DSGVO-Compliance in PPM: 5 Prüffragen für IT-Leiter
IT-Leiter in mittelständischen Unternehmen stehen unter DSGVO-Druck: PPM-Tools verwalten sensible Projekt- und Personendaten, Audits lauern, Bußgelder drohen (bis zu 4 % des Umsatzes). Doch viele PPM-Anbieter scheitern an grundlegenden Compliance-Fragen. Dieser Artikel gibt IT-Leitern fünf entscheidende Prüffragen – mit klaren Antworten.
1. Der Compliance-Alarm: Warum PPM-Tools IT-Leiter wachrütteln sollten
Bei 50 bis 150 parallelen Projekten landen in PPM-Tools Gehaltsdaten, Kundeninformationen und IP – alles DSGVO-relevante Inhalte. Excel ist unsicher, US-Clouds sind riskant, fehlende AV-Verträge sind Bußgeldfallen. IT-Leiter als Gatekeeper müssen prüfen: Serverstandort? Zugriffsrechte? Audit-Sicherheit? WORKSPACE.PM löst das – DSGVO by Design.
2. Die 5 Prüffragen, die alles verändern
Frage 1: Wo stehen die Server?
Der Serverstandort ist für die DSGVO entscheidend, weil er bestimmt, welche Datenschutzgesetze gelten. Server innerhalb der EU unterliegen den strengen Regeln der DSGVO und schaffen damit deutlich mehr Rechtssicherheit.
WORKSPACE.PM: Server in zertifizierten DE/EU-Rechenzentren, On-Premise optional.
Frage 2: AV-Vertrag vorhanden?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist zwingend erforderlich, wenn personenbezogene Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden. Er regelt klar die Pflichten, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsmaßnahmen zwischen Unternehmen und Anbieter.
WORKSPACE.PM: Standard-AV-Vertrag downloadbar, TOMs-Dokumentation inklusive.
Frage 3: SSO & Zugriffsrechte?
Single Sign-on ist komfortabel, kann aber riskant sein, wenn dabei mehr Daten übertragen werden als nötig. Zugriffsrechte sollten strikt nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben werden, um den Zugriff auf das absolut Notwendige zu beschränken.
WORKSPACE.PM: SAML/Azure, rollenbasierte Zugriffe, Admins sehen nur Metadaten.
Frage 4: Datenexport & Löschung?
Nach der DSGVO haben Betroffene das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und deren Löschung zu verlangen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, eine Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.
WORKSPACE.PM: Vollständiger Export, Audit-Logs.
Frage 5: Audit-Nachweise?
Audit-Nachweise dokumentieren die Datenschutzkonformität eines Systems. Dazu gehören Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, technische und organisatorische Maßnahmen, Mitarbeiterschulungen, Prozesse für Betroffenenrechte sowie IT-Sicherheitsstandards.
WORKSPACE.PM: ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum, detaillierte TOMs, Zugriffsprotokolle.
3. Von Prüffrage zur IT-Souveränität
Die fünf Fragen decken Privacy by Design ab. WORKSPACE.PM erfüllt alle – ohne Kompromisse. IT-Leiter schlafen ruhiger, Audits werden zum Spaziergang, PPM-Rollouts beschleunigen sich.
Fazit
DSGVO-Compliance trennt Gatekeeper von Risikomanagern. Mit WORKSPACE.PM gelingt mittelständischen IT-Unternehmen sicheres Portfolio-Management – transparent, auditfähig und ohne Kompromisse bei Datenschutz oder Effizienz.
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Autor
Geschäftsführer
Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.) mit über 20 Jahren Erfahrung in IT-Projektmanagement und Softwareentwicklung. Als Geschäftsführer der AMNAU GmbH entwickelt er Lösungen für strategisches Projektportfoliomanagement in mittelständischen Unternehmen.