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Kanban und Aufgaben

Wie setze ich wiederkehrende Aufgaben auf?

2 min read time
Updated: 8/1/2025

Wiederkehrende Aufgaben im Kanban einrichten

Übersicht

In WORKSPACE.PM können Kanban-Aufgaben automatisiert wiederholt werden.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Wiederholungsfunktion in der Spalte „Automatisierung“ nutzen, um wöchentliche, monatliche oder jährliche Aufgaben zu erstellen, welche Regeln für die Kopien gelten und was bei Unterbrechung oder Löschung der Originalkarte passiert.

Voraussetzungen

  • Zugriff auf ein Kanban-Board in WORKSPACE.PM
  • Berechtigung, Kanban-Karten zu erstellen und zu bearbeiten
  • Die Spalte „Automatisierung“ ist im Kanban eingeblendet

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Automatisierungsspalte aktivieren

    • Öffnen Sie das gewünschte Kanban.
    • Klicken Sie auf Optionen → Automatisierung einblenden.

  2. Neue Automatisierungskarte erstellen

    • In der Spalte „Automatisierung“ auf Neue Karte erstellen klicken.
    • Legen Sie Titel, Beschreibung, Verantwortliche und optional Checklisten oder Dateien an.

  3. Wiederholungsfrequenz einstellen

    • Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
      • Wöchentlich: Wochentag, Uhrzeit, Wiederholfrequenz in Wochen (z. B. alle 2 Wochen), Zielspalte und Fälligkeitsversatz in Tagen.
      • Monatlich: Tag im Monat, Zielspalte und Fälligkeitsversatz.
      • Jährlich: Tag und Monat, Zielspalte und Fälligkeitsversatz.

  4. Regeln für Aufgaben-Kopien

    • Kopien basieren auf der Originalkarte und enthalten:
      • Checklisten: werden kopiert und erledigte Einträge zurückgesetzt.
      • Kommentare: werden übernommen.
      • Dateien: werden als Verlinkung übernommen (keine Duplikate).
      • Verantwortliche & Mitarbeitende: werden kopiert.
      • Verlinkung: Original- und Kopie verlinken sich gegenseitig automatisch.
      • Fälligkeitsdatum: wird automatisch gemäß eingestelltem Versatz gesetzt.

  5. Besondere Regeln beachten

    • Löschen der Originalkarte: stoppt zukünftige Wiederholungen.
    • Unterbrechung eines Zyklus: wirkt sich nicht auf zukünftige Wiederholungen aus.
    • Deaktivierung der Wiederholung: stoppt zukünftige Kartenkopien, bestehende Karten bleiben erhalten.

Häufige Fehler & Tipps

  • Fehler: Automatisierungsspalte nicht sichtbar.
    Lösung: Über Optionen → Automatisierung einblenden aktivieren.
  • Tipp: Nutzen Sie aussagekräftige Titel und Checklisten, da diese bei jeder Kopie übernommen werden.
  • Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob Fälligkeit und Wiederholungsrhythmus noch sinnvoll sind.

Weiterführende Informationen

  • Kanban-Karten können jederzeit zu Containern oder Projekten umgewandelt werden, wenn die Komplexität steigt.
  • In der Projekt-Kanban-Ansicht lassen sich alle wiederkehrenden Aufgaben projektbezogen nachverfolgen.
  • Über Filter nach Labels oder Status können wiederkehrende Aufgaben leicht identifiziert werden.