Von der Excel-Projektplanung zu WORKSPACE.PM
Excel ist das meistgenutzte Projektwerkzeug im Mittelstand, und für ein Projekt mit einer Person funktioniert es. Diese Seite zeigt, woran Tabellen strukturell brechen, was aus jeder Spalte in WORKSPACE.PM wird und wie Ihre Pläne per CSV mitkommen.
Auf einen Blick
- Excel rechnet keinen Netzplan; WORKSPACE.PM rechnet Termine, Puffer und kritischen Pfad aus den Beziehungen.
- In Excel endet die Kapazität an der Dateigrenze; WORKSPACE.PM zeigt die Auslastung über alle Projekte.
- Basisplan-Vergleich, Freigabe-Workflows und Audit-Trail sind Funktionen, keine Formeln.
- Der Übergang ist ein CSV-Import; die Rechenlogik übernimmt WORKSPACE.PM als Funktion.
Für wen sich die Frage stellt
Drei Situationen, in denen Teams ihre Excel-Pläne ablösen.
Mehrere Bearbeiter, mehrere Versionsstände
Der Plan liegt als Datei, jede Änderung erzeugt eine Kopie, und niemand weiß, welche gilt. Gemeinsame Bearbeitung in Excel setzt OneDrive oder SharePoint voraus; Rechte je Zeile, Änderungshistorie je Feld und Freigaben bleiben Handarbeit.
Mehrere Projekte, eine Kapazität
Jedes Projekt hat seine Tabelle, aber die Personen sind dieselben. Wer wann überbucht ist, sieht erst, wer alle Dateien zusammenführt. Eine Auslastungsmatrix über alle Projekte gibt es in Excel nur als Eigenbau.
Nachweis gegenüber Gremien und Fördergebern
Statusberichte, Stundennachweise und Risikolisten müssen belegbar sein: wer hat was wann freigegeben. Eine Tabelle protokolliert das nicht; WORKSPACE.PM führt Freigabe-Workflows, gesperrte Schnappschüsse und einen Audit-Trail.
Woran Excel-Projektpläne brechen
Sechs strukturelle Eigenschaften einer Tabellenkalkulation, die kein Formelaufwand dauerhaft löst.
Termine hängen nicht zusammen
In Excel
Anfang, Ende und Dauer sind Zellen. Verschiebt sich ein Vorgang, verschieben sich Nachfolger nur, wenn jemand die Formeln dafür gebaut hat; Beziehungstypen, Zeitversatz und Puffer gibt es nicht von Haus aus.
WORKSPACE.PM
Anordnungsbeziehungen EA/AA/EE/AE mit Zeitversatz, Netzplan mit Vorwärts- und Rückwärtsrechnung, Gesamtpuffer je Vorgang, kritischer Pfad.
Kein Basisplan
In Excel
Der Versionsverlauf über OneDrive oder SharePoint stellt frühere Dateien wieder her; ein Vergleich Plan gegen Ist je Vorgang entsteht nur, wenn jemand Spalten dafür kopiert.
WORKSPACE.PM
Mehrere Basispläne je Projekt, zwei beliebige vergleichbar, Delta berechnet, Verlauf durchblätterbar.
Ressourcen enden an der Dateigrenze
In Excel
Die Auslastung einer Person über alle Projekte erfordert, alle Dateien zu konsolidieren; Abwesenheiten und Teilkapazitäten müssen von Hand gepflegt werden.
WORKSPACE.PM
Organisationsweite Auslastungsmatrix für Personen und Maschinen, Verfügbarkeitsprüfung inklusive Abwesenheiten, Skill-Töpfe vor der Namensvergabe.
Rechte gelten für Bereiche, nicht für Rollen
In Excel
Blattschutz sperrt Bereiche und erlaubt bestimmten Benutzern die Bearbeitung; eine Rolle wie „Projektleitung sieht Kosten, Team sieht Aufgaben“ ist damit nicht abbildbar.
WORKSPACE.PM
Globale und Projektrollen, Rechte je Funktion, vertrauliche Projekte, Audit-Trail je Änderung.
Kein Freigabe-Workflow
In Excel
Änderungen lassen sich bis zu 365 Tage anzeigen; wer einen Statusbericht eingereicht und wer ihn freigegeben hat, steht nirgends.
WORKSPACE.PM
Statusberichte mit Entwurf, eingereicht, freigegeben; gesperrte Stichtags-Schnappschüsse; Rollup ins Portfolio.
Ist-Werte kommen nicht von selbst
In Excel
Gebuchte Stunden, Ist-Kosten und Fortschritt müssen aus anderen Listen übertragen werden; jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
WORKSPACE.PM
Wochen-Zeitblätter mit Genehmigung, Ist-Aufwand am Arbeitspaket, Personalkosten aus Aufwand mal Satz, Kosten-Forecast aus Buchungen.
Aus Tabelle wird Funktion
Was aus den typischen Spalten und Registerblättern eines Excel-Projektplans in WORKSPACE.PM wird.
| In der Excel-Datei | In WORKSPACE.PM |
|---|---|
| Vorgangsliste mit Nummer, Bezeichnung, Ebene | Strukturbaum mit Containern, Meilensteinen und Quality Gates; PSP-Codes automatisch oder manuell |
| Spalten Anfang, Ende, Dauer, Vorgänger | Netzplan mit Anordnungsbeziehungen, Vorwärts- und Rückwärtsrechnung, Gesamtpuffer, kritischer Pfad |
| Spalte Verantwortlich | Zuweisung mehrerer Personen und Maschinen je Arbeitspaket mit Plan- und Ist-Aufwand |
| Ampel-Spalte und Kommentarfeld | Statusbericht mit Termin-, Kosten- und Leistungsampel, Freigabe-Workflow, gesperrte Schnappschüsse |
| Registerblatt Risiken | Risikoregister mit Brutto/Netto, 5×5-Matrix, Maßnahmen, Key Risk Indicators, Monte-Carlo-Simulation |
| Registerblatt Kosten und Budget | Kostenarten mit Kontonummer und Capex/Opex, Personalkosten aus Aufwand mal Satz, Forecast, Earned Value |
| Registerblatt Stunden | Wochen-Zeitblätter mit ein- oder zweistufiger Genehmigung, Ist-Aufwand am Arbeitspaket |
| Registerblatt Kapazitätsplanung (Personen × Wochen) | Organisationsweite Auslastungsmatrix mit Drilldown und Verfügbarkeitsprüfung |
| Registerblatt Beschlüsse und offene Punkte | Meetings mit Protokoll, Beschlüssen mit Genehmigungsstatus und Serien-Auswertung offener Punkte |
| Datei je Projekt, Übersicht im Kopf | Portfolio-Hierarchie mit automatischem Rollup von Budget, Fortschritt und Status |
Was WORKSPACE.PM mitbringt
Was Excel als Datei nicht leisten kann, liefert WORKSPACE.PM als Funktion in einer Datenbasis: gerechnete Termine, simulierte Risiken, Kapazität über alle Projekte, Kosten nach Kostenarten und Nachweis mit Freigabe.
Der Übergang in der Praxis
Welcher Weg und was mitkommt. Der Import ist der kleinste Teil; die Zeit geht in das Aufräumen.
Dateien sichten
Welche Excel-Pläne sind produktiv, welche Kopien veraltet? Meist bleibt von zehn Dateien eine gültige Version je Projekt.
Struktur bereinigen
Spalten vereinheitlichen: eine Zeile je Vorgang, eindeutige Bezeichnungen, Verantwortliche als Personen statt Freitext, Termine als Datum statt Text.
CSV-Import
Projekte, Kanban-Karten und Nutzer kommen per CSV-Import mit Trennzeichen-Erkennung, Feldzuordnung, Wert-Mapping und Vorschau; Duplikate werden übersprungen, ein erneuter Import ist möglich.
Netzplan aufbauen
Aus der Vorgängerspalte werden Anordnungsbeziehungen; der Netzplan wird gerechnet, der erste Basisplan gesetzt. Termine, die in Excel starr waren, bekommen Puffer.
Ressourcen und Kosten
Personen mit Kapazität und Abwesenheiten, Skills, Kostenarten und Sätze werden einmal angelegt und gelten für alle Projekte.
Excel als Export behalten
Berichte an Gremien kommen weiter als Excel oder PDF aus dem System; die Datei ist dann ein Ergebnis, keine Datenquelle mehr.
Wie lange es dauert
Der Import einer bereinigten Datei dauert Minuten. Die Zeit geht in Schritt zwei, das Aufräumen, und in Schritt vier und fünf, den Aufbau der Struktur, die es in Excel nicht gab. Wie viel das für Ihre Pläne bedeutet, klären wir in einem 30-minütigen Gespräch anhand einer Ihrer Dateien.
Was neu aufgebaut wird
- Formeln und Makros: die Rechenlogik übernimmt WORKSPACE.PM als Funktion.
- Formatierungen und Diagramme: Ansichten entstehen im System.
- Verknüpfungen zwischen Dateien: ersetzt durch die gemeinsame Datenbasis.
- Zellkommentare: als Text in die Beschreibung übernehmen.
Häufige Fragen: Excel-Projektplanung ablösen
Was Projektleitungen und PMOs fragen, bevor sie ihre Tabellen ablösen.
Ja, per CSV-Import für Projekte, Kanban-Karten und Nutzer mit Trennzeichen- und Datumsformat-Erkennung, Feldzuordnung, Wert-Mapping und Vorschau. Anordnungsbeziehungen werden aus der Vorgängerspalte aufgebaut oder im Netzplan ergänzt. Die Rechenlogik aus Formeln übernimmt WORKSPACE.PM als Funktion.
Eine Tabelle kennt keine Anordnungsbeziehungen, rechnet keinen Netzplan, hat keinen Basisplan-Vergleich, plant Ressourcen nur je Datei, vergibt Rechte je Bereich statt je Rolle und protokolliert keine Freigaben. Jedes davon lässt sich mit Formeln nachbauen; dauerhaft trägt es ab dem zweiten Bearbeiter und dem zweiten Projekt nicht.
Ja, die gemeinsame Dokumenterstellung setzt eine Datei auf OneDrive oder SharePoint und eine unterstützte Excel-Version voraus; der Versionsverlauf stellt frühere Dateien wieder her, Änderungen lassen sich bis zu 365 Tage anzeigen. Was fehlt, sind Rechte je Rolle, ein Basisplan je Vorgang und ein Freigabe-Workflow für Berichte.
Sie kommen weiter als Excel oder PDF, jetzt aus dem System: Gantt und Netzplan exportieren als Excel oder PDF, Kanban- und Tabellenansichten als Tabellendokument oder CSV, der Projekt-Onepager als PDF. Die Datei ist dann ein Ergebnis mit Stand, keine Datenquelle mehr.
WORKSPACE.PM kostet 99 € im Monat inklusive fünf Accounts, jeder weitere Account 16,80 €, monatlich zahlbar, ohne Editionen. Die Testphase läuft 30 Tage mit vollem Funktionsumfang ohne Kreditkarte; ein Import Ihrer bereinigten Datei ist der schnellste Test.
Ja. Ein Projekt importieren, Netzplan rechnen lassen, den ersten Basisplan setzen und die ersten Zeitblätter buchen. Weitere Projekte kommen dazu, und die Auslastungsmatrix zeigt ab dem zweiten Projekt, was Excel nie zeigen konnte: die Kapazität derselben Personen über alle Pläne.
Weitere Vergleiche
Alle Vergleiche in einer ChecklisteStand: 7. September 2026. Angaben zu Excel nach Microsofts öffentlicher Dokumentation, Angaben zu WORKSPACE.PM nach der aktuellen Version.