Projektmanagement-Software und Portfoliomanagement-Software aus Deutschland

Projektmanagement-Software steuert das einzelne Vorhaben: Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und Fortschritt innerhalb eines Projekts. Portfoliomanagement-Software betrachtet dagegen die Gesamtheit aller Projekte und beantwortet Fragen, die sich auf Einzelprojektebene nicht klären lassen - welche Vorhaben strategisch am meisten beitragen, wo sich Ressourcen überschneiden und welche Projekte bei knappem Budget priorisiert werden. In der Praxis werden dafür oft zwei getrennte Systeme eingesetzt, was doppelte Datenpflege erzeugt. WORKSPACE.PM führt beide Ebenen auf einer Datenbasis: Portfolio-Kennzahlen entstehen direkt aus dem Projektfortschritt, ohne manuellen Abgleich.

Ja, Multiprojektmanagement ist der Kern der Anwendung. Projekte lassen sich in einer mehrstufigen Portfolio-Hierarchie bündeln, etwa nach Geschäftsbereich, Programm oder Standort. Kennzahlen wie Budgetverbrauch, Termintreue und Risikolage werden über alle Ebenen automatisch aggregiert. Projektübergreifende Abhängigkeiten sind sichtbar, ebenso Ressourcenkonflikte zwischen Vorhaben, die um dieselben Mitarbeiter konkurrieren. Für Planungsentscheidungen gibt es eine Szenario-Funktion, in der sich Verschiebungen durchspielen lassen, bevor sie im Echtbetrieb wirksam werden. Damit eignet sich das System auch für PMOs, die mehrere Hundert Projekte parallel steuern.

Ja. Die Projektplanung arbeitet mit einem vollwertigen Balkenplan inklusive Vorgangsabhängigkeiten in allen vier Anordnungsbeziehungen, Puffern und automatisch berechnetem kritischem Pfad. Meilensteine, Phasen und Baselines lassen sich setzen, sodass Plan- und Ist-Stand jederzeit vergleichbar bleiben. Änderungen im Gantt wirken direkt auf Ressourcenauslastung und Portfolio-Kennzahlen, weil alle Ansichten auf denselben Daten arbeiten. Ergänzend stehen Netzplan-, Kanban-, Listen- und Kalenderansicht auf denselben Vorgängen zur Verfügung - jedes Team kann also in der Darstellung arbeiten, die zu seiner Arbeitsweise passt.

Die Ressourcenplanung zeigt in einer Auslastungsmatrix, wie stark jede Person oder Rolle über alle Projekte hinweg eingeplant ist. Verfügbarkeiten berücksichtigen Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Feiertage. Überlastungen werden farblich hervorgehoben, bevor sie zum Terminproblem werden, und lassen sich per Umplanung direkt auflösen. Neben der personenscharfen Planung ist auch eine grobe Kapazitätsplanung auf Rollenebene möglich, wie sie in frühen Projektphasen üblich ist. Über die Szenario-Funktion lässt sich vorab prüfen, ob ein zusätzliches Vorhaben mit dem vorhandenen Team überhaupt leistbar ist.

Ja, die Projektzeiterfassung ist Teil des Funktionsumfangs und kostet nicht extra. Zeiten werden direkt an Aufgabe und Projekt gebucht, wahlweise über Zeitblätter, Timer oder mobile Erfassung. Ein konfigurierbarer Genehmigungsworkflow erlaubt die Freigabe durch Projekt- oder Personalverantwortliche. Die erfassten Zeiten fließen unmittelbar in den Soll-Ist-Vergleich, in die Kostenrechnung und in die Abrechnung von Kundenprojekten ein. Da Planung und Erfassung im selben System liegen, entfällt der Abgleich mit einer separaten Zeiterfassungslösung, der sonst regelmäßig zu abweichenden Auswertungen führt.

WORKSPACE.PM unterstützt klassische, agile und hybride Vorgehensweisen im selben System. Abgedeckt sind unter anderem PRINCE2, PMI/PMBOK, IPMA, Scrum, Kanban, V-Modell XT, HERMES, PM² und Automotive SPICE. Entscheidend ist, dass Sie sich nicht global festlegen müssen: Verschiedene Projekte innerhalb desselben Portfolios können unterschiedlichen Methoden folgen und trotzdem gemeinsam ausgewertet werden. Für regulierte Vorgehensmodelle stehen die geforderten Artefakte, Phasenfreigaben und Nachweisdokumente bereit.

Ja. WORKSPACE.PM lässt sich vollständig On-Premises in Ihrem eigenen Rechenzentrum betreiben - auf Linux- oder Windows-Servern, wahlweise virtualisiert oder containerisiert. Der Funktionsumfang ist dabei identisch zur Cloud-Version: Es gibt keine Module, Auswertungen oder Integrationen, die der self-hosted Installation vorenthalten bleiben. Sie erhalten die Installationspakete, eine dokumentierte Update-Strecke und auf Wunsch Unterstützung beim Betrieb. Die Preisgestaltung für On-Premises erfolgt individuell, da sie von Nutzerzahl und Supportumfang abhängt.

Im SaaS-Betrieb liegen alle Daten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, die nach ISO 27001 zertifiziert sind; WORKSPACE.PM selbst übermittelt nichts in Drittstaaten. Beim Managed Hosting betreiben wir eine dedizierte Instanz auf Infrastruktur Ihrer Wahl. Entscheiden Sie sich für On-Premises, bleiben die Daten in Ihrer eigenen Infrastruktur. Ausnahme ist die optionale KI: Binden Sie einen externen KI-Anbieter an, gehen die für eine Antwort nötigen Daten an ihn, bei Sitz außerhalb der EU als Drittlandübermittlung. Alle drei Modelle sind DSGVO-konform; einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir standardmäßig bereit.

Nein. WORKSPACE.PM ist proprietäre Software, lässt sich aber vollständig self-hosted betreiben. Für Organisationen, die aus Compliance-Gründen nach einer On-Premises-Lösung suchen, ist das der entscheidende Punkt: Die Datenhoheit hängt am Betriebsmodell, nicht an der Lizenzform. Anders als bei vielen Open-Source-Projekten gibt es einen benannten Hersteller mit Gewährleistung, verbindlichen Support-Zeiten und einer zugesagten Weiterentwicklung - ohne dass Sie eine Community-Version gegen eine kostenpflichtige Enterprise-Edition abwägen müssen, denn Editionen gibt es bei uns nicht. Auf Wunsch ist eine Software-Hinterlegung bei einem Treuhänder möglich.

WORKSPACE.PM integriert sich mit Microsoft Teams, SharePoint, S3-kompatiblem Objektspeicher und Zapier. Termine und Aufgaben lassen sich mit Outlook und gängigen Kalendern synchronisieren, Dateien aus bestehenden Ablagen einbinden. Für die Anmeldung stehen SSO über SAML und OpenID Connect sowie automatisierte Nutzerverwaltung per SCIM bereit. Darüber hinaus gibt es eine dokumentierte REST-API mit Webhooks, über die sich eigene Anbindungen an ERP-, CRM- oder BI-Systeme realisieren lassen. Alle Schnittstellen stehen in jedem Betriebsmodell zur Verfügung, also auch bei einer On-Premises-Installation.

Der SaaS-Betrieb beginnt bei 99 € pro Monat inklusive fünf Accounts; jeder weitere Account kostet 16,80 € monatlich. Managed Hosting startet bei 499 € pro Monat. Für On-Premises erstellen wir ein individuelles Angebot. In jedem Modell ist der volle Funktionsumfang enthalten - es gibt keine Editionen, keine Feature-Gates und keine Zusatzkosten für einzelne Module. Sie können WORKSPACE.PM 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Angabe einer Kreditkarte.

Der Einstieg ist ab fünf Accounts möglich, sodass auch kleinere Projektteams und Abteilungen sinnvoll starten können. Nach oben gibt es keine funktionale Grenze: Mandantenfähigkeit, Rollen- und Rechtekonzepte, Nutzergruppen, SSO mit SCIM-Bereitstellung sowie mehrstufige Portfolio-Hierarchien sind auf Konzernstrukturen ausgelegt. Da alle Accounts denselben Funktionsumfang erhalten, muss beim Wachstum keine Edition gewechselt werden - es kommen lediglich Accounts hinzu. Typische Anwender reichen vom 20-köpfigen Ingenieurbüro bis zum Konzern-PMO mit mehreren Hundert Projekten und eigener On-Premises-Installation.

Drei Punkte. Erstens die Tiefe: WORKSPACE.PM deckt neben Aufgabenmanagement auch Portfoliosteuerung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, Risiko- und Anforderungsmanagement ab - Bereiche, für die bei generischen Tools Zusatzsysteme nötig sind. Zweitens der Betrieb: Neben SaaS stehen Managed Hosting und echtes On-Premises zur Verfügung, mit Datenhaltung ausschließlich in Deutschland. Drittens die Methodik: Regulierte Vorgehensmodelle wie V-Modell XT, HERMES oder Automotive SPICE sind abgebildet, nicht nur agile Boards.

Bestehende Projekte lassen sich über Importe aus MS Project, Excel und CSV übernehmen; Aufgaben und Zeitdaten gängiger Werkzeuge können ebenfalls migriert werden. In der Praxis empfehlen wir einen stufenweisen Umstieg: zunächst ein Pilotportfolio mit wenigen Projekten, danach die Übernahme der laufenden Vorhaben. Über Integrationen zu Microsoft Teams, SharePoint, S3, Zapier und die offene REST-API bleiben bestehende Systeme während der Übergangsphase angebunden. Bei der Einführung unterstützt unser Team direkt, ohne zwischengeschaltete Partner.