Ihr Projektplan wird eine Datei und läuft weiter
Der Wechsel zu WORKSPACE.PM ist ein Dateiimport: .mpp oder MS-Project-XML hochladen, Ressourcen zuordnen, fertig. Was dabei ankommt, was nicht mitkommt und wie lange es dauert, steht hier ohne Beschönigung.
Vier Schritte bis zum laufenden Plan
- 1ExportierenIn Project Online: Datei, Speichern unter, Als Datei speichern.
- 2HochladenContainer-Seite, Erstellen, Projektplan importieren. XML wird im Browser gelesen.
- 3ZuordnenDer Assistent schlägt zu jeder Ressource eine Person vor, jede Zuordnung korrigierbar.
- 4PrüfenVor dem Import zeigt die Zählung, was angelegt und was übersprungen wird.
Ihre Plandatei verlässt Ihren Rechner nicht
MS-Project-XML wird vollständig im Browser gelesen. An unseren Server geht nur die fertige Struktur, nie das Dokument. Wer einen Terminplan mit Kundennamen, Kostensätzen und Personaldaten nicht als Datei zu einem Anbieter hochladen möchte, muss es hier auch nicht. Binäre Formate wie .mpp werden serverseitig umgewandelt, dabei nur durchgereicht und nicht gespeichert.
So läuft der Umzug
Vom Export in Project Online bis zum geprüften Plan. Der Import selbst dauert Minuten, die Zeit geht in die Prüfung.
Plan exportieren
In Project Online: Datei, Speichern unter, Als Datei speichern. Beide Formate funktionieren, MS-Project-XML ist das bessere.
- MS-Project-XML wird direkt gelesen
- .mpp wird automatisch umgewandelt
- Auch Primavera XER und PMXML, Asta Powerproject und GanttProject
Datei hochladen
Auf der Container-Seite des Zielprojekts: Erstellen, Projektplan importieren. Die Struktur entsteht als Container-Baum mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Zuweisungen.
- Bis 64 MB je Datei
- XML wird im Browser verarbeitet, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht
- Andere Formate werden umgewandelt und dabei nicht gespeichert
Ressourcen zuordnen
Der Assistent schlägt zu jeder Ressource eine Person vor: erst über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen, auch „Nachname, Vorname“ umgedreht. Bewusst ohne ungefähre Treffer, lieber offen lassen als falsch buchen.
- Jede Zuordnung wird angezeigt und ist korrigierbar
- Sie sehen vorab, wie viele Zuweisungen ohne Zuordnung entfallen
- Material- und Kostenressourcen bleiben außen vor
Umfang wählen und prüfen
Vor dem Import lässt sich jede Kategorie einzeln abwählen. Danach zeigt die Zählung genau, was entsteht und was übersprungen wird.
- Abwählbar: Abhängigkeiten, Zuweisungen, Fortschritt, Baseline, Kosten, Notizen, Aufwände
- Zählung nach Containern, Meilensteinen, Abhängigkeiten und Zuweisungen
- Übersprungene Vorgänge werden ausgewiesen, nicht verschwiegen
Was ankommt
Der Import überträgt die Planlogik, nicht bloß eine Vorgangsliste.
| Aus Project Online | In WORKSPACE.PM |
|---|---|
| Vorgänge mit Gliederung | Container-Baum in derselben Hierarchie |
| Meilensteine | eigener Container-Typ mit einem Datum |
| Sammelvorgänge | Container, deren Fortschritt aus den Untereinträgen entsteht |
| Start- und Endtermine | Termine ohne Zeitzonenverschiebung, kein Datums-Versatz |
| Dauer | Tage, umgerechnet über die Stunden pro Tag Ihres Projektkalenders |
| Anordnungsbeziehungen | Abhängigkeiten FS, SS, FF, SF samt Puffer in Tagen |
| Fortschritt in Prozent | Fortschritt am Container |
| Arbeit und Aufwand | geplanter Aufwand in Personentagen, auf unterster Ebene |
| Kosten | Plankosten, ebenfalls auf unterster Ebene |
| Baseline | Baseline-Start und -Ende als Vergleichsstand |
| Notizen | Beschreibung des Containers |
| „Muss anfangen am“ und „Muss enden am“ | Kennzeichnung als Fixtermin |
| Ressourcenzuweisungen | Zuweisungen in Personentagen, je Person zusammengeführt |
Was nicht mitkommt
Diese Tabelle steht hier, damit Sie es jetzt wissen und nicht drei Wochen nach dem Umzug.
| Bleibt zurück | Warum | Was stattdessen |
|---|---|---|
| Kalender mit Arbeitszeiten und Feiertagen | bewusst nicht übertragen, gelesen wird nur die Stundenzahl pro Tag | Arbeitszeitmodell und Betriebsferien einmal zentral setzen, gilt dann für alle Projekte |
| Ist-Verläufe und zeitphasige Daten | bewusst nicht übertragen | Fortschritt kommt als Prozentwert mit, die tagesgenaue Historie bleibt im Export |
| Weitere Baselines | nur die Haupt-Baseline wird gelesen | ältere Vergleichsstände im Export archivieren, neue entstehen ab dem Umzug |
| Projektübergreifende Verknüpfungen | liegen im Planformat nur als Fremdverweis | nach dem Import auf Portfolioebene neu anlegen |
| Externe und deaktivierte Vorgänge | Spiegel fremder Pläne bzw. abgeschaltete Zeilen | werden übersprungen und gezählt, die Zahl steht vor dem Import auf dem Schirm |
| Puffer in Prozent | nicht abbildbar | wird mit Warnung ignoriert, danach als Puffer in Tagen nachtragen |
| Material- und Kostenressourcen | nur Personen werden auf Benutzer abgebildet | als Kostenpositionen oder als Maschinenressourcen anlegen |
| Unternehmensweite Felder | ihre Definitionen liegen auf Mandantenebene, nicht in der Plandatei | als eigene Felder neu definieren, vorher zählen, das treibt den Aufwand |
Und was gar nicht in der Plandatei steckt
Project Online ist mehr als Terminpläne. Vier Dinge liegen daneben und brauchen einen eigenen Weg.
Stundenzettel und Zeithistorie
Über den OData-Anschluss exportieren, solange er antwortet. Die Historie wird üblicherweise archiviert statt migriert, die laufende Erfassung beginnt im neuen System.
Unternehmensweiter Ressourcenpool
Personen kommen über die Nutzerverwaltung, Fähigkeiten über die Ressourcenattribute. Ein bis zwei Stunden Ersteinrichtung, keine Migration.
Dokumente, Risiken, Probleme
Aus den SharePoint-Projektwebsites: Dokumente in die Projektablage, Risiken ins Risikoregister. Handarbeit bei wenigen Projekten, ein Importlauf bei vielen.
Power-BI-Berichte
Werden in jedem Zielsystem neu gebaut, auch bei Microsofts eigenem Nachfolger. Ein Teil erübrigt sich: Statusberichte, Earned Value, Auslastungsmatrix und Portfolio-Auswertungen sind bereits enthalten.
Und Sie kommen auch wieder heraus
Ein Satz, der nach dieser Abschaltung anders klingt als noch vor einem Jahr.
WORKSPACE.PM exportiert Projektpläne wieder als MS-Project-XML, mit Gliederung, Terminen, Abhängigkeiten, Fortschritt, Aufwänden, Kosten und Ressourcenzuweisungen. Sie tauschen keine Abhängigkeit gegen die nächste: Wenn Sie in drei Jahren etwas anderes wollen, nehmen Sie Ihre Pläne mit, in einem Format, das jedes ernsthafte Planungswerkzeug liest. Dazu ein vollständiger Datenexport und eine offene Schnittstelle für alles Übrige.
Wie lange es dauert
Der Import läuft in Minuten. Geplant werden muss die Prüfung.
| Umfang | Realistischer Aufwand |
|---|---|
| Ersteinrichtung: Mandant, Nutzer, Arbeitszeitmodell, Rollen | ein halber bis ein Tag |
| 10 bis 20 Projekte, wenige eigene Felder | ein bis zwei Tage inklusive Prüfung |
| 50 bis 100 Projekte | drei bis fünf Tage, sinnvoll in Wellen |
| Berichte neu aufbauen | der eigentliche Posten, je nachdem wie viele Auswertungen ersetzt werden müssen und wie viele im Standard schon da sind |
Fangen Sie mit zwei bis drei Projekten an, die Sie gut kennen, und vergleichen Sie Termine, Abhängigkeiten und Aufwände Zeile für Zeile gegen den Ursprungsplan. Erst wenn das stimmt, importieren Sie den Rest. Ein halber Tag, der jede Migrationsgarantie ersetzt.
Häufige Fragen
Was vor dem Umzug am häufigsten gefragt wird.
Beides. XML wird direkt im Browser gelesen, .mpp sowie die Formate von Primavera, Asta und GanttProject werden serverseitig umgewandelt. Wenn Sie die Wahl haben, nehmen Sie XML, dann verlässt die Datei Ihren Rechner nicht.
Sie werden übersprungen und gezählt. Die Zahl sehen Sie vor dem Import, nicht danach.
Ja, und genau das sollten Sie. 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Nehmen Sie einen echten exportierten Plan statt eines Beispiels: Ein Testimport mit der eigenen Datei beantwortet mehr Fragen als jede Funktionsliste.
Dann brauchen Sie Ihre Exportdateien, denn das System, aus dem sie stammen, gibt es nicht mehr. Der Import funktioniert unverändert, solange die Dateien da sind. Exportieren Sie also jetzt, auch wenn Sie später entscheiden.
Dann besteht Ihr Umzug aus einem Dateiimport und einer Ersteinrichtung. Rechnen Sie mit ein bis zwei Tagen.
Ja. Bringen Sie einen echten Plan mit, wir importieren ihn zusammen und Sie sehen an Ihrem eigenen Bestand, was ankommt und woran es hakt. Dauert eine Stunde.
Angaben zum Importumfang beziehen sich auf die aktuelle Version. Angaben zu Microsoft-Produkten nach öffentlich zugänglichen Herstellerinformationen.