Prozesse starten und überwachen
Übersicht
Eine Workflow-Definition ist die Bauanleitung, eine Instanz der konkrete Durchlauf. Instanzen lassen sich starten, verfolgen, neu zuweisen und abbrechen. Ein Dashboard mit zehn konfigurierbaren Kacheln fasst den Betrieb zusammen.
Voraussetzungen
- Ein angelegter Workflow
- Zugriff auf den Bereich Workflows
Schritt-für-Schritt-Anleitung
-
Prozess starten
- In der Workflow-Liste auf der Karte des Workflows "Starten" wählen
- Sind am Startknoten Formularfelder definiert, werden sie jetzt abgefragt
-
Laufende Prozesse ansehen
- Bereich "Aktive Prozesse" öffnen
- Eine Instanz anklicken, um die Detailansicht mit dem aktuellen Stand zu öffnen
-
Eingreifen
- In der Instanz lässt sich ein Schritt neu zuweisen, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist
- Über "Abbrechen" wird ein Durchlauf beendet
-
Rückblick
- Die "Prozess-Historie" zeigt abgeschlossene Durchläufe
- So lässt sich nachvollziehen, wer wann entschieden hat
-
Dashboard einrichten
- Bereich Workflows, "Dashboard"
- Kacheln nach Bedarf ein- und ausblenden und anordnen
Häufige Fehler und Tipps
- Fehler: Prozesse bleiben hängen.
- Meist fehlt eine Frist mit Eskalation im betroffenen Aufgabenknoten.
- Tipp: Neu zuweisen statt abbrechen.
- Ein Abbruch verliert den Kontext; die Neuzuweisung erhält ihn.
- Tipp: Historie für Audits.
- Die Prozess-Historie ist der einfachste Nachweis, dass ein Freigabeweg tatsächlich eingehalten wurde.