WORKSPACE.PM
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Erste Schritte

Welche Rollen und Berechtigungen gibt es?

2 min read time
Updated: 8/1/2025

Rollen und Berechtigungen in WORKSPACE.PM

Übersicht

In WORKSPACE.PM steuern Rollen und Berechtigungen, welche Funktionen Benutzer nutzen dürfen und auf welche Projekte, Container und Portfoliobereiche sie Zugriff haben. Dieser Artikel erklärt die Unterscheidung zwischen globalen und projektbezogenen Rollen, beschreibt typische Anwendungsrollen und zeigt, wie geschützte Projekte funktionieren.

Voraussetzungen

  • Benutzerkonto in WORKSPACE.PM
  • Zugriff auf die Seite Administration → Rollen (für globale Rollen)
  • Berechtigung zum Bearbeiten der Projektorganisation (für projektbezogene Rollen)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Rollenverständnis aufbauen

    • Globale Rollen: Steuern die Systemberechtigungen, z. B. Anmeldung, Nutzung der App, Administration, Auditorenrechte oder Zugriff auf globale Funktionen wie Changemanagement und generative AI.
    • Rollen im Projekt: Steuern die Berechtigungen für ein einzelnes Projekt, einschließlich Zugriff auf Projektdetails, Projekt-Kanban, Kalender, Reporting, Risikomanagement und Containerfunktionen.

  2. Typische Rollen und ihre Einsatzbereiche
    WORKSPACE.PM kennt keine starren Standardrollen wie „DER Projektleiter“. Rollen sind vollständig dynamisch und können an die Organisation angepasst werden. Typische Beispiele:

    • Vorhabensverantwortlicher: Verantwortlich für den Projektstart und die Definition von Grunddaten und Teamstruktur.
    • Projektleiter: Steuert operative Projektaufgaben, kann Projektstatus und Pipeline anpassen.
    • Teammitglied / Projektmitarbeiter: Arbeitet an Kanban-Aufgaben und Containern, Rechte abhängig von der Projektrolle.
    • Portfolio‑Manager: Nutzt globale Berechtigungen für Portfolio-Analysen, Ressourcenallokation und Reporting.
    • Administrator: Pflegt globale Rollen, System- und Mandanteneinstellungen.

  3. Rollen zuweisen

    • Globale Rollen werden einmalig durch den Administrator auf der Benutzerseite vergeben.
    • Projektrollen werden in der Projektorganisation durch den Projektleiter oder Vorhabensverantwortlichen zugeordnet.
    • Projektrollen können mehrstufig sein (z. B. nur lesen, bearbeiten, erstellen/löschen) und decken Projekt- und Container-Features separat ab (z. B. Dateien, Aufwände, Kosten, Reporting, Iterationen).

  4. Besonderheiten bei geschützten Projekten

    • Projekte können vor dem Zugriff selbst von Administratoren geschützt werden.
    • Nur Mitglieder des Projektteams haben Zugriff.
    • Geschützte Projekte erscheinen nicht im Portfolio und werden dort nicht ausgewertet.

Häufige Fehler & Tipps

  • Fehler: Rolle zu eng vergeben
    → Prüfen, ob die Projektrolle auch die gewünschte Stufe für Bearbeitung/Löschung enthält. Rollen sind mehrstufig aufgebaut.
  • Tipp: Rollen konsistent benennen
    → Einheitliche Benennung (z. B. „Projektleiter“, „Teammitglied“) erleichtert die Verwaltung, auch wenn die Rollen dynamisch bleiben.
  • Fehler: Zugriff auf geschütztes Projekt fehlt
    → Nutzer muss in der Projektorganisation aufgeführt sein; Administratorrechte reichen hier nicht aus.

Weiterführende Informationen

  • Details zu Projektorganisation und Rollenstufen finden Sie in den Projektunterseiten von WORKSPACE.PM.
  • Berechtigungen für Container-Features (Aufwände, Kosten, Risiken, Reporting) lassen sich in der Rollenverwaltung projektbezogen konfigurieren.
  • Für Audits oder Management-Reviews empfiehlt sich die globale Auditoren-/Managementrolle mit reinem Leserechtszugriff.