Dokumentvorlagen und Platzhalter pflegen
Übersicht
Vorlagen werden zentral in der Administration hinterlegt. Beim Hochladen zählt das System die erkannten Platzhalter, sodass Sie sofort sehen, ob die Vorlage wie erwartet aufgebaut ist. Für formatierte Abschnitte gibt es eine eigene Platzhalterart.
Voraussetzungen
- Administrationsrechte für den Mandanten
- Eine vorbereitete Vorlagendatei
Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Vorlage anlegen
- Administration, "Dokumentvorlagen"
- Vorlage anlegen oder eine bestehende bearbeiten
- Datei auswählen; die Anzahl erkannter Platzhalter erscheint automatisch
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Platzhalter nachschlagen
- In der Platzhalter-Referenz stehen die verfügbaren Felder
- Sie erreichen sie über Administration, Dokumentvorlagen, "Platzhalter-Referenz"
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Formatierte Abschnitte einsetzen
- Für Rich-Text-Inhalte den Platzhalter mit der Endung für formatierte Felder verwenden
- Er muss allein in einem eigenen Absatz stehen, damit das Layout erhalten bleibt
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Prüfen
- Nach dem Speichern über den Generieren-Assistenten ein Testdokument erzeugen
Häufige Fehler und Tipps
- Fehler: Die Formatierung geht verloren.
- Ein formatierter Platzhalter, der mitten in einem Absatz steht, kann sein Layout nicht mitbringen. Er gehört in einen eigenen Absatz.
- Fehler: Der Zähler meldet weniger Platzhalter als erwartet.
- Meist ist die Schreibweise falsch. Vergleichen Sie sie mit der Platzhalter-Referenz.
- Tipp: Vorlagen versionieren.
- Bewahren Sie die Quelldatei auch außerhalb auf, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben.