Kapazität schwarz auf weiß - statt Bauchgefühl und Excel-Matrix
Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Zuweisungen und Ist-Stunden bilden einen Regelkreis: Sie sehen Über- und Unterlast, bevor sie zum Problem wird - von der Person bis ins Portfolio.
Der Regelkreis der Kapazität
Arbeitszeitmodell minus Abwesenheiten: Für jede Person und jede Maschine steht die effektive Kapazität fest.
Woran Ressourcenplanung heute scheitert
Selten an den Menschen - meistens an Datenständen, die nie zusammenkommen.
Die Kapazität lebt in einer Excel-Matrix
Jede Abteilung pflegt ihre eigene. Spätestens beim Abgleich stimmt keine mehr - und niemand weiß, welche gilt.
Doppelt verplant, und keiner merkt es
Dieselben Leute stecken in mehreren Projekten. Was sie insgesamt tragen, sieht kein einzelner Projektplan.
Urlaub überrascht den Plan
Abwesenheiten stehen im Kalender, aber nicht in der Kapazität. Die Überraschung kommt in der Woche, in der es zu spät ist.
Ist-Stunden landen nirgends
Die Zeiterfassung läuft getrennt von der Planung. Ob eine Schätzung je gestimmt hat, bleibt ein Ratespiel.
Ressourcenplanung als Regelkreis - in fünf Stationen
So wird aus Arbeitszeitmodellen, Projekten und Zeitbuchungen ein Bild, dem alle trauen: Kapazität rein, Bedarf dagegen, Ist zurück - bis ins Portfolio.
Jede Ressource bekommt eine ehrliche Kapazität
Das Arbeitszeitmodell gilt organisationsweit - individuelle Modelle je Person sind möglich, Betriebsferien pflegen Sie einmal zentral. Abwesenheiten erfassen Mitarbeiter im Selfservice, und die effektive Kapazität rechnet sie automatisch heraus. Auch Maschinen planen Sie mit: mit Tageskapazität in Stunden und Eigenschaften aus derselben Skill-Taxonomie.
Effektive Kapazität
Bedarf entsteht dort, wo geplant wird - im Projekt
Zuweisungen hängen am Arbeitspaket, in Personentagen mit optionalem Zeitfenster. Steht die Person noch nicht fest, planen Sie mit einem generischen Skill-Topf („Softwareentwickler, 20 PT“) und besetzen später konkret. Die Verfügbarkeitsprüfung zeigt beim Zuweisen die projektübergreifende Auslastung - Überbuchung wird vermieden, bevor sie entsteht.
Verfügbarkeitsprüfung beim Zuweisen: projektübergreifende Auslastung inklusive Abwesenheiten - direkt im Dialog.
Überlast sehen, verstehen, ausgleichen
Die organisationsweite Auslastungsmatrix stellt gebuchte Stunden gegen effektive Kapazität - für Personen und Maschinen, nach Wochen oder Monaten, skalierbar für hunderte Mitarbeiter. Der Filter „Nur Überbuchte“ führt Sie direkt zu den Engpässen, der Drilldown bis zur Einzelbuchung. Fremde Projekte bleiben dabei maskiert: Die Stunden zählen, die Interna nicht.
Die Ist-Zeit schließt den Kreis
Ihr Team bucht Zeit direkt auf Karte, Projekt oder Arbeitspaket und reicht die Woche als Zeitblatt ein - die Genehmigung läuft ein- oder zweistufig, auf Wunsch mit Auto-Genehmigung innerhalb von Toleranzgrenzen. Der Ist-Aufwand am Arbeitspaket kommt automatisch aus der Zeiterfassung: Soll und Ist stehen nebeneinander, ohne doppelte Pflege.
Ist-Aufwand kommt automatisch aus der Zeiterfassung - umschaltbar statt doppelt gepflegt.
Engpässe Monate im Voraus - nicht erst im Projekt
Die Allokationsmatrix stellt Bedarf und verfügbare Last über alle Projekte gegenüber - je Abteilung, Fähigkeit oder Organisationseinheit, Monat für Monat, in Prozent, Personentagen, Stunden oder FTE. So sieht das PMO Engpässe, bevor das nächste Projekt startet, und Zeitberichte mit Budgetbezug verdichten sich bis auf Portfolio-Ebene.
Saldo je Abteilung (verfügbar − Bedarf)
Verfügbare Last = Kapazität abzüglich Abwesenheiten × Verfügbarkeitsfaktor.
Und die Terminplanung bleibt angeschlossen: Verschieben sich Containertermine im Gantt, wandern die Zeitfenster der Zuweisungen automatisch mit.
Ein Regelkreis, sechs Module - eine Datenbasis
Ressourcenplanung ist bei WORKSPACE.PM kein Zusatztool, sondern das Zusammenspiel der Plattform: Kapazität, Bedarf und Ist-Zeit teilen sich denselben Datenbestand.
Ressourcen & Zeit
Team-Organisation
Projektmanagement
Portfolio
KI & Automatisierung
Eine Datenbasis - Plan und Ist verbunden
Zuweisungen füllen die Matrix, Abwesenheiten mindern die Kapazität, gebuchte Stunden werden zum Ist-Aufwand. Keine zweite Excel-Welt, keine Doppelpflege.
Und wer pflegt das alles?
Eine Ressourcenplanung hilft nur, wenn sie nicht selbst zum Projekt wird.
Die Auslastung entsteht von selbst
Die Matrix speist sich aus dem, was ohnehin passiert: Zuweisungen aus der Projektplanung, Abwesenheiten aus dem Selfservice, Betriebsferien aus einer zentralen Pflege. Niemand füllt eine zweite Tabelle.
Transparenz ohne gläserne Mitarbeiter
Der persönliche Zeitbericht zeigt jedem nur die eigenen Daten. Und im Drilldown bleiben fremde Projekte als „Anderes Projekt“ maskiert - die Kapazitätswirkung ist sichtbar, die Projektinterna nicht.
Routine nimmt Ihnen das System ab
Zeit buchen Sie auf Wunsch per Satz über den KI-Assistenten, Führungskräfte genehmigen bis zu 500 Zeitblätter in einem Zug - oder automatisch innerhalb definierter Toleranzgrenzen. Auslastungsdaten erreichen Ihre BI über die REST-API.
Verwandte Anwendungsfälle
Kapazität ist die halbe Miete - so geht es weiter.
Häufige Fragen zur Ressourcenplanung
Was PMOs und Teamleiter vor dem Umstieg wissen wollen.
Aus der Arbeit selbst: Zuweisungen aus der Projektplanung liefern die gebuchten Stunden, Arbeitszeitmodell und Abwesenheiten ergeben die effektive Kapazität. Es gibt keine zweite Tabelle, die jemand parallel pflegen müsste.
Dann planen Sie mit einem generischen Skill-Topf - etwa „Softwareentwickler, 20 Personentage“ - und besetzen später mit einer konkreten Person oder Maschine. Der Bedarf zählt ab der Planung in der Auslastung mit, nicht erst ab der Besetzung.
Nein. Der persönliche Zeitbericht zeigt nur die eigenen Daten, und im Matrix-Drilldown werden Buchungen aus Projekten, die jemand nicht lesen darf, als „Anderes Projekt“ maskiert. Die Stunden zählen für die Auslastung - die Projektinhalte bleiben geschützt.
Abwesenheiten erfassen Mitarbeiter im Selfservice oder die Administration zentral; Betriebsferien gelten unternehmensweit mit einer Pflege. Teilzeit bilden Sie über das individuelle Arbeitszeitmodell je Person ab. Beides fließt automatisch in die effektive Kapazität ein.
Ja. Maschinen sind planbare Kapazitätsträger mit Tageskapazität in Stunden und Eigenschaften aus derselben Taxonomie wie Personen-Skills. Für Wartung oder Stilllegung deaktivieren Sie eine Maschine, ohne Daten zu verlieren - sie erscheint in derselben Auslastungsmatrix wie Ihr Team.
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