Einleitung
Ein Business Case ist eine zentrale Grundlage im Projektmanagement. Er bewertet die wirtschaftliche Tragfähigkeit eines Projekts und überwacht diese über den gesamten Lösungslebenszyklus hinweg. Dabei stellt er alle finanziellen Größen in Beziehung zueinander. Doch wie können Unternehmen einen fundierten Business Case erstellen, ohne dass der Aufwand aus dem Ruder läuft? Projektmanagement-Software wie Workspace liefert dafür eine effektive Lösung.
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case betrachtet alle finanziellen Aspekte eines Projekts. Er analysiert Einnahmen und Ausgaben sowohl während der Projektlaufzeit als auch über den Lebenszyklus der Ergebnisse hinweg. Dadurch können Projektteams sicherstellen, dass die Investition sinnvoll ist und alternative Projekte nicht mehr Nutzen bringen würden.
Langfristige Projekte benötigen dabei mehr als eine simple Gegenüberstellung von Zahlungsströmen. Um Zahlungen über Zeiträume hinweg vergleichbar zu machen, nutzen Unternehmen häufig die Kapitalwertmethode. Diese Methode bewertet unterschiedliche Lösungsalternativen und identifiziert die wirtschaftlichste Option.
Herausforderungen bei der Business Case Erstellung
Die Erstellung eines umfassenden Business Cases erfordert oft mehr Aufwand, als zunächst angenommen wird. Projektleiter müssen den Finanzplan bis ins Detail ausarbeiten – beispielsweise auf der Ebene einzelner Arbeitspakete. Außerdem müssen sie die Einsparungen und Ertragssteigerungen, die sich aus der Projektlösung ergeben, mit dem Auftraggeber abstimmen und diese plausibilisieren.
Die notwendigen Daten zu sammeln, zu analysieren und regelmäßig zu aktualisieren, ist zeitintensiv. Dadurch kann der Business Case schnell zu einer Belastung werden, anstatt die Projektleitung zu unterstützen.
Business Case in Workspace
Eine Software wie Workspace hilft dabei, den Aufwand für einen Business Case deutlich zu reduzieren. Finanzielle Aspekte werden direkt in die Projektplanung integriert, was viele Prozesse automatisiert.
- Für Arbeitspakete und Meilensteine lassen sich Plan-Kosten und Plan-Aufwände präzise erfassen.
- Auf Projektebene werden diese Kosten mit den erwarteten Einsparungen und Ertragssteigerungen abgeglichen.
- Während des Projektverlaufs überwacht Workspace Plan- und Ist-Kosten, erkennt Abweichungen und macht diese sichtbar.
- Kostenübersichten, Plan-Ist-Vergleiche und Earned Value Analysen können jederzeit mit wenigen Klicks erstellt werden.
Durch die Verbindung mit Time-Tracking-Funktionen entsteht ein zuverlässiger Finanzplan, der als Basis für den Business Case dient. Alle Daten werden zentral erfasst und lassen sich schnell und einfach abrufen.
Business Case als Projekt-Controlling-Instrument
Mit Workspace wird der Business Case nicht nur erstellt, sondern über die gesamte Projektlaufzeit aktiv genutzt:
- Die Finanzplanung erfolgt von Anfang an in Abstimmung mit der inhaltlichen Planung.
- Zu wichtigen Meilensteinen lassen sich aktuelle Werte schnell prüfen und bei Bedarf anpassen.
- Management-Berichte bieten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Business Case und ermöglichen fundierte Entscheidungen.
- Abweichungen werden frühzeitig erkannt, sodass Projektteams umgehend Korrekturmaßnahmen einleiten können.
Diese dynamische Nutzung des Business Cases sorgt dafür, dass nicht nur der inhaltliche, sondern auch der finanzielle Erfolg eines Projekts dauerhaft gesichert bleibt.
Fazit
Ein gut durchdachter Business Case ist unverzichtbar, um die Wirtschaftlichkeit eines Projekts von Anfang an sicherzustellen und laufend zu überwachen. Mit Workspace gelingt dies effizient und ohne übermäßigen Aufwand. Die Software kombiniert Finanzplanung, Ressourcenmanagement und operative Prozesse in einer Lösung.
Dank dieser Integration wird aus dem Business Case ein wertvolles Controlling-Instrument, das Projektleitern und Auftraggebern Sicherheit und Transparenz bietet. Nur wirtschaftlich und inhaltlich erfolgreiche Projekte tragen langfristig zum Unternehmenserfolg bei.
