Sichere, AI-Native

Automatisierung

Automatisierung neu gedacht – Mit workspace mehr schaffen, weniger verwalten
Preisgestaltung
API v2 Dokumentation

Transformieren Sie Ihre Arbeitsweise mit intelligenten Workflows, Echtzeit-Webhooks und nahtloser Integration. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Fehler und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt.

  • Zeit sparen: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie Berichte, Eskalationen und Erinnerungen
  • Fehler reduzieren: Nutzen Sie intelligente Workflows, um manuelle Eingabefehler zu minimieren
  • Prozesse optimieren: Verbinden Sie workspace mit Tools wie n8n, BIC PE oder Power Automate für reibungslose Abläufe
  • Echtzeit-Transparenz: Webhooks halten Sie über alle wichtigen Ereignisse in Ihren Projekten auf dem Laufenden
Projektanfrage
Wir empfehlen n8n zur Workflow-Automatisierung. Als Open-Source-Lösung bietet es uns maximale Flexibilität und volle Kontrolle über unsere Daten. Wir betreiben es On-Premises, was perfekt für unsere hohen Datenschutzanforderungen ist, aber die Option eines gehosteten Services gibt uns zusätzliche Skalierbarkeit. Die nahtlose Integration mit Workspace ermöglicht es uns, nahezu sämtliche Aspekte von workspace.pm effizient zu automatisieren. Besonders schätzen wir, dass n8n ein Unternehmen aus Berlin ist, das unsere Anforderungen an DSGVO-Compliance unserer Kunden versteht und erstklassigen Support bietet. Eine kosteneffiziente, leistungsstarke Lösung – absolut empfehlenswert!
Marvin
Marvin Marquardt
Head of Product

Integrations-Beispiele:

Automatisierte Statusberichte für Projekte
Regelmäßige Statusberichte sind essenziell für die Projektüberwachung, aber ihre Erstellung kann zeitaufwendig sein. Mit Workspace.pm können Berichte automatisiert generiert und an alle relevanten Stakeholder versendet werden. Ein Webhook löst bei einer Projektstatus-Änderung eine API-Abfrage aus, die aktuelle Projektinformationen sammelt und einen Bericht erstellt. Dieser wird dann per E-Mail oder in einem zentralen Dashboard bereitgestellt.
Echtzeit-Eskalationen bei Risiken
Wenn ein Risiko in einem Projekt erkannt oder aktualisiert wird, kann ein automatisierter Workflow ausgelöst werden. Workspace.pm sendet über den Webhook risk_updated die Risikodaten an eine Automatisierungsplattform wie n8n. Basierend auf vordefinierten Schwellenwerten (z. B. Eintrittswahrscheinlichkeit > 70 %) werden Maßnahmen vorgeschlagen, eine Kanban-Karte erstellt und die Verantwortlichen informiert, um sofortige Maßnahmen einzuleiten.
Automatisches Delegieren von Aufgaben
Neue Aufgaben können automatisch an die richtigen Personen delegiert werden, basierend auf Labels oder Projektparametern. Wenn eine Aufgabe in Workspace.pm erstellt wird, prüft ein Workflow die Labels oder das Projekt, und die API weist sie automatisch einem passenden Teammitglied zu. Diese Automatisierung reduziert Verzögerungen und sorgt für eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten.
Synchronisation mit Jira
Viele Teams nutzen Jira für spezifische Aufgabenverfolgung, möchten aber Workspace.pm als zentrale Plattform behalten. Mit der API und Webhooks können Workflows entwickelt werden, die Aufgaben in Jira synchronisieren, sobald sie in Workspace.pm erstellt werden. Änderungen an Aufgaben werden bidirektional abgeglichen, sodass beide Tools immer auf dem neuesten Stand sind.
Intelligente Meilensteinüberwachung
Projekte mit vielen Meilensteinen benötigen eine konsistente Überwachung. Mit Workspace.pm können Meilensteine automatisch aggregiert und überwacht werden. Webhooks senden Benachrichtigungen, wenn Meilensteine bevorstehen, und die API erstellt Berichte mit den nächsten Fälligkeiten. Das PMO kann so proaktiv auf mögliche Verzögerungen reagieren.
Automatisierte Feedback-Schleifen für abgeschlossene Aufgaben
Feedback zu abgeschlossenen Aufgaben kann automatisiert eingeholt werden. Wenn eine Kanban-Karte den Status „Erledigt“ erreicht, sendet Workspace.pm eine Benachrichtigung an das Team, um eine Umfrage auszufüllen oder Kommentare zu hinterlassen. Die Ergebnisse können in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert werden.
Automatische Dokumentation von Projektentscheidungen
Projektentscheidungen können automatisch dokumentiert werden, sobald sie im System erstellt oder aktualisiert werden. Ein Workflow sendet diese Daten an ein Dokumentations-Tool wie Confluence, wo alle Entscheidungen zentral gespeichert und durchsucht werden können. Dies fördert die Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
Proaktive Überwachung von Projektportfolios
Workspace.pm erlaubt es, komplette Portfolios zu überwachen und potenzielle Problemprojekte frühzeitig zu identifizieren. Mit einem Workflow können automatisch Berichte erstellt werden, die Abweichungen bei Fortschritt, Budget oder Ressourcen anzeigen. Das PMO kann so schnell eingreifen, bevor größere Probleme entstehen.
workflow
Workspace.pm eröffnet Ihnen nahezu grenzenlose Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Von einfachen Erinnerungen bis hin zu komplexen Workflows – Sie haben die Kontrolle.

Aufgaben

Automatisches Delegieren und Erinnern bei überfälligen Aufgaben

Berichte

Automatisches Generieren und Versenden von Status-Updates an Ihr Team

Risiken

Frühwarnsystem für kritische Risiken mit sofortiger Eskalation

Meetings

Synchronisation von Terminen mit Ihrem persönlichen Kalender

FAQ

Häufige Fragen zur Automatisierung

Sie können Aufgaben wie Berichtserstellung, Eskalationen, Erinnerungen und sogar die Synchronisation mit anderen Tools wie Jira oder Google Calendar automatisieren.

Nein! Workspace ist so konzipiert, dass Sie Automatisierungen auch ohne Programmierkenntnisse einrichten können. Für komplexere Workflows unterstützen wir Sie gerne.

Ja, mit Tools wie n8n, Power Automate oder Zapier können Sie Workspace.pm über die API mit externen Plattformen verbinden. Sie können z. B. Aufgaben aus workspace in Jira erstellen oder Wissensartikel automatisch in Confluence anlegen.

Die API von workspace lässt sich mit AI-Plattformen wie Antrophic, OpenAI, AWS Bedrock, Google Gemini, Groq, Mistral oder bis hin zu einem einem lokalen Ollama kombinieren. Beispiele:

  • Intelligente Risikoanalysen basierend auf historischen Daten.
  • Automatische Erstellung von Berichten mit Textzusammenfassungen.
  • Automatisierte Handlungsvorschläge bei Projektabweichungen.

Die API ist darauf ausgelegt, große Datenmengen effizient zu verarbeiten.

  • Sie unterstützt Pagination für große Abfragen, z. B. /api/v2/projects?page=2&limit=50.
  • Mit Caching-Mechanismen und asynchronen Webhook-Verarbeitungen können Sie auch umfangreiche Projektportfolios automatisieren, ohne Leistungseinbußen.

Integration von AI mit workspace: Smarte Automatisierung für Ihre Projekte

Mit KI und workspace in die Zukunft des Projektmanagements

Steigern Sie die Intelligenz Ihrer Workflows, indem Sie workspace mit künstlicher Intelligenz (AI) verknüpfen. Nutzen Sie leistungsstarke Automatisierungen, um Entscheidungen zu beschleunigen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Mit n8n und AI-Integrationen holen Sie das Beste aus Ihren Projektdaten heraus.

Beispiel: Intelligente Risikoanalyse mit AI

  • Daten sammeln: Sobald ein Risiko in workspace hinzugefügt oder aktualisiert wird, wird ein Webhook ausgelöst.
  • Analyse durch AI: n8n sendet die Risikodaten (z. B. Eintrittswahrscheinlichkeit, Tragweite, Kategorie) an ein AI-Modell wie OpenAI GPT oder eine Machine-Learning-API.
  • Handlungsempfehlung: Die AI analysiert historische Projektdaten und ähnliche Risiken, um Vorschläge für Gegenmaßnahmen zu generieren.
  • Automatische Umsetzung: workspace erstellt automatisch eine Kanban-Karte mit den empfohlenen Maßnahmen. Eine Benachrichtigung wird an das Team oder den Risikomanager gesendet.

Nutzen

  • Proaktivität: Risiken werden frühzeitig erkannt und durch fundierte Empfehlungen minimiert.
  • Effizienz: AI übernimmt komplexe Analysen und unterstützt Ihr Team bei der Entscheidungsfindung.
  • Transparenz: Alle Schritte und Empfehlungen werden dokumentiert und im System gespeichert.