Ressourcenmanagement ohne Excel-Chaos

Transparenz in Auslastung, Verfügbarkeiten und Kapazitäten – speziell für Projektleiter und PMO in mittelständischen Unternehmen.

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Kommt Ihnen das bekannt vor?
  • „Wir wissen nie, wer wirklich Kapazitäten frei hat.“
  • „Ressourcenplanung passiert noch in Excel und ist schnell veraltet.“
  • „Zu viele Projekte, zu wenig Überblick über die Team-Auslastung.“
  • „Abteilungen kämpfen um dieselben Ressourcen – ohne Transparenz.“

Kapazitätsplanung auf Container-Ebene

Planen Sie Ressourcen granular pro Projektphase oder Arbeitspaket. Interne und externe Personentage werden direkt in den Containern hinterlegt und ermöglichen eine präzise Kapazitäts- und Aufwandssteuerung je Projekt.

Portfolio- und Projektgantt für Ressourcenabgleich

Erkennen Sie frühzeitig Engpässe: Im Portfolio-Gantt werden geplante Kapazitäten und Ist-Fortschritte gegenübergestellt. So sehen Sie auf einen Blick, wo Ressourcen knapp werden und wo Ausgleichspotenzial besteht.

Transparente Team- und Aufgabensteuerung

Mit Kanban-Boards je Team und Container steuern Sie die tatsächliche Ressourcenauslastung im Alltag. Der Commitment-Mechanismus sorgt für klare Verantwortlichkeiten und vermeidet Überlastung einzelner Mitarbeiter.

Wiederkehrende Ressourcenaufgaben automatisieren

Planen Sie zyklische Ressourcenprozesse wie Verfügbarkeitsabfragen oder Kapazitätsreviews automatisiert. So behalten Sie die Ressourcensituation dauerhaft aktuell — ohne manuelle Aufwände.

Portfolio-Filter nach Rollen und Skills

Strukturieren Sie Ihre Ressourcenplanung flexibel: Mit globalen Labels und Filterfunktionen bilden Sie Teamrollen, Qualifikationen oder Standortverfügbarkeiten transparent im Portfolio ab.

WORKSPACE.PM: Ressourcenmanagement speziell für Ihre Projekte

WORKSPACE.PM wurde als mandantenfähige, webbasierte Echtzeit-Plattform entwickelt, um Projektleiter und PMO in Unternehmen bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung zu unterstützen.

Statt komplexer ERP-Systeme oder Excel-Wildwuchs bietet WORKSPACE.PM eine intuitive, sofort einsatzbereite Lösung, die sich nahtlos in bestehende Projektmanagement-Prozesse integriert und tatsächlich genutzt wird.

Von Wasserfall bis Lean: Strategien für eine optimale Projektorganisation
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Diese Unternehmen vertrauen WORKSPACE.PM

“WORKSPACE.PM hat sich für unsere Gruppe von Verkehrsunternehmen als echtes Rückgrat für das Projektmanagement etabliert. Mit zwölf Betrieben in drei Bundesländern brauchen wir ein System, das sowohl strategische Übersicht als auch operative Steuerung unterstützt – genau das leistet WORKSPACE.PM”
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Lukas Thurmann
PMO, Verkehrsbetriebe Bachstein GmbH
“WORKSPACE.PM hat sich für uns als eine besonders benutzerfreundliche und zugleich leistungsstarke Lösung erwiesen. Zudem konnten wir unser Projektmanagement-Wissen aus über 20 Jahren in die Entwicklung einbringen. WORKSPACE.PM deckt unsere Anforderungen ab: von einer strukturierten Projektplanung mit anschaulichen Gantt-Diagrammen über ein flexibles Aufgabenmanagement via Kanban-Boards bis hin zu einer transparenten Ressourcenübersicht. Die Möglichkeit, Projektverläufe klar zu strukturieren und Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen, hat unsere interne Organisation spürbar optimiert.”
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Berekat Karavul
Geschäftsführer, TRUECARE GmbH

In WORKSPACE.PM planen Sie Ressourcen auf Ebene von Containern, die als frei definierbare Projektstruktur (Phasen, Arbeitspakete etc.) genutzt werden. Für jeden Container können interne und externe Personentage als Kapazitätsaufwand hinterlegt werden. Dadurch steuern Sie Ressourcenplanung nicht nur auf Projektebene, sondern detailliert auf die operative Umsetzungsebene.

Über die Portfolio-Ressourcenübersicht und die Fortschritts-/Kapazitätsreports sehen Sie projektübergreifend, wo geplante Aufwände und Termine sich überschneiden. In Kombination mit den Labels (z. B. Team-Zugehörigkeit, Standort, Skill-Rollen) lassen sich spezifische Ressourcengruppen herausfiltern und in ihrer Gesamtauslastung betrachten.

WORKSPACE.PM bildet Verfügbarkeiten über Kombination von Projektkalendern, Fixterminen und Labels ab. Beispiel: Für Urlaub oder Teilzeit können Container-Aufwände und Projekttermine so justiert werden, dass reduzierte Verfügbarkeit korrekt in die Planung einfließt. Zudem können wiederkehrende Aufgaben (z. B. Verfügbarkeitsabfrage) automatisiert im System gepflegt werden.

Ja. WORKSPACE.PM unterstützt die Planung sowohl mit benannten Ressourcen (konkrete Personen) als auch mit generischen Ressourcen (z. B. „Softwareentwickler“, „Architekt“). Damit lassen sich Kapazitäten frühzeitig in der Projektplanung berücksichtigen, auch wenn die Besetzung noch nicht finalisiert ist.

Ressourcen- und Kapazitätsdaten sind in WORKSPACE.PM echtzeitaktuell. Änderungen in Containern, Aufgaben (Kanban), Verfügbarkeiten und Fortschritten werden unmittelbar in Reports und Portfolio-Sichten reflektiert. Zudem unterstützt der Commitment-Mechanismus eine verbindliche Ressourcensteuerung: Teammitglieder bestätigen oder lehnen Aufgabenübernahmen aktiv ab.

Sie können in WORKSPACE.PM individuelle Reporting-Zyklen für Projekte und Container konfigurieren. Kapazitätsaufwände, Fortschritte und Plan-/Ist-Abweichungen werden in Reports und Dashboards transparent dargestellt — sowohl für einzelne Projekte als auch im übergreifenden Portfolio.

Durch die Kombination aus Portfolio-Gantt, Container-Aufwänden und Kanban-Verwaltung lässt sich Ressourcensteuerung in WORKSPACE.PM auch dynamisch anpassen. Änderungen an Kapazitäten oder Aufgabenprioritäten wirken sofort in den Ressourcenansichten und Forecasts. Zusätzlich bietet der Änderungsverlauf (Change Tracking bei Baseline-Anpassungen) dokumentierte Nachvollziehbarkeit.

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