WORKSPACE.PM 2.0.2 - Vertrauliche Projekte, Erwähnungen und durchgängige Zeitfreigabe

Vorhaben, die nicht jeden etwas angehen, bleiben jetzt wirklich unter Verschluss. Erwähnungen erreichen die Angesprochenen. Die Freigabe von Arbeitszeit läuft von der Teamleitung bis zur Projektleitung durch - auf Wunsch vollautomatisch. Dazu kommen Massenaktionen im Kanban, eine frei bestimmbare Seitenreihenfolge im Wissensbereich und der Umstieg kompletter Bestände aus WORKSPACE.PM 1.x. Ein Blick in die Hinweise am Ende lohnt sich: einige Berechtigungen sind jetzt trennschärfer geschnitten.

Vertrauliche Projekte

Personalthemen, Rechtsfälle, Zukäufe: Manche Vorhaben gehören in einen geschlossenen Kreis. Ein Klick macht ein Projekt vertraulich - danach sehen es ausschließlich das Projektteam, die Projektleitung und ihre Stellvertretung. Und zwar überall: in Listen, in der Suche, in Auswertungen und im Datenexport. Die Schranke gilt für jeden, auch für die höchsten Projektrechte. Über den Schalter entscheidet die Projektleitung selbst, nicht die IT. Für den echten Notfall gibt es einen klar geregelten Weg: Wer die Systemadministration innehat, kommt mit der Projektnummer und einer ausformulierten Begründung hinein. Ein Verzeichnis vertraulicher Projekte existiert bewusst nicht, jeder Versuch wird festgehalten, und jeder erfolgreiche Zugriff meldet sich sofort bei der Projektleitung. Im Projekt selbst sehen alle Beteiligten, wer mit welcher Begründung hineinschaut - beenden können den Zugriff die Projektleitung, die Stellvertretung und die betroffene Person selbst. Einmal im Monat erinnert das System an noch offene Freigaben, damit keine davon in Vergessenheit gerät.

Erwähnungen, die ankommen

Ein @ genügt, und die angesprochene Person weiß Bescheid. Erwähnungen erzeugen jetzt eine eigene Benachrichtigung - in Zeitstrahl-Kommentaren, Aufgabenkarten, Besprechungsprotokollen, Wissensseiten und deren Kommentaren, Anforderungen und Nachweisen sowie in Arbeitspaket- und Projektberichten. Ganze Gruppen lassen sich genauso ansprechen; benachrichtigt werden dann alle aktiven Mitglieder. Mitgedacht ist auch das Feingefühl: Gemeldet wird nur, wer neu hinzukommt, sodass die dritte Überarbeitung desselben Textes niemanden erneut aus der Arbeit reißt - und wer selbst erwähnt, hört nichts von sich.

Zeitfreigabe von der Teamleitung bis zur Projektleitung

Arbeitszeit wird jetzt dort bestätigt, wo sie anfällt. In der zweistufigen Freigabe reicht die Teamleitung den Wochennachweis an die Projektleitung des Projekts weiter, auf das in dieser Woche die meisten Stunden gebucht wurden - die fachliche Seite bestätigt also mit, nicht nur die Linie. Unstrittige Wochen laufen ganz ohne Zutun durch: Liegt ein Nachweis innerhalb der eingestellten Stundenabweichung, wird er nach einer frei wählbaren Wartezeit automatisch genehmigt. Diese Wartezeit ist das Fenster, in dem die Genehmigenden jederzeit selbst entscheiden können. Wer Nachweise zu bearbeiten hat, findet sie gebündelt in einem eigenen Arbeitsvorrat samt Verlauf der bereits getroffenen Entscheidungen - und sieht im Menü genau die Zeitfunktionen, die ihm offenstehen.

Umstieg von WORKSPACE.PM 1.x

Bestandskundschaft wechselt jetzt in einem Zug auf die neue Generation. Das Einrichtungswerkzeug übernimmt einen kompletten Mandanten aus der Vorgängerversion - aus einem kalten Datenabzug, ohne dass das Altsystem dafür noch einmal starten muss. Mit umziehen: Projekte samt Strukturplan und Terminen, Kosten und Aufwände, Risiken und Chancen, Besprechungen, Aufgabenkarten, Strategie und Ziele, Berichte, Teams und Benutzergruppen - und die angehängten Dokumente, Avatare und Projektbilder gleich mit. Vorab lässt sich der gesamte Umzug beliebig oft trocken durchspielen: derselbe Lauf, am Ende verworfen, ohne eine einzige geschriebene Zeile. Am Ende steht ein Bericht, der für jeden Bereich ausweist, was übernommen wurde und wo etwas abgeleitet werden musste. Die gewohnten Kennwörter der Belegschaft gelten weiter - angemeldet wird sich wie immer.

Additional Improvements (29)

Massenaktionen im Kanban: Mehrere Karten in der Listenansicht auswählen und in einem Schritt erledigen, den Status, die Priorität, die Farbe oder die Verantwortlichen setzen, archivieren oder löschen. Was an einer einzelnen Karte scheitert, hält die übrigen nicht aufImprovement

Wer an einer Aufgabenkarte beteiligt ist, darf an ihr arbeiten - auch ohne Schreibrecht im Projekt: Titel, Beschreibung, Erledigt-Haken, Spalte, Checklisten, Dateien und Verknüpfungen. Die Steuerung des Vorhabens, also Priorität, Termin und Zuordnung, bleibt dem Projektrecht vorbehaltenImprovement

Benutzergruppen ziehen als Ganzes ins Projektteam ein: Wer der Gruppe angehört, gehört dem Projekt an, und jede Änderung an der Gruppe wirkt sofort - je Projekt mit einer eigenen RolleImprovement

Die Seitenreihenfolge im Wissensbereich liegt jetzt in Ihrer Hand: Neue Seiten landen genau dort, wo sie hingehören, wahlweise an einer bestimmten Stelle oder direkt unter einer Nachbarseite. Bestehende Bereiche wurden dabei einmalig nach Anlagedatum in eine saubere Ordnung gebrachtImprovement

Benachrichtigung je Projektphase: Hinterlegen Sie einmal, wer beim Erreichen einer Phase Bescheid bekommen soll - Personen wie Gruppen, auch außerhalb des Projektteams. Gremien und Controlling erfahren damit von selbst, wenn ein Vorhaben den nächsten Abschnitt erreichtImprovement

Das Protokoll zeigt die Herkunft jeder Änderung: Oberfläche, angebundener KI-Client, eingebauter Assistent, Programmierschnittstelle oder Hintergrundlauf - bei angebundenen Clients samt deren Namen. Die Herkunft lässt sich als Filter auswählenImprovement

Arbeitsbereiche sind echte geschlossene Räume: Board, Besprechungen, Beiträge und Anhänge stehen den Mitgliedern des Bereichs offen - und die Suche hält sich an dieselbe GrenzeImprovement

Die Anmeldung führt in zwei Schritten zum Ziel: E-Mail-Adresse eingeben, passendes Anmeldeverfahren wählen. Konten, mit denen auf diesem Gerät schon erfolgreich angemeldet wurde, erscheinen als Kachel - ein Klick genügtImprovement

Der KI-Assistent lässt sich mitten in einer Antwort stoppen. Wer eigene Sprachmodelle betreibt, stellt Antwortlänge, Zeitgrenze und Auswahlschärfe passend zur eigenen Hardware einImprovement

Im Portfolio-Dashboard summieren sich Klicks auf mehrere Diagramm-Beschriftungen zu einem gemeinsamen Filter - Sie grenzen damit Schritt für Schritt ein, statt bei jedem Klick von vorn zu beginnenImprovement

Abgehakte Teilaufgaben können jetzt selbst etwas auslösen: Jede Änderung an einer Karten-Checkliste steht als Auslöser für Automatisierungen und Kanal-Meldungen bereitImprovement

Feldbezogene Zugriffsrechte greifen durchgängig - in Formularen, in der Dokumentenerzeugung und in Portfolio-Filtern. Treffen mehrere Rollen auf eine Person zu, gilt die höchsteImprovement

Die Gruppenverwaltung lädt auch bei vielen Gruppen zügig und gibt Mitgliederlisten nur denen heraus, die sie etwas angehenImprovement

Das Löschen eines Benutzerkontos ist im Protokoll nachvollziehbar und kann Automatisierungen anstoßen; bestehende Verweise melden sich in verständlichem KlartextImprovement

Persönliche Aufgaben lassen sich über die Microsoft-Teams-Anbindung anlegen - auch direkt aus einer Nachricht herausImprovement

Meldungen der Microsoft-Teams-Anbindung kommen als übersichtliche Karten an, samt Beschriftung und Symbol passend zur Art des Beitrags, etwa Termin oder UmfrageImprovement

Projektrollen stehen beim Anlegen eines Projekts und beim Eintragen von Teammitgliedern direkt zur Auswahl - ohne Umweg über die AdministrationImprovement

Die Dauer eines Vorgangs wird einheitlich in Kalendertagen einschließlich des Endtags geführt und bei jeder Terminverschiebung mitgezogen - Liste, Detailansicht, Balkendiagramm und Aufwandsrechnung zeigen denselben WertImprovement

Eigene Widgets lassen sich wieder anlegenBug Fix

Die Zeile zum Anlegen einer Aufgabe im Besprechungsdetail bietet jetzt genug Platz, auch wenn bereits eine Person ausgewählt istBug Fix

Der Hinweis auf eine ausstehende Rückmeldung erscheint nur noch bei Besprechungen, die tatsächlich mit dem Kalender abgeglichen werdenBug Fix

Bitte einmal die Rollen prüfen: Der Zugang zum Protokoll liegt jetzt eindeutig beim Administrationsrecht in der Stufe Administrator. Wer bisher über das Auditor-Recht hineinkam, braucht künftig diese Stufe.Note

Das Auditor-Recht ist jetzt klar umrissen: Es ist das rein lesende, mandantenweite Einsichtsrecht für Controlling, Geschäftsführung, Buchhaltung und Datenschutz. Es öffnet alle Projekte und Arbeitsbereiche zum Lesen und lässt bestehende höhere Rechte unangetastet - ohne Schreibrechte, ohne Zugang zur Administration, ohne Protokoll. Vertrauliche Projekte bleiben auch damit verschlossen.Note

Bitte einmal die Rollen prüfen: Die Stufen der Zeiterfassung sind jetzt trennscharf. Lesen umfasst die eigenen Zeiten, Bearbeiten zusätzlich das eigene Team samt Freigabe, Administrator den mandantenweiten Blick. Unabhängig davon lesen Teamleitung, zuständige Genehmigende und deren Vertretung weiterhin die Zeiten der ihnen zugeordneten Personen.Note

Arbeitsbereiche setzen jetzt Mitgliedschaft voraus. Wer bisher ohne Mitgliedschaft mitgelesen hat, wird dafür in den Bereich aufgenommen - Beobachter genügt für den reinen Lesezugang.Note

Der Ereigniskatalog wurde entschlackt: Die drei Ereignisse rund um Ressourcenzuordnungen entfallen. Automatisierungen und Kanal-Verknüpfungen, die darauf gestellt sind, bitte auf ein anderes Ereignis umstellen.Note

Der Anwesenheitsvorschlag aus der Teilnehmerliste einer Onlinebesprechung entfällt. Die Anwesenheit wird in der Besprechung selbst gepflegt.Note

Bei Installationen im eigenen Rechenzentrum wird ein Mandant über das Einrichtungswerkzeug auf dem Server gelöscht - mit Sicherung davor und getippter Bestätigung. Sicherung, Dateiablage und Wiederanlauf hängen daran, deshalb liegt der Vorgang bei der Person mit Serverzugang. In der gehosteten Ausführung bleibt alles wie bisher.Note

Das Einrichtungswerkzeug für eigene Installationen deckt jetzt den gesamten Betrieb ab: Erstinstallation mit Probelauf, Aktualisierung mit Sicherung und selbsttätiger Rückkehr bei misslungener Abnahme, Sicherung und Wiederherstellung, Erneuerung einzelner Zugangsdaten, Übernahme einer bereits laufenden Installation, Diagnosepaket für den Support und Mandantenverwaltung.Note

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Changelog 2.0.2