Projektmanagement-Software on premise oder Cloud: der Vergleich für den Mittelstand

Am 30. September 2026 hat Microsoft Project Online abgeschaltet. Wer seine Projektpläne nicht rechtzeitig exportiert hatte, kommt seitdem nicht mehr an sie heran. Einen Lesezugriff gibt es nicht.

Ein Jahr vorher hatte Atlassian den umgekehrten Schritt angekündigt. Jira und Confluence Data Center, die Varianten für den eigenen Server, werden seit dem 30. März 2026 nicht mehr an Neukunden verkauft. Am 28. März 2029 laufen die Lizenzen aus, danach lassen sich die Systeme nur noch lesen.

Bei Microsoft verschwindet die Cloud, bei Atlassian der eigene Server. Umziehen mussten die Kunden in beiden Fällen, weil der Hersteller es so entschieden hat. Wer heute Projektmanagement-Software auswählt, sollte deshalb drei Fragen klären: Wer kann auf die Daten zugreifen? Was kostet das gewählte Modell über die ganze Laufzeit, einschließlich der eigenen Arbeit? Und wie kommt man wieder heraus?

Dieser Beitrag geht die drei Fragen der Reihe nach durch, mit einer Rechnung über fünf Jahre und einer Bewertungsmatrix, die Sie mit Ihren eigenen Gewichten füllen können.

Drei Modelle statt zwei

Die übliche Gegenüberstellung "Cloud oder on premise" greift zu kurz. Zur Wahl stehen drei Modelle:

1. Die Cloud eines US-Anbieters, auch wenn die Daten in Frankfurt liegen. Beispiele sind monday.com, Asana und Atlassian Cloud.
2. Die Cloud eines europäischen Anbieters auf europäischer Infrastruktur, ohne Konzernmutter in den USA. Dazu zählt auch eine eigene Instanz, die der Anbieter für Sie betreibt (Managed Hosting).
3. Der Betrieb im eigenen Haus, auf eigenen oder gemieteten Servern, die Ihre IT verwaltet.

Wie deutsche Unternehmen dazu stehen, zeigt der Bitkom Cloud Report 2026, eine repräsentative Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. 85 Prozent halten Deutschland für zu abhängig von US-Cloud-Anbietern, im Vorjahr waren es 78 Prozent. 71 Prozent nutzen heute Cloud-Dienste aus den USA, bevorzugen würden das nur 8 Prozent. Zurück in den eigenen Serverraum zieht es trotzdem kaum jemanden: Der Anteil der IT-Anwendungen aus der Cloud soll von 47 Prozent im Jahr 2025 auf 58 Prozent in fünf Jahren steigen.

Die Unternehmen wollen also mehr Cloud bei weniger Abhängigkeit von den USA.

Warum der Serverstandort allein nicht reicht

Viele US-Anbieter bieten inzwischen eine Datenregion in der EU an. monday.com speichert Daten auf Wunsch in Frankfurt. Asana bietet sein Rechenzentrum in Frankfurt im Tarif Enterprise+ an oder als Zusatz zu Enterprise. Laut Asanas eigener Hilfe bleiben E-Mail-Adressen und Passwörter der Nutzer aber auch dann in den USA.

Schwerer wiegt die Frage, wer zugreifen darf. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet US-Anbieter, Daten herauszugeben, die sich in ihrem Besitz oder unter ihrer Kontrolle befinden. Wo die Daten gespeichert sind, spielt dafür keine Rolle. Microsoft hat das im Juni 2025 vor dem französischen Senat bestätigt. Gefragt, ob Daten französischer Kunden nie ohne Zustimmung Frankreichs an US-Behörden gehen, antwortete der Leiter der Rechtsabteilung von Microsoft France unter Eid, das könne er nicht garantieren. Vorgekommen sei es allerdings noch nie.

Rechtlich stützen sich die meisten US-Anbieter auf das EU-US Data Privacy Framework von 2023. Es ist gültig, steht aber unter Druck. Das Gericht der EU hat eine Klage dagegen im September 2025 abgewiesen, das Rechtsmittel liegt beim Europäischen Gerichtshof (Rs. C-703/25 P). Im Juni 2026 hat der Supreme Court der USA entschieden, dass der Präsident Mitglieder der Handelsbehörde FTC nach Belieben abberufen darf. Auf die Unabhängigkeit dieser Behörde baut das Abkommen an vielen Stellen. Die Datenschutzorganisation noyb hat daraufhin eine Klage angekündigt.

Wenn das Abkommen kippt: ein Notfallplan

Die beiden Vorgänger des Abkommens, Safe Harbor und Privacy Shield, hat der Europäische Gerichtshof 2015 und 2020 für ungültig erklärt. Wie es beim letzten Mal ablief, zeigt, was wieder passieren würde.

Das Urteil zu Privacy Shield ("Schrems II") fiel am 16. Juli 2020 und galt sofort. Der Europäische Datenschutzausschuss stellte eine Woche später klar, dass es keine Übergangsfrist gibt. Unternehmen mussten auf Standardvertragsklauseln ausweichen und für jede Übermittlung prüfen, ob das Recht im Zielland den Schutz unterläuft. Diese Prüfung heißt Transfer-Folgenabschätzung.

Für Cloud-Dienste ist die Prüfung der Knackpunkt. Der Datenschutzausschuss hat in seinen Empfehlungen 01/2020 durchgespielt, welche zusätzlichen Maßnahmen eine Übermittlung retten können. Für den Fall, dass der Anbieter die Daten im Klartext verarbeiten muss, fand er keine wirksame technische Maßnahme. Projektmanagement-Software ist so ein Fall: Der Server muss Termine berechnen, Texte durchsuchen und Berichte erstellen. Eine Verschlüsselung, deren Schlüssel nur beim Kunden liegt, schließt das aus.

Dass die Aufsichtsbehörden solche Fragen bis zu Ende verfolgen, zeigt Microsoft 365. Im November 2022 stellte die Datenschutzkonferenz fest, dass Verantwortliche den datenschutzkonformen Einsatz auf Grundlage der damaligen Vertragsunterlagen nicht nachweisen können. Die Last lag damit bei jeder einzelnen Organisation, die Microsoft 365 nutzte, nicht bei Microsoft.

Was Sie heute vorbereiten können, damit ein Urteil kein Ernstfall wird:

1. Welche Werkzeuge übermitteln Daten in die USA, auch über Unterauftragnehmer wie Mail- oder Supportdienste?
2. Sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag Standardvertragsklauseln als Rückfallebene vor, falls das Abkommen fällt?
3. Eine Transfer-Folgenabschätzung, die in der Schublade liegt, spart nach einem Urteil Wochen.
4. Einen vollständigen Export einmal ziehen und prüfen, ob er sich woanders einlesen lässt.
5. Vorher entscheiden, bei welchem Ereignis Sie wechseln und wohin.

Fünf Jahre durchgerechnet

Hersteller rechnen gern vor, dass sich der eigene Server nach wenigen Jahren bezahlt macht. Das stimmt oft nur, solange man mit einer Kauflizenz rechnet und die eigene Arbeit weglässt. Viele Hersteller bieten auch für den eigenen Server nur noch Abonnements an, Microsoft etwa mit Project Server Subscription Edition. Dann bleibt vom Kostenvorteil wenig übrig.

Wie das konkret aussieht, zeigen wir an unseren eigenen Preisen. Das Beispiel: ein Maschinenbauer mit 150 Konten, der WORKSPACE.PM fünf Jahre lang nutzt. Grundlage sind die Listenpreise auf unserer Preisseite, Stand Oktober 2026. Jedes weitere Konto über das im Grundpreis enthaltene Kontingent hinaus kostet in allen drei Modellen 16,80 Euro im Monat.

Beim eigenen Betrieb sind Installation und Support im Preis enthalten. Dazu kommt die Arbeit der eigenen IT. Wir haben sie mit 160 Euro je Stunde angesetzt und die Stunden aus dem tatsächlichen Ablauf abgeleitet, der im nächsten Abschnitt beschrieben ist:

Über fünf Jahre kostet der eigene Betrieb damit rund 225.850 Euro, die Cloud 152.100 Euro und Managed Hosting 160.980 Euro. Die Arbeit für Benutzer, Rechte und Anmeldung fällt in allen drei Modellen gleich an und ist deshalb nicht eingerechnet.

Die Lizenz entscheidet, nicht die Arbeit

Selbst wenn die eigene IT keine einzige Stunde bräuchte, bliebe der eigene Betrieb um gut 50.000 Euro teurer als die Cloud. Bei uns liegt der Aufpreis für den eigenen Betrieb konstant bei 844 Euro im Monat, egal wie viele Konten es sind. Relativ wird er mit der Größe kleiner:

Die Arbeit ist kleiner als befürchtet

Etwa 23.000 Euro in fünf Jahren sind rund 4.600 Euro im Jahr. Das ist weniger, als viele für einen eigenen Server veranschlagen. Der Grund ist, dass Installation, Update, Sicherung vor dem Update und Rücknahme bei uns automatisiert sind. Bei Software, die von Hand aktualisiert wird, sieht diese Zeile anders aus.

Managed Hosting liegt fast bei der Cloud

Wer eine eigene, abgeschottete Instanz möchte, die Daten aber nicht im eigenen Rechenzentrum haben muss, zahlt dafür im Beispiel knapp 9.000 Euro mehr in fünf Jahren als für die Cloud.

Unsere Schlussfolgerung

Der eigene Betrieb ist keine Sparmaßnahme. Er ist der Preis für Kontrolle. Das kann eine gute Investition sein, wenn Vorgaben oder Daten sie verlangen. Die Entscheidung sollte aber mit dieser Rechnung auf dem Tisch fallen und nicht mit dem Gefühl, ein eigener Server sei auf Dauer billiger.

Was der eigene Betrieb im Alltag bedeutet

Die Stunden in der Rechnung oben stammen aus dem Ablauf, den unser Installationsprogramm wsp vorgibt. Der Ablauf ist auch dann lehrreich, wenn Sie sich am Ende für einen anderen Hersteller entscheiden, denn er zeigt, welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten.

Wie oft Updates kommen

Seit Version 2.0 am 27. Juli 2026 sind bis zum 24. September zehn Versionen erschienen, also fast jede Woche eine. In den zwölf Monaten davor waren es neun. Kunden in der Cloud bekommen jede Version, ohne etwas zu tun. Wer selbst betreibt, muss jede einspielen oder in Kauf nehmen, dass die eigene Instanz zurückfällt, auch bei Sicherheitskorrekturen.

Wie ein Update abläuft

Die IT startet es mit einem Befehl, entweder im geführten Menü oder ohne Oberfläche als Cronjob (wsp --headless update). Dann läuft eine feste Folge ab: Die neue Version wird an ihrer Signatur erkannt. Datenbank und Dateiablage werden gesichert, und scheitert die Sicherung, endet der Lauf, bevor sich etwas ändert. Die neuen Dienste starten neben den alten und übernehmen erst, wenn sie gesund sind. Zum Schluss prüft wsp, ob die Anwendung von außen antwortet. Ist die Prüfung rot, kehrt es von selbst zur alten Version zurück. Das Ganze dauert unter fünf Minuten, und die Nutzer merken davon in der Regel nichts. Braucht eine Version eine kurze Unterbrechung, weil sich das Datenmodell grundlegend ändert, kündigt wsp das vorher an.

Was Ihre IT einmal einrichtet

Bei jedem eigenen Server gehören vier Dinge zum Betrieb, ganz gleich, welche Software darauf läuft. Bei WORKSPACE.PM sind sie mit wenigen Zeilen erledigt, die Vorlagen stehen im Handbuch:

• Eine tägliche Sicherung als Cronjob mit wsp --headless backup.
• Eine Kopie der Sicherungen auf einem zweiten Medium, etwa per rsync auf einen Sicherungsserver. So übersteht der Datenbestand auch einen Plattenausfall.
• Eine Kopie der Zugangsdaten der Instanz an einem getrennten, sicheren Ort. Damit lässt sich eine Sicherung auch auf einem neuen Server öffnen.
• Einmal im Jahr eine Sicherung auf einem Testserver einspielen. Erst dann ist sicher, dass die Wiederherstellung im Ernstfall klappt.

Dazu kommen Betriebssystem-Updates, Plattenplatz und ein TLS-Zertifikat. Das ist die eine Stunde im Monat aus der Rechnung.

Eine Entscheidungshilfe zum Selbstausfüllen

Welches Modell passt, hängt davon ab, was Ihrer Organisation wichtig ist. Eine Nutzwertanalyse macht das sichtbar. Die Bewertung der Modelle von 1 (schlecht) bis 5 (gut) ist unsere Einschätzung. Die Gewichte sind Beispiele für zwei typische Organisationen. Ersetzen Sie beides durch Ihre eigenen Werte.

Fall A: Maschinenbauer mit 300 Beschäftigten, drei Personen in der IT, keine Bereitschaft am Wochenende. Gewichte: Kosten 30, Betriebsaufwand 30, Zugriffsschutz 20, Vorgaben 10, KI im eigenen Netz 10.

Fall B: Hochschule mit eigenem Rechenzentrum, Vorgaben des Landes und Forschungsdaten. Gewichte: Kosten 10, Betriebsaufwand 10, Zugriffsschutz 25, Vorgaben 35, KI im eigenen Netz 20.

Dieselben Bewertungen führen also zu verschiedenen Antworten. Für den Maschinenbauer gewinnt die europäische Cloud deutlich, der eigene Betrieb liegt gleichauf mit der US-Cloud. Für die Hochschule gewinnt der eigene Betrieb, weil Vorgaben und Zugriffsschutz dort mehr zählen als Kosten und Aufwand. Eine Ausschreibung, die das Betriebsmodell vorab festlegt, ohne die Gewichte zu klären, verschenkt diese Unterscheidung.

Ein Kriterium fehlt in der Tabelle bewusst: der Ausstieg. Er hängt nicht am Modell, sondern am Hersteller, wie Project Online und Atlassian Data Center gezeigt haben. Er gehört deshalb in die Prüffragen unten.

KI: dieselben Funktionen in jedem Modell?

An den KI-Funktionen zeigt sich, ob ein Hersteller beide Betriebsmodelle ernst nimmt. Atlassians KI-Funktionen gibt es nur in der Cloud. Microsoft investiert in Copilot und Planner, beides Cloud-Dienste.

Wer die Software selbst betreibt, kann KI auf zwei Wegen nutzen: mit einem eigenen Schlüssel bei einem Anbieter wie Anthropic, OpenAI oder Mistral, oder mit einem Modell im eigenen Netz, etwa über Ollama oder vLLM. Im zweiten Fall verlassen keine Projektdaten das Haus. Damit ein KI-Assistent Daten auch anlegen und ändern kann, sollte das Modell sogenannte Funktionsaufrufe beherrschen. Darauf lohnt es sich bei der Auswahl eines lokalen Modells zu achten.

Die EU-KI-Verordnung (AI Act) unterscheidet nicht nach Betriebsmodell. "Betreiber" im Sinne der Verordnung ist in jedem Fall die Organisation, die die Software nutzt. Für typische KI-Funktionen in Projektmanagement-Software, etwa Texte formulieren oder Risiken vorschlagen, gelten vor allem allgemeine Pflichten wie die zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden (Art. 4). Strenger wird es, wenn KI Aufgaben nach dem Verhalten einzelner Beschäftigter verteilt oder deren Leistung bewertet. Dann kann ein Hochrisiko-System nach Anhang III vorliegen. Die Pflichten dafür gelten nach der Verschiebung durch den sogenannten Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027.

Unabhängig von KI hat der Betriebsrat bei Software mitzubestimmen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das betrifft Projektmanagement-Software in der Cloud genauso wie auf dem eigenen Server.

Sieben Prüffragen an jeden Anbieter

1. Gibt es in allen Betriebsmodellen dieselben Funktionen, auch bei KI und Anmeldung?
2. Was kostet das Modell über fünf Jahre, einschließlich der Stunden Ihrer IT?
3. Wie oft erscheinen Updates, wie lange dauert eines, und lässt es sich zurücknehmen?
4. Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, und wo haben sie ihren Sitz?
5. Was enthält der Export, und was geht dabei verloren?
6. Kann ich das Modell später wechseln, und was kostet der Umzug?
7. Wie lange sagt der Hersteller Unterstützung für das gewählte Modell zu?

Frage 5 lässt sich am besten mit einem Probeexport beantworten. Lassen Sie sich vor der Entscheidung zeigen, was in der Exportdatei steht, und lesen Sie sie testweise in ein anderes Werkzeug ein. Wer das erst beim Umzug macht, hat keine Zeit mehr für Nacharbeit.

Weitere Fragen zum Datenschutz stehen in DSGVO-Compliance in PPM: 5 Prüffragen für IT-Leiter, zu Vergaberecht und Verwaltung in Projektmanagement-Software für die öffentliche Verwaltung.

Die bekannten Anbieter im Überblick

Stand Oktober 2026, nach Angaben der Hersteller. Wer von Project Online kommt, findet die verbliebenen Wege auf unserer Seite Project Online wird abgeschaltet.

Wie WORKSPACE.PM das löst

WORKSPACE.PM gibt es in allen drei Betriebsmodellen: in der Cloud, als Managed Hosting und für den Betrieb im eigenen Haus. Die Software ist überall dieselbe. Es gibt keine Editionen und keine Funktionen, die nur in einem Modell freigeschaltet sind, auch nicht bei KI oder Single Sign-on.

Rechenzentrum und Mailversand

Cloud und Managed Hosting laufen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein. Die Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Einladungen und Benachrichtigungen kann WORKSPACE.PM über den eigenen Mailserver Ihrer Organisation oder über Ihr Microsoft 365 verschicken.

Eigener Betrieb

Das Installationsprogramm wsp richtet WORKSPACE.PM in etwa einer Stunde auf einem Linux-Server mit Ubuntu oder Debian ein. Mindestens 4 GB Arbeitsspeicher sind nötig, empfohlen sind 8 GB. Die Instanz meldet nichts an uns, weder Nutzungsdaten noch Fehlerberichte, und es gibt keinen Fernzugang. Die Lizenz wird auf dem Server selbst geprüft. Wie eine Installation aufgebaut ist, steht im Hilfeartikel Was ist WSP und wie ist eine On-Premises-Installation aufgebaut?

Anmeldung, Export und Wechsel

Single Sign-on über OIDC oder SAML, zum Beispiel mit Microsoft Entra ID, Google oder Okta. Benutzer lassen sich per SCIM oder LDAP aus dem Verzeichnis anlegen und deaktivieren. Administratoren können die Daten als JSON, CSV oder Excel-Datei exportieren. Projektpläne gehen als MS-Project-XML mit Gliederung, Terminen, Abhängigkeiten, Fortschritt, Kosten und Ressourcenzuweisungen hinaus. Den Umzug zwischen den Betriebsmodellen übernehmen wir, abgerechnet nach Aufwand.

KI

Der Assistent arbeitet mit einem Schlüssel, den Ihre Organisation selbst hinterlegt, oder mit einem eigenen Modell über Ollama, vLLM oder eine andere Schnittstelle im OpenAI-Format. Bei Anthropic, OpenAI und Mistral legt die Administration die Region fest. Im eigenen Haus darf der Modell-Server im internen Netz stehen, ohne öffentliche Adresse. Ist kein Modell hinterlegt, bleibt die KI aus.

Häufige Fragen

Ist der eigene Betrieb günstiger als die Cloud? In der Regel nicht, wenn die Lizenz ein Abonnement ist. In unserem Beispiel mit 150 Konten ist die Cloud über fünf Jahre die günstigste Variante. Der eigene Betrieb kostet mehr, dafür sind Installation und Support enthalten, und die Daten bleiben im eigenen Haus. Den Ausschlag geben Kontrolle, Vorgaben und KI im eigenen Netz.

Ist Projektmanagement-Software on premise sicherer als in der Cloud? Nicht von selbst. Ein eigener Server schützt vor fremdem Zugriff über den CLOUD Act, aber nicht vor einem vergessenen Update oder einer Sicherung, die nie getestet wurde.

Dürfen Behörden US-Cloud-Dienste nutzen? Ein generelles Verbot gibt es nicht. Nötig sind eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung und meist eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Mit den Katalogen C5:2026 und C3A hat das BSI in diesem Jahr Maßstäbe für Sicherheit und Souveränität veröffentlicht, an denen sich Anbieter messen lassen müssen. Verbindlich sind sie nicht.

Wie viel Arbeit macht der eigene Betrieb von WORKSPACE.PM? Die Installation dauert etwa eine Stunde, ein Update unter fünf Minuten, auf Wunsch automatisch als Cronjob. Dazu richtet Ihre IT einmal die tägliche Sicherung und deren Kopie auf ein zweites Medium ein und spielt einmal im Jahr probeweise eine Sicherung zurück. In unserer Rechnung sind das rund 4.600 Euro im Jahr einschließlich Server.

Funktioniert der KI-Assistent auch mit einem lokalen Modell? Ja. Der Assistent arbeitet mit jedem Modell, das über eine Schnittstelle im OpenAI-Format erreichbar ist. Beherrscht das Modell Funktionsaufrufe, kann der Assistent zusätzlich Aufgaben, Risiken und andere Einträge direkt anlegen und ändern.

Kann ich später von der Cloud auf den eigenen Server wechseln? Ja. Den Umzug übernehmen wir und rechnen ihn nach Aufwand ab. Die Software ist in beiden Modellen dieselbe, Sie verlieren also keine Funktionen.

Selbst ausprobieren

Am schnellsten finden Sie heraus, ob WORKSPACE.PM zu Ihnen passt, in der Sandbox, ohne Registrierung und ohne Server.

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Quellen: Bitkom Research, "Cloud Report 2026", Juni 2026; Atlassian, "Data Center End of Life"; Microsoft Learn, "Project Server Subscription Edition: Microsoft Lifecycle"; Asana-Hilfe, "Asana EU Data Centre"; monday.com-Hilfe, "Data residency"; 18 U.S.C. § 2713 (CLOUD Act); Französischer Senat, Untersuchungskommission zur öffentlichen Beschaffung, Anhörung vom 10.06.2025; EuGH, Rs. C-311/18 (Schrems II), 16.07.2020; Europäischer Datenschutzausschuss, FAQ zum Urteil C-311/18, 23.07.2020; Europäischer Datenschutzausschuss, Empfehlungen 01/2020 zu ergänzenden Maßnahmen, Fassung 2.0 vom 18.06.2021; Datenschutzkonferenz, Festlegung zu Microsoft 365 vom 24.11.2022; EuG, Rs. T-553/23 (Latombe/Kommission), 03.09.2025; EuGH, Rs. C-703/25 P (anhängig); US Supreme Court, Trump v. Slaughter, 29.06.2026; BSI, C5:2026, 07.04.2026; BSI, C3A, 27.04.2026; Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744; WORKSPACE.PM Preisseite, Stand 04.10.2026; WORKSPACE.PM Changelog, Versionen 1.12.0 bis 2.0.9.