Baselines in allen PWA-Seiten
- der unternehmensweite Ressourcenpool samt Stammdaten
- Zeiterfassung und Stundenzettel einschließlich Genehmigungshistorie
- unternehmensweite Felder und ihre Nachschlagetabellen
- der OData-Berichtsanschluss und damit jeder Power-BI- und Excel-Bericht, der daraus liest
- die SharePoint-Projektwebsites mit Dokumenten, Risiken, Problemen und Ergebnissen
Wir vergleichen auch die Wege, die nicht zu uns führen
Diese Seite ist zuerst eine Arbeitshilfe. Die drei Microsoft-Wege stehen hier mit denselben Prüffragen wie ein Anbieterwechsel, weil eine Entscheidung, die Sie in zwei Jahren bereuen, uns nichts nützt. Unser eigenes Angebot steht am Ende, in drei Absätzen.
Zuerst sichern, dann entscheiden
Die Werkzeugauswahl darf bis Oktober dauern. Die Datensicherung nicht. Drei Wege, die sich ergänzen: keiner ersetzt die anderen.
Projektpläne als Datei sichern
Datei, Speichern unter, Als Datei speichern. Das Ergebnis hält Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Baselines, Zuordnungen und die Werte Ihrer unternehmensweiten Felder.
- MS-Project-XML: offenes Format, von den meisten Fremdsystemen lesbar
- .mpp: kompakt, für den Weg zurück in Project Desktop
- Im Zweifel beide Formate speichern, es kostet nur Plattenplatz
Den Berichtsanschluss auslesen
Alles, was nicht in einen einzelnen Projektplan passt, liegt unter /_api/ProjectData. Ziehen Sie es als Tabellen heraus und legen Sie zusätzlich CSV ab, unabhängig davon, wohin Sie später wechseln.
- Zeiterfassung und Stundenzettel samt Historie
- Ressourcenpool und projektübergreifende Zuordnungen
- Feldwerte über das gesamte Portfolio
- projektbezogene Finanzdaten
Die SharePoint-Projektwebsites sichern
Dokumente, Risiken, Probleme und Ergebnisse liegen nicht im Projektplan, sondern in den Websites daneben. Sie brauchen einen eigenen Sicherungslauf.
- Dokumentbibliotheken je Projektwebsite
- Risiko- und Problemlisten
- projektbezogene Ergebnisse und Anhänge
Der Fehler, der erst im neuen System auffällt
Bei unternehmensweiten Feldern reisen die Werte mit, die Definitionen nicht. Feldwerte stecken in der Plandatei. Name, Typ, Nachschlagewerte und Formeln liegen dagegen auf Mandantenebene und werden von keinem Export erfasst. Wer das übersieht, hat im Zielsystem Spalten voller Zahlen, die niemand mehr deuten kann.
Dokumentieren Sie Ihre Felddefinitionen separat, bevor Sie exportieren, samt der Berichte, die daran hängen.
Der Fahrplan, rückwärts gerechnet
Vom heutigen Tag bis zur Abschaltung. Der letzte Abgleich gehört zwei Wochen vor den Stichtag, nicht auf ihn.
| Bis wann | Was |
|---|---|
| Diese Woche | Inventur: aktive Projekte zählen, unternehmensweite Felder zählen, prüfen welche Berichte am OData-Anschluss hängen. Einen Export testweise durchführen |
| Mitte August | Vollständiger Export aller Projekte, OData-Auszug, Felddokumentation |
| Ende August | Zielsystem entschieden, Parallelbetrieb begonnen |
| 15. September | Letzter Vollexport und Abgleich gegen den ersten: was hat sich seither geändert? |
| 30. September | Abschaltung. Kein Zugriff, kein Rückweg |
Sie lesen das spät? Dann in dieser Reihenfolge: Pläne exportieren, OData-Auszug, Felddokumentation, SharePoint. Alles andere kann warten.
Die vier Wege und was sie Sie kosten
Welcher passt, hängt an einer Frage: Haben Sie Project Online als Terminplanwerkzeug genutzt oder als Portfolio-, Ressourcen- und Zeiterfassungssystem?
Microsoft Planner Premium
Microsofts eigener Nachfolger, vormals „Project for the web“, enthalten in „Planner and Project Plan 3“ und „Plan 5“. Bringt Portfolios, Baselines, Abhängigkeiten und Gantt mit und ist eng mit Teams und Copilot verzahnt. Passt, wenn Ihre Nutzung im Kern Terminplanung und Zusammenarbeit war und Sie in der Microsoft-Welt bleiben wollen. Der Umzug landet auf einem anderen Datenmodell: eine Neueinrichtung mit Datenübernahme, kein Kopiervorgang.
- Wie werden Ihre Stundenzettel mit Genehmigungsweg abgebildet?
- Was wird aus dem unternehmensweiten Ressourcenpool und der Auslastung über alle Projekte?
- Wie viele Ihrer unternehmensweiten Felder lassen sich abbilden, und mit welchem Aufwand?
- Jeder Power-BI-Bericht am OData-Anschluss wird neu gebaut. Wie viele sind es?
- Was kosten die Lizenzen bei Ihrer Nutzerzahl gegenüber heute?
Project Server Subscription Edition
Dieselbe PWA-Welt, im eigenen Rechenzentrum betrieben. Passt, wenn Sie den gewohnten Funktionsumfang unverändert behalten wollen, die Daten im Haus bleiben sollen und Sie den Serverbetrieb stemmen können.
- Betriebsaufwand samt SharePoint-Server-Unterbau
- Lizenz- und Infrastrukturkosten gegenüber heute
- Der Grund für die Abschaltung war die alte Architektur. Die betreiben Sie hier selbst weiter: wie lange wollen Sie das?
Dynamics 365 Project Operations
Projekte, Ressourcen, Fakturierung und Finanzen in einem ERP-Zusammenhang. Passt, wenn Ihr Projektgeschäft abrechnungsgetrieben ist und Projektdaten mit dem Finanzwesen zusammenwachsen sollen.
- Das ist ein ERP-Vorhaben, kein Werkzeugwechsel, mit entsprechendem Einführungsaufwand
- Beratungsbedarf und Projektdauer im Verhältnis zum eigentlichen Ziel
- Als reiner Ersatz für Project Online in den meisten Fällen deutlich zu groß
Anbieterwechsel
Ein erzwungener Wechsel ist der günstigste Moment für eine ehrliche Neubewertung, denn die Migrationskosten fallen ohnehin an. Passt, wenn ohnehin Unzufriedenheit bestand, wenn Daten im eigenen Haus liegen müssen oder die Prüffragen zu Weg 1 unbefriedigend ausgehen.
- Liest das System .mpp und MS-Project-XML samt Anordnungsbeziehungen und Zuordnungen? Testimport mit Ihrer eigenen Datei verlangen, nicht mit einer Beispieldatei
- Lassen sich Ihre unternehmensweiten Felder abbilden?
- Gibt es Zeiterfassung mit Freigabeweg?
- Gibt es eine Auslastungssicht über alle Projekte?
- Wer baut Ihre Berichte neu, und wie viele sind bereits im Standard enthalten?
- Betriebsmodell: Cloud, betreutes Hosting oder eigenes Rechenzentrum?
Sechs Fragen, die schneller sortieren als jede Funktionstabelle
Beantworten Sie diese sechs, bevor Sie den ersten Anbieter anrufen. Danach fallen zwei der vier Wege meist von selbst weg.
Erfassen Sie Zeiten mit Genehmigungsweg?
Meist die härteste Anforderung, und die, an der Ersatzlösungen am häufigsten scheitern.
Planen Sie Kapazitäten über alle Projekte?
Ein unternehmensweiter Ressourcenpool ist etwas anderes als eine Zuordnung im Einzelplan.
Wie viele unternehmensweite Felder haben Sie?
Zählen Sie sie. Diese Zahl treibt den Migrationsaufwand stärker als die Anzahl der Projekte.
Wie viele Berichte lesen aus dem OData-Anschluss?
Jeder davon wird neu gebaut, egal wohin Sie wechseln. Das ist der größte Einzelposten.
Gibt es Vorgaben zum Betriebsort der Daten?
Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheit, Fördergeber oder Vergabestelle ziehen hier oft harte Grenzen.
Wie groß ist Ihr Bestand wirklich?
Zwanzig Projekte und acht Planende sind ein anderes Vorhaben als vierhundert Projekte und dreihundert Nutzende.
Häufige Fragen
Was uns zur Abschaltung am häufigsten gefragt wird.
Darauf sollten Sie nicht setzen. Der Verkauf endete im Oktober 2025, seit April 2026 lassen sich keine neuen Project-Web-App-Seiten mehr anlegen. Die Abschaltung läuft seit Monaten in Stufen. Sichern Sie Ihre Daten unabhängig davon: Der Export kostet Sie einen Tag, das Vertrauen auf eine Verlängerung kann Sie den Bestand kosten.
Nein. Die Project-Web-App-Seiten und ihre Daten sind dann nicht mehr verfügbar, der Berichtsanschluss antwortet nicht mehr. Was bis dahin nicht exportiert wurde, ist verloren.
Nein. Es geht um die Cloud-Variante mit Project Web App. Das Desktop-Programm und Project Server Subscription Edition laufen weiter.
Exportieren Sie die aktiven Projektpläne trotzdem. Das kostet eine Stunde und erspart Ihnen in zwei Jahren die Frage, wo der Terminplan von damals geblieben ist.
Zwanzig bis fünfzig Projekte ohne exotische Felder: zwei bis vier Wochen inklusive Prüfung und Parallelbetrieb. Mit vielen unternehmensweiten Feldern, Zeiterfassungshistorie und gewachsener Berichtslandschaft deutlich länger. Dort ist die Berichtsneuerstellung der große Posten, nicht der Datenumzug.
Ja. Exportieren Sie einen Plan aus Project Online und laden Sie ihn in einem Testkonto hoch. Ein Testimport mit der eigenen Datei beantwortet in zehn Minuten mehr Fragen als jede Funktionsliste, und Sie sehen sofort, was ankommt und was nicht.
Angaben zu Microsoft-Produkten nach öffentlich zugänglichen Herstellerinformationen. Termine und Lizenzbezeichnungen können sich ändern, maßgeblich ist Microsofts eigene Ankündigung.