Microsoft Project Alternative
Project Online endet am 30. September 2026. Was WORKSPACE.PM gegenüber Planner Premium, Project Plan 3 und 5 und dem Desktop-Client in jedem Account mitbringt, was der Wechsel kostet und wie Ihre Pläne als Datei mitkommen.
Auf einen Blick
- Ihre .mpp- und XML-Dateien kommen mit Abhängigkeiten und Zuweisungen; Project Online endet am 30. September 2026.
- Netzplan, Basispläne, Ressourcen, Kosten und Earned Value in einem Account; bei Microsoft verteilt auf Plan 1, 3, 5 und den Desktop-Client.
- Plan 3 kostet 30 US-Dollar, Plan 5 55 US-Dollar je Nutzer und Monat; WORKSPACE.PM unter 20 €.
- Deutscher Vertragspartner und Rechenzentren; bei Microsoft EU Data Boundary und Konzernmutter in den USA.
Für wen sich die Frage stellt
Drei Situationen, in denen Unternehmen Microsoft Project gegen WORKSPACE.PM abwägen.
Project Online läuft aus
Am 30. September 2026 schaltet Microsoft Project Online ab; Neukäufe endeten am 1. Oktober 2025. Wer Portfolio, Ressourcenausgleich, Zeiterfassung und Berichte aus Project Online nutzt, braucht ein Ziel, das diese Funktionen ohne Zusatzprodukt enthält.
Der Plan ist eine Datei auf einem Rechner
Project Standard und Professional rechnen einen vollständigen Netzplan, aber der Plan liegt als .mpp bei einer Person. Mehrere Bearbeiter, Ressourcenkonflikte zwischen Projekten und eine Portfolioebene entstehen erst mit Server oder Cloud.
Planner Premium reicht nicht mehr
Planner mit Premium-Funktionen bringt Zeitachse, Abhängigkeiten und kritischen Pfad ab Plan 3. Kosten, Earned Value, Risikoregister und Zeiterfassung mit Genehmigung dokumentiert Microsoft dort nicht; Ressourcenmanagement kommt mit Plan 5.
Was WORKSPACE.PM mitbringt
Der Unterschied beginnt dort, wo der Plan keine Datei mehr ist: Netzplan, Ressourcen, Risiken, Kosten und Nachweis liegen in einer Datenbasis, für alle Beteiligten, in jedem Account und ohne Planstufen.
Funktionen im Vergleich
Von der Terminplanung bis zur KI, Zeile für Zeile.
| Kriterium | WORKSPACE.PM | Microsoft Project |
|---|---|---|
| Import von Planungsdateien | MS Project (.mpp, XML) inklusive Anordnungsbeziehungen und Zuweisungen; Primavera P6 und Asta Powerproject; CSV für Projekte, Kanban-Karten und Nutzer; Trello-Import | Natives Format .mpp und MS-Project-XML im Desktop-Client |
| Netzplan und kritischer Pfad | Vorwärts- und Rückwärtsrechnung, FAZ/FEZ/SAZ/SEZ, Gesamtpuffer je Vorgang, eigene Netzplan-Ansicht mit Zyklusprüfung | Kritischer Pfad in der Zeitachse ab Planner und Project Plan 3; Netzplandiagramm mit kritischem Pfad und Gesamtpuffer im Desktop-Client (in Plan 3 und 5 enthalten) |
| Risikoregister | Register mit Brutto-/Netto-Bewertung, 5×5-Matrix, Prüfzyklen 30 bis 365 Tage, Review-Historie, Risiko in Aufgabe umwandeln | Nicht dokumentiert |
| Risikosimulation | Monte-Carlo mit PERT-Verteilung, 10.000 Iterationen, P50/P80/P90, Reserve als Kostenposition; Bowtie-Diagramm | Nicht dokumentiert |
| Kapazitäts- und Auslastungsplanung | Organisationsweite Auslastungsmatrix für Personen und Maschinen, Verfügbarkeitsprüfung inklusive Abwesenheiten, in jedem Tarif | Ressourcenmanagement mit Kapazitäts-Heatmap ab Plan 5; Ressourcenblatt im Desktop-Client |
| Zeiterfassung | Wochen-Zeitblätter mit ein- oder zweistufiger Genehmigung, Auto-Genehmigung innerhalb der Toleranz, Massenfreigabe | Zeiterfassung mit Genehmigung war Bestandteil von Project Online (Abschaltung 30.09.2026); in Planner Premium nicht dokumentiert |
| Earned Value | PV, EV und AC je Stichtag erfasst, Earned-Value-Dashboard | Im Desktop-Client (BCWS/BCWP/ACWP, Earned-Value-Methode je Vorgang); in Planner Premium nicht dokumentiert |
| Statusberichte | Dreistufiger Freigabe-Workflow (Entwurf, eingereicht, freigegeben), gesperrte Stichtags-Schnappschüsse, Rollup ins Portfolio | Nicht dokumentiert |
| Maßnahmen und Frühindikatoren | Präventive und korrektive Maßnahmen mit Reduktionswert, Kosten und Frist; Key Risk Indicators mit Schwellwert-Alarm | Nicht dokumentiert |
| Anordnungsbeziehungen | EA/AA/EE/AE mit Zeitversatz, per Texteingabe (z. B. 6.4EE+3) oder per Ziehen; projektübergreifend zwischen Meilensteinen verschiedener Projekte | Vier Abhängigkeitstypen (Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Anfang-Ende, Ende-Ende) ab Plan 3; Zeitversatz im Desktop-Client |
| Basisplan und Meilensteintrendanalyse | Mehrere Basispläne je Projekt, zwei beliebige vergleichbar, Delta berechnet, Verlauf durchblätterbar; Meilensteintrendanalyse als eigene Ansicht über die Berichtszeitpunkte des Projekts mit Trendeinstufung je Meilenstein | Basispläne ab Plan 3; im Desktop-Client bis zu elf Basispläne je Projekt mit Varianzfeldern; Meilensteintrendanalyse nicht dokumentiert |
| Projektstrukturplan und Fortschritt | PSP-Codes automatisch oder manuell, stabil als externe Referenz; sieben Fortschrittsmethoden (0/50/100, 0/100, aus Kanban, aus Unter-Containern u. a.) | PSP-Codes als anpassbare Gliederungsnummern im Desktop-Client; in Planner Premium nicht dokumentiert |
| Ressourcen je Arbeitspaket | Mehrere Personen und Maschinen je Arbeitspaket mit Plan- und Ist-Aufwand; Ist-Aufwand aus der Zeiterfassung ableitbar | Mehrere Ressourcen je Vorgang mit Einheiten im Desktop-Client; Aufwandsanteile je Person in Planner Premium nicht dokumentiert |
| Skill-Töpfe | Aufwand auf eine Fähigkeit buchen, bevor die Person feststeht; später auf Personen oder Maschinen auflösen | In Planner Premium nicht dokumentiert |
| Kostenarten und Forecast | Mandantenweiter Katalog mit Kontonummer und Capex/Opex; Kosten-Forecast aus Buchungen | Kosten im Desktop-Client über Ressourcensätze und Kostenressourcen; Kostenartenkatalog nicht dokumentiert |
| Personalkosten | Automatisch aus Zuweisung oder Zeiterfassung mal Stundensatz, Plan und Ist; Tagessätze je Attribut oder Person | Im Desktop-Client aus Ressourcensatz mal Arbeit; in Planner Premium nicht dokumentiert |
| Änderungsanträge und Quality Gates | Änderungsantrags-Register mit Kategorie, Impact-Dimensionen, Genehmigern und Risikoverknüpfung; Quality Gates mit Freigabekriterien im Strukturbaum | Nicht dokumentiert |
| AKV-Matrix und Stakeholder | AKV-Matrix (A/E/I/K/M/P) je Projekt; Stakeholder-Register mit Maßnahmenplan, Umfeldanalyse und Stakeholder-Portfolio | Nicht dokumentiert |
| Meetings und Beschlüsse | Protokoll mit Erwähnungen, Beschlüsse mit Genehmigungsstatus, Serien-Auswertung offener Punkte, Outlook-Kopplung | Nicht dokumentiert (Besprechungen laufen in Microsoft Teams, einem separaten Dienst) |
| Anforderungsmanagement | Presets für Automotive SPICE und V-Modell XT, Prüfobjekte mit Prüfläufen, Audit-Trail | Nicht dokumentiert |
| Klassisch und agil im selben Projekt | Netzplan, Scrum-Backlog mit Sprint-Board, Burndown und Velocity, Kanban im selben Projekt | Backlog und Sprints ab Plan 1, Zeitachse und kritischer Pfad ab Plan 3; Netzplan nur im Desktop-Client |
| Ziele und Strategie | Strategiefelder, OKR-Zyklen, sechs Key-Result-Typen, Alignment-Matrix, Lückenanalyse | Ziele (Goals) in den Premium-Plänen |
| KI-Assistent | Assistent handelt erst nach Freigabe; eigener Anbieterschlüssel oder lokales Modell; KI-gestützte Risikoerkennung | Copilot in Planner in den Premium-Plänen; eigener Modellanbieter und Freigabepflicht vor Änderungen nicht dokumentiert |
Recht, Betrieb und Lizenz
Was Datenschutzprüfung und Einkauf abfragen.
| Kriterium | WORKSPACE.PM | Microsoft Project |
|---|---|---|
| Anbieter und Sitz | AMNAU GmbH, Hannover (Deutschland) | Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, für Kunden in der EU; Konzernmutter Microsoft Corporation, Redmond (USA) |
| Vertragsrecht und Gerichtsstand | Deutsches Recht, Gerichtsstand Hannover | Irisches Recht für Kunden in der EU |
| Serverstandort | Ausschließlich deutsche Rechenzentren (SaaS, Managed Hosting) oder das eigene Rechenzentrum | EU Data Boundary: Kundendaten der Microsoft-365-Dienste werden in Rechenzentren in EU und EFTA gespeichert und verarbeitet; kein Deutschland-spezifischer Standort zugesagt |
| Daten außerhalb der Region | Keine; Ausnahme: optionale KI-Funktionen mit externem Modellanbieter | Dokumentierte fortlaufende Übertragungen bestimmter Datenkategorien außerhalb der EU Data Boundary |
| US-Rechtsträger (CLOUD Act) | Kein US-Rechtsträger in der Verarbeitungskette | Konzernmutter Microsoft Corporation ist ein US-Rechtsträger; der CLOUD Act gilt unabhängig vom Speicherort |
| On-Premises | Docker-Deployment in eigener Infrastruktur mit gleichem fachlichen Funktionsumfang | Project Server Subscription Edition auf SharePoint Server Subscription Edition; Planner Premium ausschließlich als Cloud-Dienst |
| Editionen und Lizenzierung | Keine Editionen; jeder Account einzeln buchbar, 16,80 € je Monat | Planner Plan 1 (10 USD), Planner und Project Plan 3 (30 USD), Plan 5 (55 USD) je Nutzer und Monat, US-Listenpreis bei Jahresabonnement; Project Standard und Professional als Desktop-Kauflizenz |
Angaben zu Microsoft Project und Planner aus Microsofts öffentlicher Dokumentation (Preisseite, Microsoft Support, Microsoft Learn, Planner-Blog); Angaben zu WORKSPACE.PM aus dem Funktionskatalog der aktuellen Version. Stand: 7. September 2026.
Wo die Unterschiede liegen
Drei Punkte entscheiden die Frage in der Praxis.
Ein Produkt statt drei
Datenbasis statt Datei und Planstufen
Microsoft verteilt Projektmanagement auf Planner Premium (Plan 1, 3, 5), den Desktop-Client und Project Server. Netzplan mit Puffern und Earned Value liegen im Desktop-Client, Ressourcenmanagement in Plan 5, Portfolio je nach Produkt. WORKSPACE.PM hat all das in einem Account, in einer Datenbasis, für jeden Nutzer gleich.
Steuerung
Risiken, Kapazität und Nachweis gerechnet
Risikoregister mit Brutto- und Netto-Bewertung, Monte-Carlo-Simulation, Maßnahmen mit Frühindikatoren, organisationsweite Auslastungsmatrix und Statusberichte mit dreistufiger Freigabe sind in WORKSPACE.PM enthalten. Microsofts Dokumentation zu Planner Premium nennt Risikoregister, Zeiterfassung mit Genehmigung und Earned Value nicht.
Rahmen
Deutschland statt EU Data Boundary
WORKSPACE.PM läuft in deutschen Rechenzentren oder im eigenen Haus, Vertragspartner ist eine deutsche GmbH. Microsoft speichert Kundendaten innerhalb der EU Data Boundary in EU und EFTA, dokumentiert fortlaufende Ausnahmen, und die Konzernmutter ist ein US-Rechtsträger. Project Online endet am 30. September 2026.
Preise nebeneinander
Verglichen wird der Plan, der Zeitachse, Abhängigkeiten, kritischen Pfad und Basispläne enthält: Planner und Project Plan 3. Ressourcenmanagement kommt erst mit Plan 5.
| Nutzer | WORKSPACE.PM SaaS je Monat | je Nutzer | Planner und Project Plan 3 je Monat (US-Listenpreis) |
|---|---|---|---|
| 5 | 99 € | 19,80 € je Nutzer und Monat | 150 USD |
| 20 | 351 € | 17,55 € je Nutzer und Monat | 600 USD |
| 50 | 855 € | 17,10 € je Nutzer und Monat | 1.500 USD |
| 100 | 1.695 € | 16,95 € je Nutzer und Monat | 3.000 USD |
WORKSPACE.PM SaaS: 99 € Grundpreis je Monat inklusive 5 Accounts, jeder weitere Account 16,80 € je Monat, monatlich zahlbar, alle Beträge netto. Planner und Project Plan 3: 30 US-Dollar je Nutzer und Monat, US-Listenpreis bei Jahresabonnement; Plan 5 mit Portfolio- und Ressourcenmanagement 55 US-Dollar. Euro-Preise auf der deutschen Preisseite von Microsoft.
Wer Ressourcenmanagement mit Kapazitäts-Heatmap braucht, rechnet mit Plan 5: 275 US-Dollar für 5, 1.100 für 20, 2.750 für 50 und 5.500 für 100 Nutzer im Monat. Project Standard und Professional kommen als Desktop-Kauflizenz je Arbeitsplatz hinzu. WORKSPACE.PM enthält Ressourcen, Kosten, Risiken und Earned Value im Grundpreis, bucht jeden Account einzeln und rechnet monatlich ab.
Den vollständigen Rechenweg für Ihre Teamgröße finden Sie auf der Preisseite und im ROI-Rechner.
Der Wechsel in der Praxis
Welcher Weg, was mitkommt und was im neuen System entsteht.
Bestandsaufnahme
Welche Pläne, Ressourcenpools und Berichte sind produktiv? In Project Online zusätzlich: Zeiterfassungs-Historie und benutzerdefinierte Felder, die exportiert werden müssen, bevor die Abschaltung greift.
Export als Datei
Project Online und der Desktop-Client speichern jeden Plan als .mpp oder MS-Project-XML. Diese Dateien sind der Datenweg; vor dem 30. September 2026 sichern.
Import in WORKSPACE.PM
Die Datei wird eingelesen, inklusive Anordnungsbeziehungen, Dauer, Meilensteinen und Ressourcenzuweisungen; Ressourcen werden dabei den Nutzern zugeordnet.
Netzplan prüfen
Der importierte Plan wird neu gerechnet: kritischer Pfad, Gesamtpuffer und Basisplan als Ausgangspunkt für die Verlaufsanalyse.
Struktur ergänzen
Risikoregister, Kostenarten, Kapazitätsplanung über Projekte hinweg und Statusberichte mit Freigabe entstehen im neuen System; im Export gibt es sie nicht.
Parallelbetrieb und Schnitt
Ein Berichtszyklus parallel, danach harter Schnitt. Excel- und PDF-Export bleiben für Berichte an Gremien erhalten.
Wie lange es dauert
Ein einzelner Plan ist ein Dateiimport von Minuten. Die Zeit geht in die Zuordnung der Ressourcen und in den Aufbau von Risiken, Kosten und Portfolio, die es im Export nicht gibt. Den genauen Importumfang beschreibt die Seite „Von Project Online migrieren“; wie viel Aufbau Ihre Projekte brauchen, klären wir in einem 30-minütigen Migrationsgespräch anhand einer Ihrer Dateien.
Was neu aufgebaut wird
- Benutzerdefinierte Felder: als Custom Fields anlegen; Makros werden durch Workflows ersetzt.
- Ansichten und Berichte aus dem Desktop-Client: im neuen System einrichten.
- Zeiterfassungs-Historie aus Project Online: separat exportieren und übernehmen.
- Power-BI-Berichte: auf die neue Datenquelle umstellen.
Häufige Fragen: Microsoft Project Alternative
Was Anwender von Project Online, Project Desktop und Planner Premium zu WORKSPACE.PM fragen.
Microsoft schaltet Project Online ab; danach sind der Dienst und seine Daten nicht mehr erreichbar. Neukäufe endeten am 1. Oktober 2025. Nicht betroffen sind der Desktop-Client, Project Server Subscription Edition, Planner und To Do. Wer Portfolio, Ressourcen und Zeiterfassung aus Project Online nutzt, exportiert seine Pläne vorher als .mpp oder XML.
Ja. WORKSPACE.PM liest .mpp und MS-Project-XML inklusive Anordnungsbeziehungen, Dauer, Meilensteinen und Ressourcenzuweisungen; Primavera P6 (XER) und Asta Powerproject werden ebenfalls importiert. Der Plan wird danach als Netzplan neu gerechnet.
Planner mit Premium-Funktionen ist Microsofts aktuelle Web-Oberfläche für Projekte. Plan 1 bringt Backlog, Sprints und Vorlagen; Plan 3 ergänzt Zeitachse, vier Abhängigkeitstypen, kritischen Pfad, Basispläne und den Desktop-Client; Plan 5 ergänzt Portfolio- und Ressourcenmanagement mit Kapazitäts-Heatmap. In WORKSPACE.PM gibt es diese Stufen nicht; jeder Account hat den vollen Umfang.
Ja: Vorwärts- und Rückwärtsrechnung, FAZ/FEZ/SAZ/SEZ, Gesamtpuffer je Vorgang, kritischer Pfad und eine eigene Netzplan-Ansicht mit Zyklusprüfung. Anordnungsbeziehungen kennen die vier Typen mit Zeitversatz, auch per Texteingabe wie 6.4EE+3, und gelten projektübergreifend zwischen Meilensteinen.
WORKSPACE.PM kostet 99 € im Monat inklusive fünf Accounts, jeder weitere 16,80 €. Planner und Project Plan 3 kostet 30 US-Dollar je Nutzer und Monat, Plan 5 mit Ressourcenmanagement 55 US-Dollar, jeweils US-Listenpreis bei Jahresabonnement. Bei 20 Nutzern stehen 351 € gegen 600 US-Dollar (Plan 3) oder 1.100 US-Dollar (Plan 5) im Monat.
Microsoft speichert und verarbeitet Kundendaten der Microsoft-365-Dienste innerhalb der EU Data Boundary in Rechenzentren in EU und EFTA und dokumentiert fortlaufende Übertragungen bestimmter Datenkategorien nach außen; Vertragspartner für EU-Kunden ist Microsoft Ireland, die Konzernmutter ein US-Rechtsträger. WORKSPACE.PM läuft ausschließlich in deutschen Rechenzentren oder in Ihrem eigenen.
Ja, als Project Server Subscription Edition, die zusammen mit SharePoint Server Subscription Edition installiert wird und über Volumenlizenzierung bezogen wird. Planner Premium ist ausschließlich ein Cloud-Dienst. WORKSPACE.PM läuft On-Premises als Docker-Deployment mit dem gleichen fachlichen Funktionsumfang wie in der Cloud.
Struktur, Termine, Dauer, Meilensteine, Anordnungsbeziehungen und Ressourcenzuweisungen; der Plan wird anschließend als Netzplan neu gerechnet und der erste Basisplan gesetzt. Ansichten und Berichte richten Sie im neuen System ein; Risiken, Kosten und Portfolio kommen als Funktionen hinzu.
Weitere Vergleiche
Alle Vergleiche in einer ChecklisteStand: 7. September 2026. Angaben zum verglichenen Produkt stammen aus dessen öffentlich zugänglichen Informationen und werden halbjährlich geprüft. Angaben zu WORKSPACE.PM beziehen sich auf die aktuelle Version.