Einen Workflow im Prozesseditor bauen
Übersicht
Workflows bilden wiederkehrende Abläufe ab, etwa Freigaben, Änderungsanträge oder Onboarding. Der Editor arbeitet mit zwölf Knotentypen, die Sie auf einer Zeichenfläche verbinden. Eine Definition ist jederzeit bearbeitbar; ein separater Freigabeschritt ist nicht vorgesehen.
Voraussetzungen
- Zugriff auf den Bereich Workflows
- Berechtigung zur Bearbeitung von Workflow-Definitionen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Workflow anlegen
- Bereich Workflows öffnen und "Neuer Workflow" wählen
- Name und Beschreibung vergeben
- Der Workflow ist sofort im Editor bearbeitbar und startbar
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Ablauf zeichnen
- Knoten aus der Palette auf die Zeichenfläche ziehen
- Knoten miteinander verbinden
- Jeden Knoten anklicken und konfigurieren
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Aufgabenknoten einstellen
- Reiter "Zuweisung": festlegen, wer zuständig ist
- Reiter "Frist": Dauer und Einheit setzen, dazu Erinnerung und Eskalation
- So bleibt ein Schritt nicht unbemerkt liegen
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Systemaufgaben nutzen
- Ein Systemaufgaben-Knoten arbeitet ohne Person
- Aktionstyp wählen und Zielentität, Empfänger oder Feld festlegen
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Eingaben abfragen
- Am Start- und an Entscheidungsknoten Formularfelder definieren
- Diese Felder werden beim Starten beziehungsweise beim Entscheiden abgefragt
- Bei Entscheidungen lässt sich ein Kommentar verpflichtend machen
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Speichern und versionieren
- Beim Speichern lässt sich ein Änderungstext zur neuen Version hinterlegen
- Die Versionshistorie macht später nachvollziehbar, warum ein Ablauf geändert wurde
Häufige Fehler und Tipps
- Tipp: Mit einer Vorlage starten.
- Die Vorlagen-Galerie enthält System- und eigene Vorlagen. "Verwenden" erzeugt einen neuen, direkt bearbeitbaren Workflow.
- Tipp: Fristen immer setzen.
- Ein Schritt ohne Frist hat keine Eskalation und bleibt im Zweifel ewig offen.
- Tipp: Klein anfangen.
- Ein Ablauf mit fünf Knoten, der genutzt wird, schlägt ein Prozessmodell mit dreißig, das niemand versteht.