HERMES 2022 in der Praxis: Phasen, Szenarien, Module und Rollen

Seit dem 1. Januar 2026 hat jede Checkliste an einem HERMES-Meilenstein in der Bundesverwaltung einen Punkt mehr. Die Weisung W012 „Digitale Souveränität der Bundesverwaltung" verlangt wörtlich: „Die Prüfpunkte MÜSSEN in den Checklisten aller Meilensteine erfasst und durch die Projektleitung bei jedem Meilenstein bearbeitet werden" (W012 V1.0, Abschnitt 3.1). Am 1. Januar 2027 wechselt die Zertifizierungsstelle für HERMES von TÜV SÜD zu SAQ (Bundeskanzlei, Ausbildung und Zertifizierung).

Die Methode selbst ist seit 2023 dieselbe: HERMES 2022. Trotzdem zeigen viele Übersichten im Netz noch das Bild von HERMES 5 mit vier Phasen.

Dieser Artikel stellt HERMES 2022 so dar, wie es im Referenzhandbuch steht: Phasen, Meilensteine, Szenarien, Module und Rollen, mit den offiziellen Bezeichnungen. Danach zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie ein HERMES-Projekt in WORKSPACE.PM aufsetzen, vom ersten Quality Gate bis zum wiederverwendbaren Szenario.

Alle Angaben zur Methode stammen, wo nicht anders vermerkt, aus dem HERMES Referenzhandbuch Projektmanagement, Ausgabe 2022 (1. Auflage 02/2023).

Was ist die HERMES-Methode?

HERMES ist die Projektmanagementmethode der Schweizer Bundesverwaltung. Herausgeberin ist die Bundeskanzlei, Bereich Digitale Transformation und IKT-Lenkung (DTI). Das Referenzhandbuch nennt HERMES einen „offenen Standard der schweizerischen Bundesverwaltung". Standardisiert ist die Methode als eCH-0054, und die Bundeskanzlei führt eCH-0054 in ihrer Liste der verbindlichen eCH-Standards (bk.admin.ch, Vorgaben).

HERMES-Projektmanagement ist eines von drei Methodenelementen. Die beiden anderen heissen HERMES-Portfoliomanagement und HERMES-Anwendungsmanagement. Wenn im Alltag von „HERMES" die Rede ist, meint fast jeder das Projektmanagement. Dieser Artikel auch.

Den Kern der Methode bilden sechs Elemente:

HERMES ist ergebnisorientiert. Das Handbuch zeigt die Ergebnisse in der Mitte und ordnet Aufgaben und Rollen um sie herum an. Ein Projekt ist also dann in der nächsten Phase, wenn die Ergebnisse da sind und jemand das entschieden hat. Der Kalender allein reicht dafür nicht.

Die HERMES-Phasen: drei oder fünf

HERMES 2022 kennt sechs Phasen. Ein einzelnes Projekt durchläuft aber nur drei oder fünf davon, je nachdem, ob die Lösung klassisch oder agil entsteht.

Initialisierung und Abschluss hat jedes Projekt. In der Initialisierung wird geklärt, welche Lösungen es gibt und welcher Weg genommen wird. Dazu gehört auch die Wahl, ob klassisch oder agil weitergearbeitet wird. Das Handbuch verlangt, dass diese Wahl „fachlich und vorgehenstechnisch begründet" ist. Der Abschluss regelt den Übergang von der Projekt- zur Anwendungsorganisation.

Wer HERMES 5 gelernt hat, kennt vier Phasen: Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung. Die eigene Phase Abschluss und die agile Phase Umsetzung sind mit HERMES 2022 dazugekommen. Wenn Ihnen also eine Grafik mit vier Phasen begegnet, ist sie mindestens drei Jahre alt.

Meilensteine und Entscheide

Am Anfang und am Ende jeder Phase steht ein Meilenstein. Das Handbuch sagt dazu: „Sie entsprechen Quality Gates, an denen über Ergebnisse und das Vorgehen entschieden wird." Bei agilem Vorgehen kann die Organisation zusätzlich eine Releasefreigabe verlangen, dann kommt nach jedem Release ein weiterer Meilenstein dazu.

Jeder Meilenstein ist das Ergebnis einer Entscheidungsaufgabe. HERMES 2022 kennt 17 davon, zehn auf der Ebene Steuerung und sieben auf der Ebene Führung.

Entscheide der Steuerung

1. Entscheid Projektinitialisierungsfreigabe treffen
2. Entscheid Durchführungsfreigabe treffen
3. Entscheid Phasenfreigabe treffen
4. Entscheid Releasefreigabe treffen
5. Entscheid Phasenfreigabe Abschluss treffen
6. Entscheid Projektabschluss treffen
7. Entscheid Projektabbruch treffen
8. Entscheid Ausschreibung treffen
9. Entscheid Zuschlag treffen
10. Entscheid Betriebsaufnahme treffen

Entscheide der Führung

1. Entscheid Produktkonzept treffen
2. Entscheid Lösungsarchitektur treffen
3. Entscheid ISDS-Konzept treffen
4. Entscheid Vorabnahme treffen
5. Entscheid Abnahme treffen
6. Entscheid Abnahme Migration treffen
7. Entscheid Weiteres Vorgehen treffen

Zu fast jedem Entscheid gibt es im Handbuch eine eigene Checkliste, etwa „Checkliste Phasenfreigabe" oder „Checkliste Durchführungsfreigabe". In diese Checklisten gehören seit Januar 2026 auch die Prüfpunkte zur digitalen Souveränität aus W012.

Die fünf HERMES-Szenarien und ihre Module

Projekte unterscheiden sich. Ein neues Fachverfahren braucht andere Ergebnisse als eine Reorganisation. Dafür gibt es Szenarien. Ein Szenario legt fest, welche Module in der Lösungsentstehung gebraucht werden. Initialisierung und Abschluss liegen ausserhalb des Szenarios.

HERMES 2022 bietet fünf Standardszenarien:

Quelle: Referenzhandbuch, Tabelle 2. „Entwicklung" heisst: Die Lösung wird gebaut. „Adaption" heisst: Sie wird beschafft und angepasst, deshalb kommt das Modul Beschaffung dazu.

Die ersten vier Szenarien gibt es klassisch und agil. Organisationsanpassung ist laut Handbuch „als ein klassisches Szenario angedacht". Wer es agil fahren will, muss es per Tailoring erweitern.

Die zwölf Standardmodule

Projektsteuerung und Projektführung laufen durch alle Phasen. Projektgrundlagen gehört allein zur Initialisierung und taucht deshalb in keinem Szenario auf. Tests und IT-Migration reichen bis in die Phase Abschluss.

ISDS steht für Informationssicherheit und Datenschutz. Das Modul enthält unter anderem die Aufgaben „Schutzbedarfsanalyse erarbeiten" und „ISDS-Konzept erarbeiten".

Ein Hinweis, der beim Recherchieren Zeit spart: Der Kanton Zürich betreibt unter hermes.zh.ch eine eigene HERMES-Fassung mit Ergänzungen, etwa einem Modul „Forschung" und einem Szenario „Forschung und Innovation". Diese Ergänzungen sind dort nicht immer als kantonal gekennzeichnet. Wer für den Bund arbeitet, hält sich an hermes.admin.ch und das Referenzhandbuch.

HERMES-Rollen: alle 16 nach Hierarchieebene

HERMES ordnet jede Rolle einer von drei Hierarchieebenen zu: Steuerung, Führung oder Ausführung. Zusätzlich gehört jede Rolle zu einer oder mehreren Partnergruppen: Anwender, Ersteller, Betreiber.

* minimal zu besetzende Rolle. Quelle: Referenzhandbuch, Tabelle 19.

Drei Rollen muss jedes Projekt besetzen: Auftraggeber, Projektleiter und Anwendervertreter. Der Auftraggeber ist für den Erfolg verantwortlich und steuert, der Projektleiter führt im Auftrag des Auftraggebers, und der Anwendervertreter „verantwortet die Lösung". In HERMES 5.1 stand an dritter Stelle noch der Fachspezialist. Dass jetzt der Anwendervertreter Pflicht ist, verschiebt die fachliche Verantwortung zur Stammorganisation. Das Vorwort des Handbuchs sagt es direkt: „Es ist schliesslich ihr Projekt, es ist ihre Lösung, die da entsteht."

Sizing und Tailoring

HERMES ist für grössere Projekte angelegt. Damit ein kleines Vorhaben nicht denselben Dokumentenberg erzeugt, gibt es zwei Werkzeuge.

Sizing passt ein Standardszenario an die Wertigkeit des Projekts an. Die Wertigkeit ergibt sich laut Handbuch aus einer Kombination von „beispielsweise Durchlaufzeit, Grösse des Projektteams, Stakeholder-Struktur oder politische Brisanz". Das Sizing läuft in HERMES Online auf hermes.admin.ch und liefert ein zugeschnittenes Szenario samt angepassten Dokumentvorlagen.

Tailoring ist die Anpassung von Hand: Ergebnisse, Aufgaben, Module und Rollen hinzufügen, entfernen oder neu anlegen. Die Stammorganisation kann so eigene Szenarien bauen, etwa für wiederkehrende Projektarten.

Was sich gegenüber HERMES 5.1 geändert hat

Viele suchen noch nach „HERMES 5". Seit dem 1. April 2023 werden Ausbildung und Zertifizierung auf HERMES 2022 durchgeführt, die neue Ausgabe hat HERMES 5.1 abgelöst. Die wichtigsten Unterschiede:

Die acht Szenarien aus HERMES 5.1 waren Dienstleistung/Produkt, IT-Individualanwendung, IT-Standardanwendung, IT-Anwendung Weiterentwicklung, IT-Infrastruktur, Organisationsanpassung, Dienstleistung/Produkt agil und IT-Individualanwendung agil (Referenzhandbuch HERMES 5.1).

Das Vorwort von André Bürki, dem Verantwortlichen für die HERMES-Methode bei der Bundeskanzlei, nennt als grösste Änderung die agile Vorgehensweise und die „Abkoppelung von Projekt- und Entwicklungsmanagement". Klassisch und agil können im selben Programm nebeneinander laufen.

Wo es in der Praxis hakt

Die Bundeskanzlei macht sich keine Illusionen über ihre eigene Methode. Im Prolog des Handbuchs steht: „Die Erfahrungen der Eidgenössischen Finanzkontrolle EFK zeigen allerdings, dass die konsequente Anwendung einer Methode leider kein Garant für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist."

Wie das konkret aussieht, zeigt der EFK-Bericht 23155 zum Schlüsselprojekt RZ2020 IKT-Architektur und -Infrastruktur der Gruppe Verteidigung. Die Feststellung lautet: „Im Projekt fehlt der angeordnete externe Qualitäts- und Risikomanager." Die EFK empfiehlt, einen solchen „gemäss der Rollenbeschreibung in HERMES einzusetzen" (EFK-23155). Die Rolle stand also im Organigramm, besetzt war sie nicht.

Aus unserer Sicht hat das wenig mit HERMES zu tun und viel mit den Werkzeugen drumherum. Die Methode beschreibt sauber, wer an welchem Meilenstein was entscheidet. Im Alltag liegt der Projektmanagementplan dann als Word-Datei auf einem Laufwerk, die Freigabe steht in einer E-Mail, und ob der Qualitäts- und Risikomanager je eine Checkliste gesehen hat, weiss niemand mehr. Mit W012 kommen jetzt an jedem Meilenstein weitere Prüfpunkte dazu. Wer seine Checklisten heute in Word pflegt, pflegt ab 2026 einfach mehr Word.

Projektplanung nach HERMES in WORKSPACE.PM

Kaum eine Verwaltung arbeitet mit HERMES im Auslieferungszustand. Der Kanton Zürich hat eigene Module, ein Bundesamt eigene Checklisten, und seit 2026 kommen die W012-Prüfpunkte dazu. In WORKSPACE.PM bilden Sie deshalb genau Ihre Fassung von HERMES ab, mit Ihren Begriffen, und speichern sie als Baustein für jedes weitere Projekt. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie. Eine Übersicht aller Funktionen finden Sie auf unserer Seite HERMES-Projektmanagement-Software.

Phasen und Meilensteine im Projektstrukturplan

In WORKSPACE.PM besteht ein Projekt aus Containern, die einen Projektstrukturplan bilden. Die Phasen legen Sie als Container an: Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung, Abschluss. Für agile Vorhaben ersetzen Sie die drei mittleren durch einen Container Umsetzung.

Zwischen die Phasen setzen Sie Container vom Typ Quality Gate. Ein Quality Gate erscheint im Gantt als Entscheidpunkt und lässt sich mit einem Fixtermin versehen. Damit stehen die HERMES-Meilensteine Projektinitialisierungsfreigabe, Durchführungsfreigabe, Phasenfreigabe, Phasenfreigabe Abschluss und Projektabschluss genau da, wo sie im Handbuch stehen. Für Releasefreigaben in der Phase Umsetzung legen Sie je Release ein weiteres Gate an.

Den Fortschritt einer Phase kann WORKSPACE.PM aus den darunterliegenden Arbeitspaketen berechnen. Für die Portfolio-Sicht ordnen Sie jedes Gate zusätzlich einer Phase der Projekt-Pipeline zu, die Sie mandantenweit mit den HERMES-Phasen benennen.

Checklisten und Entscheide am Quality Gate

Jedes Quality Gate hat Kriterien. Ein Kriterium entspricht einem Punkt der HERMES-Checkliste, zum Beispiel „Projektmanagementplan liegt vor" oder „Schutzbedarfsanalyse erstellt". Jedem Kriterium ordnen Sie Personen oder Gruppen zu, die darüber abstimmen.

So läuft eine Phasenfreigabe ab:

1. Die zugeordneten Personen geben jedes Kriterium frei oder lehnen es ab. Eine Ablehnung braucht einen Kommentar. Wer die Stimme eines anderen überstimmt, muss ebenfalls begründen.
2. Sind alle Kriterien freigegeben, steht das Gate auf „bereit".
3. Die verantwortliche Person des Gates, in HERMES der Auftraggeber, trifft die Entscheidung: freigegeben oder abgelehnt, mit Kommentar.
4. Danach ist das Gate eingefroren. Jede Abstimmung und die Entscheidung stehen mit Zeitpunkt und Person im Verlauf.

Ein PMO mit Administrationsrecht für Quality Gates kann Kriterien übersteuern. Auch das steht ausdrücklich als „PMO-Override" im Verlauf.

Die W012-Prüfpunkte sind in diesem Aufbau einfach weitere Kriterien. Wenn Sie sie einmal in Ihren Gates hinterlegen, sind sie in jedem neuen Projekt dabei (siehe „Szenarien und Projektgrössen als Baustein").

Module, Aufgaben und Ergebnisse

Die HERMES-Module bilden Sie als Container unterhalb der Phasen ab, mit eigener PSP-Nummer. Aufgaben hängen als Karten an diesen Containern und erscheinen auf dem Projekt-Board.

Für die Ergebnisse gibt es ein eigenes Register, die Liefergegenstände. Jeder Eintrag hat eine Nummer, einen Verantwortlichen, einen Plantermin, einen Fortschritt und einen Status und kann einem Container zugeordnet werden. So sehen Sie auf einer Seite, welche HERMES-Ergebnisse einer Phase fertig sind, bevor das Gate abgestimmt wird.

Dokumente wie den Projektinitialisierungsauftrag oder den Durchführungsauftrag erzeugen Sie aus eigenen Word-Vorlagen mit Platzhaltern. WORKSPACE.PM füllt sie mit den aktuellen Projektdaten.

Rollen und Verantwortung

Projektrollen legen Sie in WORKSPACE.PM selbst an und benennen sie frei, also auch genau so wie in HERMES: Auftraggeber, Projektleiter, Anwendervertreter, Qualitäts- und Risikomanager und so weiter. Für jede Rolle bestimmen Sie je Bereich die Rechtestufe: Keine, Anzeige, Editor oder Administration. Der Qualitäts- und Risikomanager darf dann zum Beispiel alles lesen und Risiken bearbeiten, aber keine Termine verschieben.

Wer welche Aufgabe verantwortet, halten Sie in der AKV-Matrix fest. Sie ordnet jedem Arbeitspaket Personen mit Kennzeichen zu, auch Externe ohne Zugang zum System.

Gegen das Muster aus dem EFK-Bericht hilft ein einfaches Gate-Kriterium: „Qualitäts- und Risikomanager benannt" an der Durchführungsfreigabe. Solange die Rolle im Projektteam leer ist, stimmt niemand das Kriterium frei, und der Auftraggeber kann die Phasenfreigabe nicht erteilen.

Agile Umsetzung unter klassischer Steuerung

Das Handbuch trennt Projekt- und Entwicklungsmanagement. In WORKSPACE.PM heisst das: Der Container Umsetzung bekommt ein eigenes Board mit Backlog und Sprints, während Initialisierung, Abschluss und alle Gates beim Auftraggeber bleiben. Die Entwicklung arbeitet in Sprints, die Steuerung sieht Releasefreigaben und Statusberichte.

Den Projektstatusbericht erstellt die Projektleitung in WORKSPACE.PM als Entwurf, reicht ihn ein, und er wird freigegeben. Damit ist auch der Berichtsweg aus HERMES im System nachvollziehbar.

Szenarien und Projektgrössen als Baustein

Hier kommen Tailoring und Sizing ins Spiel. Eine fertige Struktur speichern Sie in WORKSPACE.PM als Baustein: Phasen und Module als Container, Quality Gates mit Kriterien, Abstimmenden und verantwortlicher Person, dazu Risiken und Karten. Termine werden relativ zum Start gespeichert. Beim nächsten Projekt fügen Sie den Baustein ein und haben die ganze Struktur, mit allen Checklisten.

Für eine Verwaltung, die vor allem IT-Adaptionen durchführt, heisst das: Das Szenario IT-Adaption mit Ihren Checklisten und Ihren W012-Prüfpunkten wird einmal gebaut und danach für jede Beschaffung wiederverwendet. Ändert sich eine Checkliste, ändern Sie den Baustein, und jedes neue Projekt startet mit dem neuen Stand.

Das Sizing legen Sie über die Bausteine gleich mit an. Bauen Sie je Szenario zwei oder drei Grössen, etwa „IT-Adaption klein" mit den Mindestergebnissen und „IT-Adaption gross" mit allen Modulen und zusätzlichen Gates. Die Projektleitung wählt in der Initialisierung die passende Grösse, und das Projekt hat sofort den richtigen Umfang. Ihre Dokumentvorlagen hinterlegen Sie dazu einmal für alle Projekte als Word-Vorlage mit Platzhaltern.

Datenhaltung: Cloud in Deutschland oder eigener Betrieb

Für Behörden in der Schweiz ist die Frage, wo die Projektdaten liegen, oft wichtiger als jede Funktion. WORKSPACE.PM gibt es als Software-as-a-Service mit Hosting in Deutschland und zum Betrieb auf Ihren eigenen Servern. Deutschland steht im Anhang 1 der Datenschutzverordnung unter den Staaten mit angemessenem Datenschutz (DSV, Anhang 1).

Für die Bundesverwaltung ist die Klassifizierung die eigentliche Grenze. Die Cloud-Prinzipien des Bundes (AR010) schliessen „geheim" klassifizierte Daten in Public Clouds aus und verlangen für „vertraulich" zusätzliche Massnahmen. Projektunterlagen sicherheitsrelevanter Vorhaben, etwa ein ISDS-Konzept, sind schnell „vertraulich". Für solche Vorhaben ist der Betrieb im eigenen Rechenzentrum der einfachere Weg. Die Abwägung haben wir im Beitrag Projektmanagement-Software on premise oder Cloud ausführlich beschrieben.

Häufige Fragen

Ist HERMES für die Bundesverwaltung Pflicht?

Ja. Die Weisung W007 der Bundeskanzlei verlangt, Projekte und Programme „gemäss der bei Projektstart aktuellen Version der Projektmanagement-Methode HERMES abzuwickeln". Für Projekte unter 100'000 Franken erlaubt sie alternativ HERMES One. Kantone und Gemeinden entscheiden selbst, viele setzen HERMES ein oder lehnen sich daran an, zum Beispiel der Kanton Zürich mit eigener HERMES-Fassung.

Welche Phasen hat HERMES 2022?

Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung, Umsetzung und Abschluss. Ein klassisches Projekt durchläuft fünf davon (ohne Umsetzung), ein agiles drei (Initialisierung, Umsetzung, Abschluss).

Welche Rollen müssen in einem HERMES-Projekt besetzt sein?

Mindestens Auftraggeber, Projektleiter und Anwendervertreter. Insgesamt beschreibt HERMES 2022 16 Rollen auf den Ebenen Steuerung, Führung und Ausführung.

Gilt HERMES 5.1 noch?

Nein, HERMES 2022 hat HERMES 5.1 abgelöst. Ausbildung und Zertifizierung laufen seit dem 1. April 2023 nach HERMES 2022. Projekte, die nach HERMES 5.1 gestartet wurden, dürfen laut W007 in dieser Version zu Ende geführt werden, weil die „bei Projektstart aktuelle Version" gilt.

Kann man HERMES agil anwenden?

Ja. In HERMES 2022 steht die agile Phase Umsetzung gleichberechtigt neben Konzept, Realisierung und Einführung. Vier der fünf Standardszenarien lassen sich agil wählen, Organisationsanpassung nur mit Tailoring. Steuerung und Meilensteine bleiben auch bei agilem Vorgehen bestehen.

Gibt es HERMES-zertifizierte Software?

Uns ist kein Zertifikat für Software bekannt. Zertifiziert werden Personen, in den Stufen Foundation und Advanced. Zertifizierungsstelle ist bis Ende 2026 TÜV SÜD, ab dem 1. Januar 2027 SAQ. Wenn ein Anbieter „HERMES-zertifiziert" verspricht, fragen Sie nach, wer das Zertifikat ausgestellt hat.

Welche Software eignet sich für HERMES?

Eine, die Phasen, Meilensteine mit Checklisten und Entscheiden, Ergebnisse und Rollen mit eigenen Rechten kennt und Ihre Struktur als Vorlage wiederverwenden kann. Eine reine Aufgabenliste reicht nicht, weil HERMES am Entscheid hängt und nicht an der erledigten Aufgabe. Ob Sie die Daten in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum halten müssen, hängt von der Klassifizierung Ihrer Projektunterlagen ab.

Probieren Sie es mit Ihrem eigenen Szenario aus

In der WORKSPACE.PM-Sandbox können Sie ohne Formular ein Projekt mit HERMES-Phasen und einem Quality Gate anlegen und eine Phasenfreigabe durchspielen. Wenn Sie lieber sehen möchten, wie das Szenario Ihrer Organisation als Baustein aussieht, buchen Sie einen Termin. Bringen Sie Ihre Checkliste mit, wir bauen sie im Gespräch nach.

Weiterlesen:

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