WORKSPACE.PM 2.0.9 – E-Mail über Microsoft 365, Meetings mit dem KI-Assistenten, Gruppen auf Kanban-Karten

Dieses Update verschickt E-Mails auf Wunsch direkt über Ihr Microsoft 365, lässt den KI-Assistenten Meetings vollständig vorbereiten und nachbereiten und bringt Benutzergruppen als Mitarbeitende auf Kanban-Karten. Container lassen sich mit allen Inhalten duplizieren und sicher löschen, Wiki und Projektsteckbrief bekommen Bilder und Formatierungen, und die Suche findet Titel auch über einzelne Wortteile. Dazu kommen zahlreiche Verbesserungen und behobene Fehler.

E-Mail-Versand über Microsoft 365

Neben dem eigenen Mailserver steht Microsoft 365 jetzt als eigener Versandweg zur Verfügung. WORKSPACE.PM verschickt dann über ein Funktionspostfach Ihres Unternehmens, ohne dass ein Passwort hinterlegt werden muss. Damit sind Sie vorbereitet, wenn Microsoft die Anmeldung per Passwort Ende 2026 abschaltet. Die Einrichtung unter Administration, Integrationen, E-Mail führt Schritt für Schritt durch alle Einstellungen und liefert fertige Skripte für Ihre IT mit. Stimmt etwas an der Einrichtung nicht, bleiben die Mails erhalten und Administratoren erhalten einen Hinweis, statt dass Nachrichten verloren gehen.

Meetings mit dem KI-Assistenten vorbereiten und nachbereiten

Der KI-Assistent und angebundene KI-Werkzeuge können Meetings jetzt vollständig bearbeiten: anlegen, Teilnehmende einladen, die Tagesordnung füllen, Protokoll und Beschlüsse festhalten, Folgetermine und Serien planen sowie Vorlagen nutzen. Aus einer Microsoft-Teams-Besprechung entsteht auf Wunsch ein Protokollentwurf. In jedem Meeting zeigt der neue Reiter Serie alle Termine einer Serie und führt direkt zu den Serieneinstellungen, und die Team-Meetings sind nach Einzelterminen und Serien gruppiert.

Benutzergruppen als Mitarbeitende auf Kanban-Karten

Neben einzelnen Personen lassen sich jetzt ganze Benutzergruppen als Mitarbeitende einer Karte eintragen oder in Kommentaren erwähnen. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten damit Zugriff auf die Karte, auch wer erst später in die Gruppe kommt. Wer Mitarbeitende hinzufügt oder entfernt, wird im Karten-Log festgehalten.

Container duplizieren, aus Bausteinen einfügen und sicher löschen

Beim Duplizieren eines Containers wählen Sie, welche Inhalte die Kopie mitnimmt, etwa Unterstruktur, Risiken, Chancen, Kanban-Karten, Kontakte, Aufwände und Kosten. Status, Ist-Werte, Fortschritt und Basisplan bleiben dabei bewusst außen vor. Bausteine übernehmen dieselben Inhalte. Wer einen Container löscht, sieht vorab, welche Inhalte daran hängen; Kanban-Karten bleiben dabei erhalten und verlieren nur ihre Zuordnung.

Weitere Verbesserungen (31)

Wiki und Textfelder: Bilder lassen sich per Einfügen, Ziehen oder über die Büroklammer direkt in den Text setzen, per Ziehgriff in der Größe ändern und im Lesemodus per Klick vergrößern.Verbesserung

Projektsteckbrief und Rahmenbedingungen: Alle Textfelder unterstützen jetzt Formatierungen wie Listen, Hervorhebungen und Links und verhalten sich einheitlich.Verbesserung

Suche: Titel werden auch über Wortteile und kurze Füllwörter gefunden, Projekte auch über ihre Nummer. Treffer für Karten zeigen Kartennummer, Status, Herkunft, Verantwortliche und Terminampel; offene Karten stehen immer vor erledigten.Verbesserung

Aufgaben aus Terminen: Eine Karte, die aus einem Termin entsteht, liegt auf dem Board des zugehörigen Projekts oder Teams und folgt dessen Berechtigungen.Verbesserung

Aufgaben-Commitment: Das Widget zeigt alle Karten, für die Sie verantwortlich sind, auch solche aus Mein Kanban, nennt die Quelle und zeigt, wer Ihnen die Karte zugewiesen hat.Verbesserung

Dashboard: Die Aufgaben-Kacheln berücksichtigen auch Karten aus Mein Kanban und aus Team-Boards.Verbesserung

Kanban-Karte: Nach dem Abschließen schließt sich die Detailansicht automatisch. Ein Klick auf die Menüleiste links schließt offene Karten und Detailfenster.Verbesserung

Kanban-Checkliste: Lange Einträge brechen um und sind ohne Bearbeiten vollständig lesbar.Verbesserung

Projekt-Kanban: Unter Filter und Gruppierung lässt sich nach Containern filtern; die Auswahl wird je Person gespeichert.Verbesserung

Gantt: Der Tooltip zeigt die Basisplan-Termine und die Abweichung in Tagen.Verbesserung

Projektfortschritt: Steckbrief, Dokumentvorlagen und Berichtsplaner berechnen den Fortschritt aus den Containern auf dieselbe Weise wie der Berichtsdialog.Verbesserung

Projektberichte: Ein vorhandener Entwurf lässt sich direkt neben Neuer Report weiterbearbeiten; Speichern und einreichen steht in der Fußzeile des Dialogs.Verbesserung

Portfolio: Neues Widget Überfällige Container nach Container-Label mit Kreuzfilter, standardmäßig ausgeblendet.Verbesserung

Meeting-Protokoll als PDF: Emojis erscheinen farbig und Sonderzeichen wie ł, ř, ș, Pfeile oder Kästchen werden korrekt dargestellt.Verbesserung

Tägliche Zusammenfassung: Der Betreff nennt Dringendes zuerst, Alle ansehen führt in den Posteingang, und die Mail spricht Sie mit Vornamen an.Verbesserung

Posteingang: Hinweise wie Bald fällig oder Fällig seit zeigen die Restzeit immer zum aktuellen Zeitpunkt.Verbesserung

Textfelder: Die Formatierungsleiste zeigt aktive Formatierungen, Rückgängig und Tabellenfunktionen sofort passend zur Cursorposition.Verbesserung

Anmeldung per QR-Code: Der QR-Code für die mobile App ist nur kurz und einmalig gültig und erneuert sich vor Ablauf automatisch. Dazu kommen die Grundlagen für Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone.Verbesserung

Ist-Start und Ist-Ende eines Projekts folgten nicht mehr den Containern, wenn sich deren Termine nach einem Import aus Version 1 geändert hatten.Bugfix

Im Gantt wurde die Basisplan-Linie vom Balken verdeckt.Bugfix

In der Leseansicht fehlten die Aufzählungszeichen von Listen.Bugfix

Das Widget Aufgaben-Commitment zeigte die Empfängerin statt der zuweisenden Person an und ließ Karten ohne Projekt weg, obwohl sie mitgezählt wurden.Bugfix

Bei der Team-Suche ohne Treffer verschwand die Seitenleiste samt Suchfeld.Bugfix

Über den KI-Assistenten angelegte Kalendereinträge waren in keiner Ansicht sichtbar. Sie erscheinen jetzt als Fixtermine und lassen sich dort bearbeiten oder löschen.Bugfix

Die Benutzerverwaltung per SCIM hat Gruppenänderungen still verworfen; sie werden jetzt protokolliert, und die Dokumentation verspricht keinen Gruppenabgleich mehr, den es nicht gibt.Bugfix

Ist-Termine: Ist-Start und Ist-Ende eines Projekts werden jetzt immer aus den Containern berechnet. Ein am Projekt eingetragener Ist-Termin, etwa aus dem Import aus Version 1, entfällt.Hinweis

Projektsteckbrief und Rahmenbedingungen: Vorhandene Texte werden beim Update automatisch in formatierten Text übernommen.Hinweis

Gespeicherte Filter: Im gesamten Portfolio-Bereich, also auch bei Containern, Risiken, Chancen und Lessons Learned, setzt das Speichern von Filtern die Stufe Editor voraus. Mit der Stufe Anzeige bleiben die Aktionen sichtbar und nennen den Grund.Hinweis

E-Mails: Alle Benachrichtigungen sprechen die Empfänger jetzt mit Du und Vornamen an und schließen mit Viele Grüße aus WORKSPACE.PM und dem Namen Ihrer Organisation.Hinweis

Microsoft 365: Wer heute über einen eigenen SMTP-Zugang von Microsoft 365 versendet, sollte vor Ende 2026 auf den neuen Versandweg umstellen.Hinweis

Selbst betriebene Instanzen: Bitte aktualisieren Sie vor dem Update auch das Installationswerkzeug.Hinweis

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Changelog 2.0.9