Einleitung
Der Business Case ist ein zentrales Instrument im Projektmanagement, um die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines Projekts zu bewerten und zu überwachen. Er setzt alle finanziellen Größen über den Projektverlauf und den gesamten Lösungslebenszyklus in Beziehung zueinander. Doch wie erstellt und pflegt man einen aussagekräftigen Business Case ohne großen Zusatzaufwand? Hier kann eine Projektmanagement-Software wie Workspace wertvolle Unterstützung bieten.
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case betrachtet vor allem die finanzielle Dimension eines Projekts. Alle relevanten Einnahmen und Ausgaben werden einerseits über die Projektlaufzeit und andererseits über den gesamten Lebenszyklus der Projekt-Ergebnisse erfasst und in Beziehung gesetzt. Ziel ist es sicherzustellen, dass das Projekt wirtschaftlich sinnvoll ist und das investierte Geld nicht anderweitig besser eingesetzt werden könnte.
Da Projekte meist einen langen Zeithorizont haben, reicht eine reine Gegenüberstellung der Zahlungsströme nicht aus. Stattdessen müssen zukünftige Zahlungen auf den heutigen Zeitpunkt abgezinst werden, um sie vergleichbar zu machen. Hierzu wird oft die Kapitalwertmethode verwendet. Der Business Case hilft so, verschiedene Lösungsalternativen zu bewerten und die wirtschaftlich beste Option auszuwählen.
Herausforderungen bei der Business Case Erstellung
Viele Projektleiter unterschätzen den Aufwand für die Erstellung eines fundierten Business Case. Für verlässliche Aussagen ist es notwendig, den Projekt-Finanzplan bis auf Arbeitspaketebene zu detaillieren. Gleichzeitig müssen die erwarteten Einsparungen und Ertragssteigerungen durch die Projektlösung vom Auftraggeber eingeholt und plausibilisiert werden. All diese Informationen zu beschaffen, abzustimmen und im Zeitverlauf zu pflegen ist meist zeitaufwendiger als zunächst gedacht.
Business Case in Workspace
Hier kann eine Projektmanagement-Software wie Workspace wertvolle Unterstützung bieten. In Workspace werden finanzielle Aspekte direkt in der Projektplanung berücksichtigt:
- Für Arbeitspakete und Meilensteine können Plan-Aufwände und Plan-Kosten detailliert erfasst werden.
- Auf Projektebene lassen sich die Plan-Kosten den zu erwartenden Einsparungen und Ertragssteigerungen gegenüberstellen.
- Während des Projektverlaufs können Plan- und Ist-Kosten überwacht und Abweichungen frühzeitig erkannt werden.
- Kostenübersichten, Plan-Ist-Vergleiche und Earned Value Analysen stehen jederzeit auf Knopfdruck bereit.
In Verbindung mit den Time-Tracking Funktionen von Workspace entsteht so mit wenig Zusatzaufwand ein fundierter Finanzplan als Basis für den Business Case. Alle Daten sind zentral erfasst, aufeinander abgestimmt und jederzeit abrufbar.
Business Case als Projekt-Controlling-Instrument
Mit Workspace wird der Business Case vom einmaligen Artefakt zum lebendigen Controlling-Instrument über den gesamten Projektverlauf:
- Die Finanzplanung wird bereits beim Projektstart angelegt und mit der inhaltlichen Planung verknüpft.
- Zu wichtigen Meilensteinen kann der Business Case mit minimalem Aufwand aktualisiert und auf Abweichungen überprüft werden.
- In den Management-Berichten von Workspace lässt sich der aktuelle Business Case jederzeit mit wenigen Klicks als Entscheidungsgrundlage abrufen.
- Erkannte Abweichungen können frühzeitig eskaliert und notwendige Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
So wird der Projekterfolg nicht nur inhaltlich, sondern auch wirtschaftlich über die gesamte Laufzeit abgesichert. Projektleiter und Auftraggeber behalten die Wirtschaftlichkeit jederzeit im Blick.
Fazit
Der Business Case ist ein unverzichtbares Werkzeug, um die Wirtschaftlichkeit eines Projekts initial zu bewerten und im Verlauf zu überwachen. Eine Projektmanagement-Software wie Workspace kann den Aufwand für Erstellung und Pflege deutlich reduzieren. Durch die Integration mit der Projekt- und Ressourcenplanung entsteht der Business Case beinahe als “Nebenprodukt”.
So wird aus der lästigen Pflichtübung ein wertvolles Controlling-Instrument, das die finanzielle Steuerung des Projekts erleichtert. Denn nur Projekte, die inhaltlich und wirtschaftlich erfolgreich sind, bringen Ihr Unternehmen auch wirklich voran.
