Aufgabenverwaltung im Kanban von WORKSPACE.PM

Übersicht

Dieser Artikel erläutert, wie Sie in WORKSPACE.PM Aufgaben mithilfe der Kanban-Funktion effektiv verwalten. Sie erfahren, wie Sie Kanban-Karten erstellen, Spalten organisieren, Filter anwenden und Aufgaben nach Projekten, Containern und Labels sortieren.

Voraussetzungen

• Zugang zu einem aktiven WORKSPACE.PM‑Mandanten
• Berechtigung zum Erstellen und Bearbeiten von Kanban-Karten in Projekten oder Containern
• Grundkenntnisse über die Projektstruktur in WORKSPACE.PM

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kanban-Ansicht auswählen

   • Öffnen Sie die gewünschte Kanban-Ansicht:
     • Persönliches Kanban: Aggregiert alle für Sie relevanten Aufgaben aus Projekten, Containern und Teams.
     • Projekt-Kanban: Zeigt alle Aufgaben eines Projekts, inkl. Container-Aufgaben.
     • Container-Kanban: Fokussiert auf die Aufgaben innerhalb eines spezifischen Containers.
     • Team-Kanban: Ermöglicht die gemeinsame Aufgabenverwaltung für ein Team.

2. Neue Kanban-Karte erstellen

   • Klicken Sie auf „+ Karte erstellen“ in der gewünschten Spalte.
   • Füllen Sie die relevanten Felder aus:
     • Titel und Beschreibung
     • Hauptverantwortlicher und optionale Mitarbeitende
     • Fälligkeitsdatum und ggf. Wiederholungszyklus
   • Optional: Dateien, Checklisten und Labels hinzufügen.

3. Spalten anpassen und hinzufügen

   • Jede Kanban-Ansicht verfügt über vordefinierte Spalten (z. B. „To‑Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“).
   • Über die Kanban-Einstellungen können Sie weitere Spalten ergänzen oder umbenennen.
   • Automatisierungsspalten können genutzt werden, um wiederkehrende Aufgaben zu generieren.

4. Filter und Sortierung verwenden

   • Nutzen Sie die kontextbezogenen Filter in jeder Ansicht:
     • Persönliches Kanban: Filterung nach Projekten und Labels
     • Projekt-Kanban: Filterung nach Untercontainern
   • Labels ermöglichen die projektübergreifende Kategorisierung und erleichtern die visuelle Identifikation von Aufgaben.
   • Über die Dropdown-Optionen können Sie zudem nur überfällige Aufgaben anzeigen lassen.

5. Aufgaben verwalten und überwachen

   • Karten können verschoben, kopiert oder archiviert werden.
   • Bei steigender Komplexität kann eine Karte in einen Container oder ein Projekt umgewandelt werden.
   • Kommentare und Konversationen innerhalb der Karte fördern die direkte Abstimmung im Team.

Häufige Fehler & Tipps

• Fehler: Karten werden nicht angezeigt.

  • Lösung: Prüfen Sie, ob Filter (z. B. Label- oder Projektfilter) aktiviert sind, die die Karte ausblenden.

• Tipp: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

  • Nutzen Sie die Automatisierungsspalte, um Aufgaben in festen Intervallen (wöchentlich, monatlich, jährlich) automatisch erstellen zu lassen.

• Tipp: Labels strukturiert verwenden.

  • Definieren Sie globale Labels für Standorte, Portfolios oder Projekttypen, um eine schnelle Filterung und Portfolioübersicht zu ermöglichen.

Weiterführende Informationen

• Detailinformationen zu Projekt- und Container-Kanban finden Sie in den Kanban-Optionen innerhalb des jeweiligen Projekts oder Containers.
• Hinweise zur Nutzung von Labels und Wiederholungsfunktionen erhalten Sie direkt in den Kanban-Einstellungen von WORKSPACE.PM.