Inhalt
Die Kunst der präzisen Planung für Projekterfolg
Ein wichtiger Baustein jeder erfolgreichen Projektumsetzung ist eine effiziente Aufwandsschätzung. Durch gezielte und präzise Planung lassen sich nicht nur Ressourcen optimal nutzen, sondern auch Kosten gezielt steuern und Risiken frühzeitig erkennen. Mit unseren Werkzeugen und Funktionen werden Schätzungen und ihre Anpassungen im gesamten Projektverlauf realistisch und effizient umgesetzt.
Einleitung
Eine fundierte Aufwandsschätzung bildet das Fundament solider Projektplanung. Besonders bei komplexen Projekten trägt eine genaue Schätzung dazu bei, frühzeitig Prioritäten zu setzen, Ressourcen zu allokieren und einen stabilen Business Case zu schaffen. Wir unterstützen Projektmanager mit einer Vielzahl an Funktionen, um sowohl auf übergeordneter als auch auf detaillierter Ebene Schätzungen zu erstellen und flexibel auf neue Entwicklungen zu reagieren.
Methoden der Aufwandsschätzung und ihre Anwendung in workspace.pm
Top-down-Ansatz
Der Top-down-Ansatz beruht auf einer allgemeinen Schätzung, die oft vom Auftraggeber ausgeht. Mit unserer PPM-Software workspace können Projektleiter diese Schätzwerte auf hoher Ebene im Projektsteckbrief erfassen und zentrale Kennzahlen wie Budget, Nutzen und Rentabilität über Corporate KPIs sichtbar machen. Portfolio-Labels helfen dabei, Projekte wirtschaftlich zu kategorisieren — etwa nach „hohem Nutzen“ oder „niedriger Priorität“. Anhand dieser Informationen unterstützt das Portfoliodashboard eine frühzeitige Bewertung und Priorisierung von Projekten basierend auf dem Verhältnis von Aufwand zu Nutzen.
Bottom-up-Ansatz
Für eine detaillierte und präzise Schätzung bietet sich der Bottom-up-Ansatz an, der in workspace umfassend umgesetzt werden kann. Mit dem Container-Feature lassen sich detaillierte Arbeitspakete anlegen, die spezifische Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten abbilden. Innerhalb der Container können Aufgaben mithilfe von Kanban-Karten strukturiert und in kleinere Schritte unterteilt werden. Diese Aufgaben lassen sich mit individuellen Fälligkeiten, Checklisten und Zuständigkeiten versehen, was eine präzise Aufwandseinschätzung ermöglicht.
Wir unterstützen zudem die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Containern (Anordnungsbeziehungen), was für eine exakte Planung besonders nützlich ist und dazu beiträgt, mögliche Verzögerungen bei der Ressourcennutzung zu minimieren.
Schätzklausur und Delphi-Methode
Die Schätzklausur und die Delphi-Methode sind bewährte Methoden für große, komplexe Projekte, bei denen Expertenmeinungen wichtig sind. workspace ermöglicht die Einbindung von Experten über das Meeting-Modul, wodurch Projektleiter gezielte Schätz-Meetings mit Teams und Experten abhalten können. Dank der Kommentarfunktion können Meinungen und Schätzungen direkt in den Kanban-Karten dokumentiert und nachverfolgt werden. So lässt sich in workspace.pm ein Delphi-ähnlicher Prozess abbilden: Die erste Schätzrunde wird erfasst, Abweichungen diskutiert und bei Bedarf angepasst.
Die so gewonnenen Schätzungen können durch Labels auf den Kanban-Karten klassifiziert werden, was eine strukturierte Analyse und Dokumentation für zukünftige Schätzrunden ermöglicht.
Wissensmanagement und Fortschreibung von Aufwandsschätzungen
Erfahrungen aus vergangenen Projekten nutzen
Ein entscheidendes Element der Aufwandsschätzung ist die Einbindung von Wissen aus vergangenen Projekten. workspace.pm bietet die Möglichkeit, Vorlagen für Projektpläne, Containerstrukturen und Kanban-Karten zu erstellen, die bewährte Best Practices festhalten und als Referenz dienen können. Dies ist besonders hilfreich für Projekte mit wiederkehrenden Elementen, da so wertvolle Erfahrungen gezielt genutzt werden können. Corporate KPIs und Labels ermöglichen eine nachträgliche Analyse der Projektdaten, um Muster zu erkennen, die für künftige Schätzungen hilfreich sein können.
Fortlaufende Anpassung der Schätzungen
Unsere Projektmanagement-Software ermöglicht es, den Planaufwand und die geplanten Kosten nicht nur einmal, sondern kontinuierlich zu aktualisieren. Die Container– und Kanban-Ansichten bieten stets aktuelle Vergleichsmöglichkeiten zwischen Plan- und Ist-Aufwänden und -Kosten, sodass Abweichungen frühzeitig identifiziert und berücksichtigt werden können. Regelmäßige Fortschrittsberichte und eine kontinuierliche Anpassung der Schätzungen helfen, Abweichungen effizient zu erkennen und zu korrigieren. Mit dem Reporting-Modul lassen sich projektweite oder containerbasierte Berichte für das Management und Stakeholder regelmäßig erstellen und anpassen.
Ressourcenmanagement und Schätzungen im Detail
Ein weiteres zentrales Feature von workspace ist das detaillierte Ressourcenmanagement-Tool, das die Verfügbarkeiten und Auslastungen von Teammitgliedern aufzeigt. Das ist ein wichtiger Aspekt bei der Planung und Fortschreibung von Aufwandsschätzungen. Projektleiter können z. B. spezifische Fähigkeiten und Interessen als Filter nutzen, um die passenden Ressourcen für die geplanten Aufgaben zu identifizieren und die Schätzungen realistisch zu gestalten.
Fazit
Wir stellen mit workspace Projektmanagern ein leistungsstarkes Toolset zur Verfügung, um Aufwandsschätzungen präzise und flexibel zu gestalten. Die Plattform unterstützt vielfältige Schätzmethoden und erlaubt eine kontinuierliche Verfeinerung und Anpassung an die tatsächlichen Projektverläufe. Auf diese Weise lässt sich der Projekterfolg durch eine fundierte, dynamische Planung sichern und das Risiko von Budget- und Zeitüberschreitungen deutlich reduzieren.
